chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Risicobeheersing in de praktijk

    Bij archiefzorg hoort ook risicobeheersing. Risico's voor archief zijn onder andere brand, wateroverlast, ongedierte, .. De verantwoordelijken voor de archiefzorg stellen alles in het werk om de risico's te beperken en te beheersen. Enkele suggesties:

    Archief verzekeren

    De gewone brandverzekering

    Het afsluiten van een brandverzekering of woningverzekering is wettelijk verplicht. Hierbij wordt de waarde van het gebouw en van de inboedel bepaald. Indien er een incident is, zoals brand, overstroming, ... keert de verzekeraar een bepaald bedrag uit om de geleden schade te vergoeden.

    Archiefdocumenten worden in een traditionele brandpolis meestal verzekerd op basis van de materiële wedersamenstellingswaarde. In de praktijk komt dit erop neer dat niet zozeer de waarde van de informatie, maar wel de waarde van het papier wordt verzekerd. Heel concreet wil dit zeggen dat de verzekeraar de archiefdocumenten die uiteindelijk worden vernietigd zal compenseren volgens de gangbare prijs per kilogram, bv. 100 euro per ton papier.

    Het uitgekeerde bedrag is met andere woorden nauwelijks een druppel op een hete plaat, indien de archiefdocumenten omwille van hun administratief-juridisch of cultureel-maatschappelijk belang moeten worden gerestaureerd. De informatie is in dit geval vaak reddeloos verloren omdat er geen middelen beschikbaar zijn.

    De reconstructiekostenverzekering

    Een reconstructiekostenverzekering verschilt grondig van een traditionele polis. De focus ligt hierbij op de waarde van de informatie binnen de organisatie.

    De dekking van de polis is dan ook aanzienlijk ruimer:

    • De waarde van een archiefdocument wordt niet bepaald op basis van de kost van het papier, maar wel op de uitgaven die zijn vereist om de informatie terug raadpleegbaar te maken. Dit omvat bv. de kosten van de reddingsoperatie, het opstellen van conditierapporten, het vriesdrogen, herverpakken, ... 
    • De polis omvat ook het opvangen van eventuele rechtsvorderingen voor informatie die definitief is verloren gegaan. Deze informatie kan bijgevolg niet langer worden geconsulteerd en kan aanleiding geven tot problemen voor een goede bedrijfsvoering of ter verantwoording van het handelen.

    Bij het bepalen van de waarde dient een inschatting te gebeuren van de waarde van de informatie, met andere woorden de kostprijs om de geïmpacteerde informatie terug raadpleegbaar te maken. Navraag bij een restauratieatelier leert ons dat een grondige restauratie van een strekkende meter papieren documenten zo'n 1000 euro kost.

    Voor het Depot te Vilvoorde hebben we resoluut gekozen voor het afsluiten van een reconstructiekostenverzekering. Bij het bepalen van de waarde hebben we niet alleen rekening gehouden met de kosten verbonden aan de restauratie, maar ook met een risico-analyse die we hebben uitgevoerd. Hierdoor wordt de waarde lager ingeschat dan 1000 €/str.m.

    Bij de risico-analyse hebben we met volgende zaken rekening gehouden:

    • Bij een calamiteit worden maar zelden alle in bewaring gegeven archiefdocumenten getroffen.
    • Gezien de eigenheid van het in bewaring gegeven archief zal er niet voor alle archiefdocumenten een dergelijke restauratie vereist zijn. Bij archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn bijna is verstreken en die de bestemming vernietigen hebben, dient de afweging te worden gemaakt of dergelijke investeringen nog te verantwoorden zijn.
    • De uitgekeerde verzekeringswaarde zal de middelen voorzien om bij een calamiteit toe te laten dat de getroffen archiefdocumenten een basisbehandeling krijgen. Ondertussen kan er een interventieplan worden opgesteld dat bepaald welk archief voor reconstructie in aanmerking komt en welke acties juist vereist zijn om de informatie terug toegankelijk te maken.

    Let er bij het afsluiten van een polis wel op dat niet alleen de reeds in de bewaarplaats aanwezige archieven, maar ook de aangroei tijdens het lopende jaar wordt gedekt.

    Interventie bij calamiteiten

    Een aantal organisaties in Vlaanderen en Nederland biedt een service aan bij calamiteiten. Wanneer een aangesloten instelling wordt getroffen door een calamiteit engageert de firma zich ertoe om zo snel mogelijk bijstand te verlenen. Hierdoor kan de schade vaak aanzienlijk worden beperkt. Deze vorm van verzekering kan bovendien ook een deel van de kosten dekken verbonden aan de interventie, bv. verpakkingsmateriaal, transport, bepaalde periode van vriesdrogen, ...

    Ook het Depot te Vilvoorde is aangesloten bij een dergelijke organisatie en we beschouwen dit als een belangrijk onderdeel van het interventiedossier bij calamiteiten.

    Als organisatie kan je zelf ook een calamiteitenplan uitschrijven. Depotwijzer geeft enkele richtlijnen voor het uitschrijven van een calamiteitenplan.