chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Geadviseerde bewaartermijnen voor Vlaamse overheid

    Voor een aantal veel voorkomende documenten binnen de Vlaamse overheid worden een aantal generieke bewaartermijnen geadviseerd.

    De geadviseerde bewaartermijnen zijn minimale bewaartermijnen, indien nuttig, kan bepaalde informatie langer bewaard worden.

    Het verschil tussen een wettelijke en een administratieve bewaartermijn en de uitleg over wat een bestemming is kan u raadplegen op de inhoudelijke pagina.

    Uitrit snelsweg

    TIP!

    Indien u vragen hebt over een specifieke bewaartermijn of de bewaartermijn die u zoekt, staat niet in deze lijst. Vraag dan zeker advies bij uw beleidsdomeinarchivaris of de Coördinerende archiefdienst.

    Raadpleeg zeker ook de selectielijsten en de informatiebeheersplannen van de Vlaamse overheid

     

    Wettelijke bewaartermijnen

    Onderstaande overzicht bevat series en dossiertypes die omwille van juridische redenen (verantwoordingsplicht, verjaringsregels ...) gedurende een bepaalde periode door de organisatie moeten bewaard worden. Deze adviezen houden logischerwijze geen rekening met stuitings- of schorsingstermijnen, aangezien die, indien ze van toepassing zijn, voor elk individueel dossier bepaald moeten worden.

    Boekhoudkundige stukken

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling. Deze bewaartermijn is gebaseerd op art. 25 van het Rekendecreet. Dit artikel is een doorverwijzing naar art. 6 van de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en jaarrekening van ondernemingen. Deze wet werd echter opgeheven door art. 11 van de Wet van 17 juli 2013 houdende invoeging van Boek III ‘Vrijheid van vestiging, dienstverlening en algemene verplichtingen van de ondernemingen’, in het Wetboek van economisch recht en houdende invoeging van de definities eigen aan boek III en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan boek III, in boeken I en XV van het Wetboek van economisch recht. Art. 86 van boek III van het Wetboek van economisch recht bepaalt het volgende: “De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard”. Deze stukken zijn 99% van de tijd het gevolg van een overheidsopdracht. Daarom is de bewaartermijn van het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van toepassing. Art. 161 van dit KB legt een bewaartermijn op van 10 jaar. Vermits deze termijn hoger ligt dan de termijn van het Rekendecreet dient de termijn van 10 jaar die voortvloeit uit het betreffende KB gehanteerd te worden.

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij. Dit inzicht wordt verschaft door andere informatieobjecten zoals bijvoorbeeld de begroting of de jaarrekeningen.

    Huurdossiers

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid en is gebaseerd op een juridisch advies van 16 juni 2016 van het Team Gedingen overheidsopdrachten en juridische zaken van het Departement Kanselarij en Bestuur.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het huurcontract. Voor huurdossiers is er geen uitdrukkelijke wettelijke bewaartermijn bepaald. Daarom wordt de bewaartermijn van contractuele documenten doorgaans gebaseerd op de verjaringstermijn. Inzake huurdossiers is er sprake van vorderingsrechten waarop – naargelang het geval – verjaringstermijnen van toepassing kunnen zijn gaande van 1 jaar, indien het bv gaat over indexatie (art 2273 Burgerlijk Wetboek), tot 10 jaar, indien het bv. gaat over een vordering tot terugbetaling van de huurwaarborg (art 2262bis §1 Burgerlijk Wetboek) . Omdat er dus verschillende verjaringstermijnen van toepassing kunnen zijn, wordt er geopteerd om de bewaartermijn gelijk te stellen met de langst mogelijke verjaringstermijn. 

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij.

    Jaarverslagen

    Dit advies dateert van 28 juli 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na opmaak. Entiteiten zijn in het kader van het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende controle en single audit verplicht om gedurende 5 jaar een permanent dossier te bewaren waarbij steeds de meest recente jaarverslagen zitten. Dit volgt uit art. 3 §1 11° waarin staat dat de vijf meest recent opgestelde jaarverslagen in dit permanente dossier thuishoren. 

