chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    1. Projectfocus

    Als eerste stap maak je een startfiche op. Dat is een beknopte nota van een tweetal pagina's met een ruwe schets van het project. De startfiche richt je blik op de aspecten die je zal uitwerken wanneer je de verschillende stappen van het communicatieplanningsproces doorloopt. 

    Hoe scherper je bij de start van een communicatietraject aangeeft wat de contouren en marges van je opdracht zijn, hoe meer kans op succes. Goed begonnen is immers half gewonnen.

    Een goed uitgewerkte startfiche geeft antwoorden op de volgende vragen.

    • Wat is de situatie waarrond je een communicatieactie / campagne wilt voeren?
    • Wat is de aanleiding voor de communicatieactie?
    • Welke doel wil je bereiken met de actie / campagne? 
    • Welke resultaten verwacht je van de actie / campagne?
    • Wat is de omgeving waarbinnen de situatie bestaat? 
    • Welke personen of organisaties zijn partner of belanghebbende bij deze problematiek? 
    • Welke middelen (personeel - expertise - werkingsmiddelen - tijd - ...) heb je ter beschikking voor deze campagne? 

    Inspiratie hiervoor vind je in de richtvragen voor de situatieanalyse en aanleiding communicatieactie, de doel- en resultaatsbepaling, de omgevingsanalysede stakeholdersanalyse en de analyse van de beschikbare middelen.

    Het is niet de bedoeling dat je deze vragen een voor een beantwoordt. Ze zijn een hulpmiddel om relevante informatie bij de start van het project in kaart te brengen.

    Tip! Werk de startfiche uit samen met inhoudelijke collega's en beleidsverantwoordelijken. Zo discussieer je van bij de start met alle betrokkenen over de contouren en de marges van het project én bouw je gezamenlijk een toetssteen op voor eventuele latere discussies.

      

    Door samen een startfiche op te stellen beslecht je fundamentele discussies bij de start van het project. Die discussies duiken onderweg wel weer op, maar dan kan je terugvallen op de startfiche.
    pdf

    Kleuterparticipatie

    Situatie-analyse en aanleiding communicatieactie

    Met de beschrijving van het beleidsthema of de situatie die aanleiding geeft tot de communicatieactie breng je de spanning in kaart die bestaat tussen de huidige en de gewenste situatie. 

    • Wat is het beleidsthema waarrond je een communicatieactie of campagne wil voeren?
    • Sinds wanneer is het beleidsthema aan de orde? 
    • Wie heeft er globaal genomen het meeste last van de situatie waarvoor de beleidsmaatregel bedoeld is?
    • Wat zijn de meest voorkomende of meest ernstige gevolgen van de situatie?
    • Wat gebeurt er als de situatie niet aangepakt wordt?
    • Heeft de situatie een andere impact op mensen in armoede dan op de doorsnee burgers? 
    • Op welke vlakken is de impact anders?
    • Zijn er andere (eventueel bijkomende) oorzaken?
    • Zijn er andere gevolgen? Hoe ernstig zijn deze gevolgen?
    • Kan de situatie voorkomen worden bij mensen in armoede?
    • Wat zijn mogelijke invalshoeken om het beleidsthema te bekijken?
    • Ervaren mensen in armoede het beleidsthema op een andere wijze dan de doorsnee burger?  Waarin is hun ervaring gelijkend met of net verschillend van die van de doorsnee burger?
    • Op welke wijze is er al geprobeerd om de situatie aan te pakken?
    • Op welke wijze proberen mensen in armoede de situatie aan te pakken?
    • Hoe kan de situatie voorkomen worden?
    • Wanneer zal de situatie succesvol opgelost zijn?
    • Wanneer hebben mensen in armoede er geen last meer van?

    Vaak bestaat een situatie al langer, maar gebeurt er iets waardoor het plots op de beleidsagenda komt en opgelost moet worden. De gebeurtenis die een situatie acuut maakt en die de behoefte aan een communicatieactie oproept, is de aanleiding.

    • Wat is de aanleiding voor de huidige communicatieactie?
    • Waar, wanneer of bij wie is het idee voor de communicatieactie ontstaan?

     

    Weinrich, N.K. (1999) Hands-on social marketing. A Step-by-Step Guide. Thousand Oaks: Sage Publications, p. 42 - 44.
    Schouten en Nelissen (s.d.) Checklist projectdefinitie en projectplan.

    Doel en resultaatsbepaling

    In de startfiche leg je voorlopig vast wat het doel en het resultaat van het project zullen zijn. Het is pas wanneer je de communicatiestrategie uittekent, dat je definitief bepaalt welke doelen en resultaten je wil bereiken bij elk van de doelgroepen.

    Een goede doelbepaling geeft aan welke richting je wil uitgaan en wat mogelijke oplossingen kunnen zijn. Het resultaat geeft aan hoe je dit doel wil bereiken. 

