chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aandachtspunten van een digitaal gemeenschappelijk klassement

    Om een klassement goed op te bouwen, worden best een aantal aandachtspunten gerespecteerd. Deze handelen over:

    Systemen

    Een digitaal gemeenschappelijk klassement kan opgebouwd worden in verschillende digitale omgevingen. Voorbeelden zijn  een gewone netwerkschijf of een documentbeheerssysteem.

    In vergelijking met een netwerkschijf heeft een documentbeheerssysteem (DMS) een aantal extra faciliteiten om afspraken te maken over het goed formaliseren en digitaliseren van digitale documenten - zoals toegangsrechtenbeheer, versiebeheer, centrale opslag, zoekmechanismen … .

    Voorbeelden van DMS'en zijn Alfresco , EMC Documentum , Microsoft SharePoint . Let wel: SharePoint is geen zuiver DMS. Het is een zogenaamde collaboration tool of samenwerkingssoftware.

    Metadata

    Het toekennen van metadata is zowel in een analoge als in een digitale context relevant. Metadata leggen de contextinformatie vast waarin de informatie is ontstaan. Zonder de juiste en volledige contextinformatie kan informatie niet goed worden beheerd en kan niet worden vastgesteld wat de waarde en de betekenis van de informatie is.

    Naamgeving van bestanden en mappen

    Elke organisatie heeft er baat bij om haar analoge en digitale informatie zo efficiënt mogelijk te beheren. Een uniforme en betekenisvolle naamgeving van bestanden en mappen draagt hieraan bij, aangezien dit de vindbaarheid van het document verhoogt. Naamgeving is een vorm van metadata.

    1. Algemeen

    Betreffende naamgeving zijn er enkele algemene regels die zowel bij map- als bestandsnamen gelden.

    • Wees consequent.
    • Gebruik geen afkortingen of initialen.
    • Kies een duidelijke naam die voor iedereen (internen en externen) begrijpelijk is.
    • Vermijd dubbele benamingen in het pad
    • Gebruik enkel:
      • letters (zowel hoofdletters als kleine letters)
      • cijfers
      • underscore _
    • Gebruik geen: 
      • spatie
      • leestekens ! : . ( , ? ) ; … .
      • diakritische tekens é à è ç ù
      • speciale tekens / * - % @ & § µ £ $ [ ] ~ = ^ ¨
    • Vermijd dubbele benaming in het pad
      • Bv. Overlegorganen
        • DC_DBZ
          • Verslagen
            • 20110320_verslag_DC_DBZ
            • 20110627_verslag_DC_DBZ

    2. Benoemen van mappen

    • Kies duidelijke, eenduidige en procesgerelateerde benamingen;
    • Vermijd spaties, maar gebruik een underscore (_)
      NIET: Sociale Dienst maar WEL: Sociale_Dienst

    Spaties in de map- of bestandsnaam geven soms ongewenste effecten. Hyperlinks bijvoorbeeld worden door vele webapplicaties vervangen door ‘ ’. Hierdoor worden de namen langer en onduidelijker. Daarnaast kunnen spaties de orde verstoren bij het sorteren en zijn de resultaten soms onverwacht en onoverzichtelijk.

    TIP: een alternatief voor de underscore of spatie is om alles aan elkaar te schrijven en de woorden te scheiden door een hoofdletter.

     

    • Baseer de indeling op de taken en activiteiten van de organisatie en deel de structuur in van algemeen naar bijzonder. Zorg ervoor dat u de bestanden gemakkelijk terugvindt door te bladeren in de mappen;
    • Gebruik indien mogelijk dezelfde mapnamen en dezelfde structuur als in de papieren structuur;
    • Vermijd dat hetzelfde informatieobject in verschillende mappen geplaatst kan worden. Indien dit toch het geval is, gebruik dan een snelkoppeling naar het informatieobject en geen twee onafhankelijke kopies;
    • Geef dossier en onderwerpsmappen een unieke benaming. Mapnamen hoef je niet te hernemen in de submapnamen of bestandsnamen;
    • Maak afspraken over het aanmaken van nieuwe hoofdmappen en submappen. Een aantal mogelijke afspraken zijn:
      • Hoofdmappen worden enkel door de informatiebeheerder/archiefverantwoordelijke en het hogere management (secretaris en managementteam) gecreëerd;
      • Medewerkers kunnen wel submappen voor nieuwe dossiers aanmaken;
    • Plaats geen losse bestanden in hoofdmappen (op deze manier gaat de context van het informatieobject verloren);