    Bestemming: Bewaren. Het jaarverslag geeft een quasi volledig overzicht van de activiteiten en de werking van bestuursinstanties. Hierdoor heeft het een grote cultureel-maatschappelijke waarde, aangezien het een duidelijk beeld schetst van een entiteit haar activiteiten gedurende een bepaald jaar

    Overheidsopdrachten

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Het gaat hier over de volledige overheidsopdrachtendossiers. Het gaat over alle documenten die aan dit dossier gelinkt zijn (bv. de beslissing tot het plaatsen van de opdracht, het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de niet-geselecteerde), alle ingediende offertes (ook van de niet-gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectiebeslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier en alle briefwisseling met betrekking tot de procedure …).

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het dossier.Deze bewaartermijn vloeit voort uit art 161 van het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Dit artikel zegt: “De aanbestedende overheid bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of van de concessie voor openbare werken ten minste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht”. De bewaartermijn begint dus te lopen vanaf de gunnings- of concessiedatum of vanaf de datum waarop werd afgezien van de gunning.

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij.

    Meer weten:lees het advies van de afdeling Overheidsopdrachten van juli 2013.

    Pv's opgemaakt bij de afvoer of verkoop van roerende goederen

    Dit advies is gebaseerd op een juridisch advies van 8 februari 2017 van het Team Gedingen overheidsopdrachten en juridische zaken van het Departement Kanselarij en Bestuur.

    Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afvoer of verkoop. Voor de pv's - in feite zijn dit machtigingen voor verkoop - is er geen uitdrukkelijke (wets)bepaling die voorschrijft hoe lang deze bewaard moeten worden. In dergelijke situatie wordt nagegaan wat de mogelijke relevantie van het document kan zijn voor toekomstige rechtsgeschillen. Het uitgangspunt is dan dat het document alleszins moet worden bewaard zolang de rechtsvordering(en) niet zijn verjaard waarvoor het document mogelijkerwijze relevant zou kunnen zijn.

    Vermits art. 2262 bis, §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van 10 jaar, zullen de pv’s die opgemaakt worden bij de afvoer of verkoop van de roerende goederen dan inderdaad ook 10 jaar moeten bewaard worden na de afvoer of verkoop van de roerende goederen. Zij hebben immers een bewijswaarde inzake de overdracht.

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij.

    Subsidiedossiers

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het dossier. Deze bewaartermijn is gebaseerd op art. 68 van het Decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, ook Rekendecreet genoemd. Artikel 68 van het Rekendecreet op de verjaringstermijn van het Burgerlijk Wetboek, die 10 jaar bedraagt (art. 2262bis). Deze termijn begint te lopen na afhandeling van het dossier.

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij. De financiële kant van de subsidieverlening is steeds te raadplegen in financiële stukken op een hoger niveau (kasboeken, grootboeken, jaarverslagen …). Het inhoudelijk luik is normaal geregeld in een regelgevend kader zoals een subsidiereglement waarin de criteria zijn opgenomen die voldaan moeten zijn om een subsidie te bekomen.

    LET OP! Sommige specifieke subsidieregelgeving wijkt naar boven toe af van deze generieke termijn. Kijk dus steeds de specifieke regelgeving na!

    Verzekeringspolissen

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Wettelijke bewaartermijn van 3 jaar na afloop van de polis. Deze bewaartermijn is gebaseerd op art. 88 van de Wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen. Art. 88 heeft betrekking op de termijn waarbinnen een rechtsvordering dient te worden ingesteld die voortvloeit uit de verzekeringsovereenkomst. Deze termijn is 3 jaar. Gezien deze wet een specifieke materie regelt heeft zij voorrang op de meer algemene regeling van het Burgerlijk Wetboek (art. 2262bis).

    Bestemming: Vernietigen. Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij.

    Uitrit snelsweg

    Opgelet!

    Ga steeds na of er specifieke wetgeving van toepassing is, bijvoorbeeld wetgeving die de werking van uw sector of organisatie regelt. Vraag hiervoor zeker advies bij uw juridische dienst of vraag advies bij de Coördinerende archiefdienst.

    In maart 2014 heeft de Coördinerende archiefdienst een opdracht laten uitvoeren door Jürgen De Staercke om een overzicht van een aantal wettelijke bewaartermijnen op te stellen.  Dit overzicht kan u hier raadplegen Ga zeker na of de wetgeving ondertussen niet gewijzigd is. Indien dit het geval is, laat het ons dan weten (contactinfo), dan kan het overzicht aangepast worden. Voor series die zowel hierboven als in het overzicht van Jürgen De Staercke zijn opgenomen, geldt het advies dat hierboven is opgenomen.

    Administratieve bewaartermijnen

    Onderstaande overzicht geeft een aantal geadviseerde administratieve bewaartermijnen. 