    Om scherp doelen en resultaten te bepalen, zoek je antwoorden op de volgende vragen:

    • Wat is het doel van de campagne?
    • Wat wil de overheid in het algemeen bereiken met deze communicatieactie?
    • En wat wil ze bereiken bij mensen in armoede?
    • Waar moet de communicatieactie een bijdrage aan leveren?
    • Welke (organisatie)doelstellingen worden door de communicatieactie gesteund?
    • Welk resultaten staan voorop bij deze communicatieactie?
    • Wat is het resultaat van de communicatieactie niet?
    • Wat is er zichtbaar / tastbaar als de communicatieactie klaar is?
    • Wat wordt er opgeleverd als de communicatieactie klaar is?
    • Komt het doel dichterbij wanneer het resultaat er is?
    • Lost het resultaat het probleem of een deel ervan ook op?
    • Wanneer en waar stopt de communicatieactie?
    • Wat valt buiten de communicatieactie en krijgt de opdrachtgever niet?

    Een voorbeeld uit het pilootproject Verplichte kleuterparticipatie kan het onderscheid tussen doel en resultaat verduidelijken. Met de bijgestuurde campagne wou het Agentschap Onderwijscommunicatie volgende doelen bereiken:

    • Ouders weten dat hun kleuter verplicht naar de kleuterklas moet.
    • Ouders zien het belang van de kleuterklas in voor de ontwikkeling van hun kleuter.
    • Ouders sturen hun kleuter een voldoende aantal dagen naar de kleuterklas.

    De campagne moest voor het agentschap de volgende resultaten opleveren:

    • een vernieuwde, aangepaste campagne Verplichte kleuterparticipatie, waarmee ook de moeilijkst bereikbare doelgroepen te bereiken zijn. De campagne moet drie jaar kunnen meegaan.
    • een campagneplan dat ook een beschrijving geeft van het distributienetwerk waarlangs de campagne tot bij de ouders geraakt
    • laagdrempelig communicatiemateriaal van hoge kwaliteit waarmee de doorsneeburger en de moeilijkst bereikbare doelgroepen te bereiken zijn.

    Tip! Het is niet alleen belangrijk om duidelijk af te bakenen welke resultaten je wel wil bereiken, maar ook om af te spreken welke resultaten je niet nastreeft. 

    Schouten en Nelissen (s.d.) Checklist projectdefinitie en projectplan.

     

    Omgevingsanalyse

    Een communicatieactie speelt zich niet af in een vacuüm. Verzamel daarom relevante informatie over omgevingsaspecten die de communicatieactie kunnen beïnvloeden. Is de beleidsmaatregel waarover je communiceert belangrijk voor mensen in armoede, verzamel dan ook informatie die specifiek ingaat op de situatie van mensen in armoede in relatie tot de beleidsmaatregel.

    Breng de ruimere context van de communicatieactie in kaart door informatie te verzamelen over allerhande factoren die een invloed kunnen hebben op het bereiken van het beoogde communicatiedoel. Raadpleeg hiervoor de beleidsnota, beleidsbrieven, nota's aan de Vlaamse regering, verslagen van interkabinettenwerkgroepen, statistieken, vakliteratuur. Voer gesprekken met politiek verantwoordelijken, onderzoekers, armoedeorganisaties, ... 

    • In welke geografisch gebied vindt de communicatieactie plaats?
    • Welke sociale en economische factoren kunnen de omgeving beïnvloeden waarbinnen de communicatieactie plaatsvindt?
    • Met welke demografische aspecten moet de communicatieactie rekening houden?
    • Hoe verhouden geografische, sociale, economische en demografische aspecten zich tot elkaar?
    • Welke politieke aspecten/gevoeligheden van het dossier kunnen de communicatieactie positief of negatief beïnvloeden?
    • Zijn er beleidsmaatregelen of wetten die een invloed kunnen hebben op hoe mensen in armoede reageren op je communicatieactie? Zo ja, op welke wijze wil je deze betrekken in de communicatieactie?
    • Is er toekomstig beleid dat een invloed kan hebben op hoe mensen in armoede reageren op je communicatieactie? Zo ja, op welke wijze kan je hiermee rekening houden?

    Breng vervolgens de communicatieve context van je actie in kaart door informatie te verzamelen over gelijkaardige communicatieacties, concurrerende boodschappen en beschikbare media.

    • Welke andere organisaties werken rond het zelfde thema met mensen in armoede?
    • Welke boodschappen geven zij die je communicatieactie bij mensen in armoede kunnen ondersteunen?
    • Welke (concurrerende) boodschappen geven zij die de aandacht van je communicatieactie kunnen weghalen? 
    • Welke groepen of sleutelfiguren kunnen tegen de communicatieactie zijn?
    • Welke boodschappen verspreiden zij die je communicatieactie kunnen tegenwerken?
    • Via welke mediakanalen, inclusief intermediaire personen of organisaties, kan je mensen in armoede bereiken rond jouw thema?