    VuurtorenOpgelet

    Hou rekening met:

    • Padlengte: max. 256 tekens
    • Lengte van bestandsnaam: max. 60 tekens

    3. Benoemen van bestanden

    • Datum: de datum begint met het jaartal dan de maand en dan de dag. (vb. 20140309)
    • Het documenttype (bv. Richtlijn, nota, verslag, agenda, memo,....)
    • Omschrijving van het onderwerp: bij de omschrijving van het onderwerp moet met enkele zaken rekening gehouden worden:
    • Initialen van de auteur (optioneel): de initialen van de auteur worden enkel vermeld indien deze relevant zijn voor de lezer. (vb. QO)
    • Versienummer (optioneel): vermeld bij voorkeur bij een document waarvan meerdere versies (zullen) bestaan het versienummer. Het versienummer wordt als volgt aangeduid: V01 of V11. Verander het laatste getal van de nieuwe versie steeds bij kleine wijzigingen. Bij grote of belangrijke wijzigingen moet het eerste getal veranderd worden.
    • Extensie: elk digitaal document heeft een bestandsformaat dat in de bestandsnaam wordt weergegeven. Normaal gebeurt dit automatisch door het softwaresysteem waarmee u het bestand ‘savet’. (vb. .ppt, .docx, .pdf, .jpeg, …)

    Gebruik voor dezelfde informatieobjecten dezelfde elementen en hanteer een vaste volgorde voor gelijksoortige zaken (bv. zet bij een verslag altijd eerst de datum en erna pas de omschrijving). Onderstaande opsomming geeft weer welke elementen aanwezig kunnen zijn.

    • Het onderwerp moet voor iedereen begrijpelijk zijn;
    • Het moet duidelijk en bondig zijn. Vermijd werkwoorden, bijwoorden en lidwoorden;
    • De mapnaam mag niet opnieuw vermeld worden en het moet specifieker zijn dan de mapnaam;
    • Onderwerp niet volledig in hoofdletters schrijven;
    • Tussen elk woord een ‘_’ (underscore);
    • Laat overbodige woorden of evidenties achterwege. Met evidentie wordt bijvoorbeeld het woord presentatie bedoeld als het om een .ppt bestand gaat;

    Het is belangrijk om te weten dat al deze elementen van elkaar gescheiden worden door een ‘_’ (underscore). Alleen tussen het laatste element (onderwerp, initialen of versienummer) en de extensie staat een ‘.’ (punt).

    Volgende voorbeeld moet bovenstaande verduidelijken. Stel dat Quincy Oeyen een eerste versie van een richtlijn over naamgeving van bestanden schrijft op 31 oktober 2014. Dan zou dit het resultaat moeten zijn: 20141031_Richtlijn_naamgeving_bestanden_QO_V01.docx

    Brandende gloeilampTip!

    De volgorde van de elementen heeft invloed op de volgorde waarop de documenten in de map staan, bv. zet de datum vooraan als je de documenten chronologisch wilt ordenen.

    Er bestaat gratis open-source software om bestandsnamen automatisch aan te passen. Je kan bijvoorbeeld automatisch alle spaties en koppeltekens laten vervangen door een underscore. Voorbeelden van programma's zijn: renamerrename masterbulk renameadvanced renamer.

     

      Tip! Gloeilamp

    Wanneer documenten in bulk uit een gemeenschappelijk klassement moeten geëxporteerd worden, blijken deze aandachtspunten des te relevanter. Hierover leest u meer op deze pagina.