    Agenda, notulen en bijlagen van het Directiecomité/Raad van bestuur

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Hier worden de notulen bedoeld van het hoogste overlegorgaan binnen een entiteit. De benamingen hiervan kunnen verschillen afhankelijk van entiteit tot entiteit. Soms spreekt men van het Directiecomité, Raad van Bestuur, Directieteam ...

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na goedkeuring. Gedurende een periode van 5 jaar worden deze relatief frequent geconsulteerd. Na ongeveer 5 jaar daalt de raadpleegfrequentie.

    Bestemming: Bewaren. Dit informatieobject geeft inzicht in het beleid en de acties van de entiteit waardoor het een grote cultureel-maatschappelijke waarde heeft. Dit overlegorgaan is het hoogste beslissingsorgaan binnen een entiteit. Hier is meestal de essentie terug te vinden rond een bepaalde keuze die een entiteit heeft gemaakt.

    Antwoorden op de rondvraag van de beroepscommissie openbaarheid

    Dit advies dateert van 25 april 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    De antwoorden op de rondvraag die de beroepscommissie jaarlijks verstuurd.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 2 jaar na verzending (aan de beroepscommissie openbaarheid). 2 jaar lijkt voldoende, aangezien er jaarlijks gerapporteerd moet worden aan de beroepscommissie. Het tweede jaar dient vooral als bufferjaar, aangezien de gegevens van jaar X verstuurd worden in jaar X +1.

    Bestemming: Vernietigen. Deze informatie is gecapteerd in de jaarverslagen van de beroepscommissie openbaarheid.

    Antwoorden op een parlementaire vraag

    Dit advies dateert van 3 mei 2016 en is verstrekt door de Coördinerende archiefdienst.

    Dit is de input van een entiteit voor het antwoord op een parlementaire vraag die in het parlement aan de bevoegde minister is gesteld. Het gaat enkel om input, aangezien het definitieve antwoord door de minister zelf gegeven wordt.

    Bewaarniveau: Vlaams Parlement (het definitieve antwoord zit in het archief van het Vlaams Parlement, aangezien het antwoord gegeven wordt in het kader van de minister zijn parlementaire taken).

    Administratieve bewaartermijn van 6 jaar na afhandeling (de vraag is afgehandeld, als ze beantwoord is). Het kan nuttig zijn voor de administratie om terug te vallen op de parlementaire vragen die tijdens 1 legislatuur zijn gesteld en waarvoor input geleverd is. Daarnaast wordt er ook geopteerd voor een veiligheidsmarge van 1 jaar.

    Bestemming: Vernietigen. Het bewaarniveau ligt bij het Vlaams Parlement dat het definitieve antwoord op de parlementaire vraag bewaart en ontsluit. Een entiteit mag dus overgaan tot vernietiging als de bewaartermijn verstreken is.

    Back-up bestanden (gemaakt door HP-Belgacom)

    Dit advies dateert van maart 2014 en is verstrekt door de Coördinerende archiefdienst.

    Administratieve bewaartermijn van 90 dagen na opmaak van de back-up. Het gaat namelijk om een kopie van de originelen en bijgevolg dus om schaduwarchief.

    Bestemming: Vernietigen. Het gaat om schaduwarchief en heeft bijgevolg geen enkele administratieve, juridische of cultureel-maatschappelijke meerwaarde.

    Briefwisseling

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Het gaat om de niet-dossiergebonden briefwisseling. Dossiergebonden briefwisseling hoort thuis in het desbetreffende dossier en volgt de bewaartermijn van dat dossier.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na ontvangst of verzending. Gedurende deze termijn kan dit informatieobject nog een bepaalde bewijswaarde hebben en kan het nog frequent geraadpleegd worden.

    Bestemming: Vernietigen. Dit informatieobject heeft geen enkele administratieve, juridische of cultureel-maatschappelijke waarde na het verstrijken van de bewaartermijn.

    Dossiers met betrekking tot Business Continuity Management (BCM)

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Business continuity management (BCM) (bedrijfscontinuïteitsbeheer) is de benaming van het proces dat potentiële bedreigingen voor een organisatie identificeert en bepaalt wat de uitwerking op de "operatie" van de organisatie is als deze bedreigingen daadwerkelijk manifest worden. BCM biedt een kader om tegen deze bedreigingen weerstand te bieden onder andere door in staat te zijn effectief te kunnen reageren. Concreet gaat dit over dossiers die ingaan op calamiteitenplannen, procesbeheer, procesanalyses …

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 1 jaar na goedkeuring van nieuwe versie. Nadat een nieuwe versie van dit informatieobject is opgemaakt en goedgekeurd verliest de vorige versie haar administratieve waarde.

