chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Is het in bulk exporteren van documenten uit een documentbeheerssysteem (DMS) mogelijk? En wat met het importeren?

    importeren en exporteren

    importeren en exporteren

    Als een organisatie beslist om een nieuw documentbeheersysteem te implementeren, is het overzetten van documenten van het ene systeem naar het andere één van de vele aandachtspunten.

    Vaak loopt het tegelijk exporteren van een groot aantal documenten niet van een leien dakje. Dat kan te wijten zijn aan verschillende oorzaken:

    • te lange padnamen (veel submappen);
    • te lange bestandsnaam;
    • gebruik van ASCII-tekens in de bestandsnaam (spaties, %, diakritische tekens…);
    • onduidelijke foutmeldingen,

    Het exporteren van metadata en vroegere versies is in veel documentbeheerssystemen nog complexer. In Documentum bijvoorbeeld, is dat zonder kennis van het datamodel en het op maat aanpassen van het datamodel niet mogelijk.

    Het preventief nemen van de juiste maatregelen is dus noodzakelijk om die problemen te vermijden:

    • Zorg voor een consistente en eenvoudige naamgeving van bestanden en mappen: richtlijnen vindt u op onze Aan de slag-pagina's
    • Verifieer de import- en exportmogelijkheden van een nieuw systeem vooraleer het aangekocht en geïmplementeerd wordt en test het bij voorkeur zelf uit.
    • Baseer u op bestaande standaarden zoals ICA Req (ISO-16175) of NEN-2082.

    Overigens hoort een goede exportmogelijkheid thuis in elk informatiesysteem. Overheidsinformatie mag niet opgesloten zitten in de silo’s van een systeem. Een overheid is eigenaar van zijn informatie en is ook gebonden aan de verantwoordingsplicht. Een voorzienige organisatie heeft dan ook altijd een exitstrategie klaar!