    Schetst tot slot de organisationele context van je communicatieactie.

    • Wie is de opdrachtgever voor de communicatieactie? Dit kan een minister zijn, een kabinetsmedewerker, een administrateur-generaal, ...
    • Aan wie moet je rapporteren over de communicatieactie?
    • Welke collega's of diensten zullen mee de communicatieactie ontwerpen of uitwerken?
    • Wie binnen je organisatie is vertrouwd met de leefwereld van mensen in armoede? (bv. aandachtsambtenaren, ervaringsdeskundigen, medewerkers die inhoudelijk werken rond armoede, ...)
    • Kan je deze personen betrekken bij het communicatietraject om het perspectief van mensen in armoede in te brengen en te bewaken?

    Weinrich, N.K. (1999) Hands-on social marketing. A Step-by-Step Guide. Thousand Oaks: Sage Publications, p. 45 - 47.

    Lagasse, L. (2004) Sociale marketing. Instrument voor duurzame gedragsveranderingen bij grote groepen. Antwerpen: Uitgeverij De Boeck, p. 77-81.

    Stakeholders en partners

    Je kan een communicatieactie in je eentje uitwerken. Of je kan er belanghebbenden en partners bij betrekken. 

    Inventariseer alle mogelijke personen en organisaties die je communicatieactie kunnen steunen, omdat ze werken in hetzelfde beleidsdomein of omdat ze werken met mensen in armoede. Formuleer dan een antwoord op de volgende vragen:

    • Welke van deze personen of organisaties beschouw je als stakeholders voor je communicatieactie?
    • Met welke boodschappen zijn zij aanwezig in de omgeving van de beoogde doelgroep?
    • Heb je al enige vorm van relatie met deze stakeholders?
    • Welke van deze personen of organisaties beschouw je als partners voor je communicatieactie?
    • Heb je al enige vorm van relatie met deze partners?

    Belanghebbenden of stakeholders zijn personen of organisaties die belang hebben bij je communicatieactie of je communicatieactie kunnen steunen omdat ze:

    • nuttige informatie over de doelgroep hebben
    • rond hetzelfde thema werken
    • verantwoordelijk zijn voor een onderdeel van de thematiek
    • rechtstreeks contact hebben met de doelgroep die jij wil bereiken
    • zelf ook communicatieacties rond het thema uitgewerkt hebben die versterkend of verzwakkend kunnen werken voor de boodschap die jij wil brengen
    • ...

    Partners zijn belanghebbenden die een actieve rol kunnen spelen in de communicatieactie als:

    • sponsors
    • logistieke ondersteuners
    • eigenaars van een campagne rond hetzelfde thema, waardoor de boodschappen elkaar versterken
    • ...

    Lagasse, L. (2004) Sociale marketing. Instrument voor duurzame gedragsveranderingen bij grote groepen. Antwerpen: Uitgeverij De Boeck, p. 87 - 88.

    Analyse van beschikbare middelen

    Voor je start met de uitwerking van je communicatieactie, is het belangrijk om een zicht te hebben op de financiële middelen en de menskracht waarover je kan beschikken.

    • Wat is het totale beschikbare budget voor de communicatieactie?
    • Welke zijn de financieringsbronnen?
    • Hoeveel tijd heb jij of je medewerkers om te besteden aan de communicatieactie?
    • Welke van de volgende opdrachten kan en wil je zelf uitvoeren, rekening houdend met de beschikbare tijd en de aanwezige expertise?
      • literatuurstudie als input voor de analyse van omgeving, doelgroep en gedrag
      • kwantitatief of kwalitatief onderzoek bij mensen in armoede
      • ontwikkeling van communicatieboodschappen
      • ontwikkeling van communicatiemateriaal (copywriting, grafisch design, printproductie,...)
      • netwerken met intermediaire personen of organisaties
      • PR
      • mediaplanning en –buying
      • evaluatie
      • campagneplanning en -management
    • Ga je externen (vb. communicatiebureau, lay-outer, drukker,...) inhuren voor enkele van de bovenstaande activiteiten?
    • Welke toegang heeft je organisatie bij mensen in armoede?
      • laag: we moeten hard werken om de mensen in armoede te bereiken
      • gemiddeld: we hebben contacten met mensen in armoede
      • hoog: mensen in armoede zijn onze belangrijkste doelgroep
    • Stel een voorlopig ruwe budgetraming op en beslis op basis daarvan:
      • of er voldoende fondsen zijn om de communicatieactie uit te werken en te implementeren
      • of het nodig is om bijkomende fondsen te werven vooraleer te starten met de communicatieactie.

    Weinrich, N.K. (1999) Hands-on social marketing. A Step-by-Step Guide. Thousand Oaks: Sage Publications, p. 48 - 50.