    Bestemming: Vernietigen. Deze dossiers beschrijven de procedures over wat er moet gebeuren bij calamiteiten en zijn derhalve eerder praktisch van aard.

    Gedateerde verklaringen van vernietiging (Archiefdecreet art. 12§2)

    Dit advies dateert van 3 mei 2016 en is verstrekt door de Coördinerende archiefdienst.

    Meer informatie over de gedateerde verklaring van vernietiging

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 1 jaar na opmaak. 1 jaar lijkt voldoende, aangezien de verklaring enkel dient om te bewijzen dat iets op de correcte wettelijke manier vernietigd is. Dit document heeft een permanente bewijswaarde, waardoor vooral de bestemming van belang is.

    Bestemming: Bewaren. Overeenkomstig art. 12 §2 van het Archiefdecreet houden zorgdragers (entiteiten/organisaties) van de informatie die vernietigd is een gedateerde verklaring bij, die tenminste een specificatie van de vernietigde archiefdocumenten bevat, en die aangeeft op grond waarvan de vernietiging is uitgevoerd. Deze verklaring heeft een permanente juridische bewijswaarde, aangezien ze aanduidt op basis van welke motivatie het grondwettelijk recht op toegang tot informatie op een wettelijke manier wordt ingeperkt en omwille van welke motivatie de openbaarheid is ingeperkt.

    Informatiebeheersplan

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Meer informatie over het informatiebeheersplan.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 1 dag na goedkeuring van nieuwe versie. Een informatiebeheersplan verliest zijn administratieve waarde vanaf dat er een nieuwe versie is goedgekeurd en heeft erna een permanente bewijswaarde die tot uiting komt in de bestemming.

    Bestemming: Bewaren. Dit informatieobject heeft een permanente bewijswaarde, aangezien het de verantwoording bevat op basis van welke beslissing bepaalde informatie gedurende een bepaalde periode vernietigd is. Dit instrument draagt bij aan een transparante Vlaamse overheid en geeft inzicht in de interactie tussen de overheid en de maatschappij. Ze toont aan waarom het grondwettelijk recht op toegang tot informatie op een wettelijke manier wordt ingeperkt.

    Klachtendossiers

    Dit advies dateert van 25 februari 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Raadpleeg het advies

    Persberichten

    Dit advies dateert van 23 juni 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na publicatie. Gedurende deze korte periode kan het nuttig zijn om dit informatieobject te behouden omdat het eventueel kan hergebruikt worden of ter inspiratie voor nieuwe persberichten kan dienen.

    Bestemming: Vernietigen. Persberichten worden gepubliceerd in verschillende media. De inhoud van de persberichten is meestal een korte samenvatting van een bepaald inhoudelijk dossier.

    Register van openbaarheidsaanvragen

    Dit advies dateert van 25 april 2016 en is verstrekt door de Selectiecommissie Vlaamse overheid.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling (met afhandeling wordt verwezen naar het moment dat een specifieke vraag is afgehandeld). Het register bevat mogelijkerwijze nog relevante gegevens die gedurende deze periode interessant kunnen zijn voor de instantie.

    Bestemming: Bewaren. De informatie die is opgenomen in dit register is de samenvatting van alle openbaarheidsaanvragen die gesteld zijn aan een bestuursinstantie. 

    Verslagen van afdelings- of teamoverleg

    Dit advies dateert van 3 mei 2016 en is verstrekt door de Coördinerende archiefdienst.

    Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf

    Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na goedkeuring Gedurende een periode van 5 jaar worden afdelings/teamverslagen relatief frequent geconsulteerd. Na ongeveer 5 jaar daalt de raadpleegfrequentie, aangezien de verslagen vooral praktische zaken bevatten.

    Bestemming: Vernietigen. Deze verslagen zijn voornamelijk praktisch en operationeel van aard en hebben geen enkele cultureel-maatschappelijke waarde. De belangrijkste beslissingen binnen een organisatie/entiteit worden genomen door het directiecomité. De beleidsbeslissingen die eventueel tijdens een afdelings- of teamoverleg genomen worden, zullen dan ook daarin terechtkomen.