Aankoopbeleid

Het professionaliseren van het aankoopbeleid is één van de klemtonen van het plan overheidsopdrachten. (punt 2.1 van het plan):

Algemeen

Een professioneel aankoopbeleid draagt bij aan het realiseren van de doelstellingen van de Vlaamse overheid. Aangezien overheidsopdrachten met publieke middelen gefinancierd worden, is het van belang dat we binnen het regelgevend kader op een efficiënte en effectieve wijze aankopen. Dit heeft niet enkel betrekking op de verhouding tussen prijs en kwaliteit, maar ook op de efficiëntie en kwaliteitsgaranties van de interne aankoopprocessen.

We gaan op een bewuste en integere manier met overheidsopdrachten om. We investeren continu op het vlak van inhoudelijke kennis over de aan te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de toepasselijke regelgeving.

We besteden aandacht aan zowel de strategische, tactische als operationele elementen van het aankoopproces. Bij de voorbereiding van een opdracht onderzoeken we grondig de aanwezige behoeften en houden we rekening met de kenmerken van de markt. We houden waar mogelijk ook rekening met toekomstige factoren die gedurende de looptijd van de overheidsopdracht een impact kunnen hebben. We kiezen voor de best passende gunningsprocedure en we bewaken de correcte uitvoering van opdrachten.

Categoriemanagement, het intelligent bundelen van verwante of gelijkaardige aankopen in logische productgroepen,  zorgt voor een centralisatie van volumes, expertise en beheerskosten en laat toe om schaalvoordelen te realiseren zodat aan alle entiteiten de beste prijs-kwaliteitverhouding kan worden geboden.

We streven naar een evenwicht tussen centralisatie van volumes en de deelname door KMO’s door de mogelijkheden van de regelgeving op dit vlak maximaal te benutten. We doen dit onder meer door raamovereenkomsten met meerdere opdrachtnemers te sluiten en opdrachten onder te verdelen in percelen waar dit aangewezen is. We houden hierbij rekening met de kenmerken van de opdracht en van de markt, de financiële en economische efficiëntie en de kwaliteitsgaranties bij de uitvoering van de opdrachten.

Uitgangspunten

We hechten belang aan een goed opdrachtgeverschap. We hanteren een projectmatige aanpak waarbij we de benodigde competenties (technisch, economisch en juridisch) samenbrengen. We delen het inkoopproces op in duidelijk te onderscheiden fasen, die procesmatig en nauwgezet worden doorlopen. We besteden aandacht aan een goede voorbereiding, waarbij we rekening houden met alle behoeften en de randvoorwaarden. De scope en doelstellingen zijn duidelijk afgebakend en zowel opdrachtgever, klanten als opdrachtnemer nemen hun verantwoordelijkheid.

Bij de opstart van een overheidsopdracht houden we rekening met de kenmerken van de markt. Hierbij slaan we onder meer acht op het type, de omvang en de complexiteit van de opdracht, de transactiekosten voor de overheid en de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers en het gewenste eindresultaat.

We bepalen zorgvuldig de meest geschikte gunningsprocedure. Waar mogelijk opteren we voor onderhandelingsprocedures. De onderhandelingsmogelijkheid biedt immers ruimte om de offerte maximaal af te stemmen op de noden van het bestuur en om ze te optimaliseren op het vlak van efficiëntie.

Eisen, criteria, processen en methodieken trachten we zoveel mogelijk te standaardiseren. Standaardisatie leidt tot kostenbesparingen, zowel in de logistiek als in de aankoopkosten en is ook nodig om overheidsopdrachten als een effectief strategisch beleidsinstrument te kunnen inzetten.

We passen waar nuttig vernieuwende aankoopmethodes toe. We streven ernaar zo veel als mogelijk functionele bestekken uit te werken, waarbij de aandacht gaat naar het resultaat dat een opdrachtnemer moet neerzetten, eerder dan het proces of de constructie te beschrijven waarmee dit resultaat kan of moet bereikt worden. Door deze aanpak te hanteren, spreken we het maximale potentieel van de markt aan. Door ook de eisen en criteria i.v.m. duurzaamheid en innovatie functioneel te omschrijven, stimuleren en belonen we marktspelers om te verduurzamen en te innoveren. Waar mogelijk houden we rekening met levenscycluskosten. Niet enkel de aankoopprijs, maar de totale kost gedurende de hele levensduur is immers van belang. Hiermee geven we invulling aan onze voorbeeldfunctie. 

We onderzoeken ook het potentieel van alternatieve contractsvormen en vernieuwende aankoopmethodes, zoals product-dienst combinaties en passen deze toe wanneer dat opportuun is. Door een grotere verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer te leggen, kunnen we deze verschillende processen beter op mekaar afstemmen (product – dienst), met een hogere efficiëntie en effectiviteit als gevolg.

Generiek aanbod

De aankoopcentrale binnen het Facilitair Bedrijf staat in voor de aankoop van generieke goederen en

diensten in functie van de bedrijfsvoering. Het uitgangspunt hierbij is het garanderen van een optimaal aanbod, onder meer door het verschaffen van een gediversifieerd aanbod door middel van verschillende raamcontracten en contracten op maat.

Het generiek aanbod gaat bovendien ruimer dan facilitaire producten en diensten, en omvat onder meer ook ICT- en P&O-diensten. Niet-generiek aankopen is voor entiteiten van de Vlaamse overheid in principe enkel mogelijk als er geen generiek aanbod is. De naleving hiervan wordt opgevolgd. Deze centralisatie van volumes, expertise en beheerskosten leidt tot een verdere professionalisering van het aankoopbeleid. De bundeling van koopkracht maakt het mogelijk om schaalvoordelen te realiseren en om overheidsopdrachten efficiënt aan te wenden om secundaire beleidsdoelstellingen te realiseren.

Door middel van portfoliomanagement wordt ervoor gezorgd dat dit aanbod zo goed mogelijk aansluit bij de klantenbehoeften. De portfoliobeheerder zorgt voor de bundeling van de klantenbehoeften door middel van het klantenforum en klantenbevragingen op maat. Het portfoliomanagement laat ook toe om een planning op te maken die onderbrekingen in de dienstverlening moet voorkomen. Onderbrekingen in de dienstverlening worden bovendien niet alleen opgevangen door de planningscyclus, maar ook door het voorzien van een meersporig aankoopbeleid voor geselecteerde productcategorieën. Bepaalde productcategorieën worden namelijk ingepland als deel van meerdere aankoopcontracten. De evaluatie van de raamcontracten gebeurt door het opvolgen van de afnamegraad en door het bewaken van de kwaliteit van de leveranciers.