chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Verklaring van vernietiging

    Wat?

    U kan gebruik maken van het sjabloon voor de gedateerde verklaring van vernietiging. Dit sjabloon bestaat zowel uit een gedateerde verklaring van vernietiging als een duidelijk verantwoorde vernietigingslijst. Deze gedateerde verklaring van vernietiging is toereikend voor entiteiten van de Vlaamse Overheid. Lokale besturen moeten naast deze gedateerde verklaring voor vernietiging, met bijhorende vernietigingslijst, ook nog een certificaat van vernietiging voorleggen aan het Algemeen Rijksarchief

    De procedures voor vernietiging kan u raadplegen op onze pagina over het vernietigen van archiefdocumenten. Het is namelijk zo dat afhankelijk van het soort zorgdrager (OCMW, gemeente, entiteit van de Vlaamse Overheid) en het maturiteitsniveau een andere procedure gevolgd moet worden.

    Frequent gestelde vragen?

    Waarom bestaat het sjabloon uit twee tabbladen?
    • Het eerste tabblad geeft informatie over wanneer de vernietiging heeft plaatsgevonden en wie de vernietiging heeft goedgekeurd.
    • Het tweede tabblad geeft een overzicht van de reeksen archiefdocumenten die voor vernietiging in aanmerking komen en daarna ook vernietigd zijn.
    Wat moeten we invullen in de kolom 'taakomschrijving'?
    • In deze kolom kan u meer toelichting geven over de taak waarbinnen deze archiefdocumenten gevormd zijn. Dit kan helpen om de inhoud of motivering te duiden.
    • Deze kolom werd vooral toegevoegd voor diegenen die nog niet beschikken over een goedgekeurd informatiebeheersplan.
    Waarom is er geen aparte kolom voorzien waarin ik een doosnummer kan invullen?
    • In sommige gevallen kan het inderdaad handig zijn om doosnummers te noteren. Wanneer u dan later een vraag krijgt over waarom en/of wanneer een bepaalde doos vernietigd is, kan u deze gemakkelijk terugvinden.
    • U kan deze informatie eventueel toevoegen aan de kolom 'Opmerking'. Een betekenisvolle beschrijving van de inhoud blijft echter noodzakelijk.
    Wat als ik al een Informatiebeheersplan heb?

    Je dient slecht een beperkt aantal velden in te vullen:

    • 'naam en inhoud'
    • 'datering'
    • 'taak'
    • 'Omvang'
    • 'verwijzing informatiebeheersplan'
      In deze kolom verwijst u op een betekenisvolle manier naar de betrokken fiche uit het informatiebeheersplan waarin de bestemming en bewaartermijn van deze reeks is opgenomen. Vermeld volgende items:
      • de organisatie waarvoor het informatiebeheersplan is opgesteld
      • het jaar waarin het informatiebeheersplan is goedgekeurd
      • vul dit bijvoorbeeld aan met de code, titel of paginering in het informatiebeheersplan die ons toelaat om de fiche snel terug te vinden in het informatiebeheersplan
    Waarom moet ik verantwoordingen geven?
    • De verantwoordingen van de bewaartermijn en de bestemming laten toe dat de argumenten die tot een bepaalde beslissing hebben geleid steeds kunnen worden afgetoetst als er vragen zijn over deze bewaartermijn of bestemming.
    • Door de opname van een verantwoording voldoet de verklaring van vernietiging aan de eisen van het archiefdecreet, indien het om een vernietiging gaat van reeksen die nog niet zijn opgenomen in een selectielijst of informatiebeheersplan.
    • De aanwezigheid van verantwoordingen is daarnaast ook een vorm van audit-trail.
    Andere vragen of suggesties?

    Hebt u nog andere vragen over het invullen van dit sjabloon? Mail uw beleidsdomeinarchivaris of de Coördinerende Archiefdienst.

     

    Brandende gloeilamp
    Tip!

    Volg elke stap zo nauwkeuring mogelijk. Neem in uw aanvraag ook steeds alle relevante informatie op. Wanneer een aanvraag helder en volledig is opgesteld, moet geen bijkomende informatie worden opgevraagd en is de kans dus groter dat u snel de gevraagde goedkeuring ontvangt.