chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aanstelling van (een) straatverantwoordelijke(n) ter ondersteuning van de externe communicatie over een werk

    Lokaal bestuur
    Lier
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Klachtenmanagement, Samenwerken

    Sinds 2010 zoekt het gemeentebestuur van Lier bij de heraanleg van een straat, plein of wijk (werken die enkele maanden kunnen duren) steeds (een) straatverantwoordelijke(n). Dat zijn één of meer bewoners van de betreffende straat die een brug slaan tussen de bewoner die dagdagelijks de werken meemaakt, de stad en de aannemer die de werken uitvoert.

    Vóór de start van de werken wordt, wanneer de aannemer gekend is, een bewonersvergadering georganiseerd als laatste informatiemoment voor de buurt. Tijdens deze bewonersvergadering wordt de oproep gelanceerd voor straatverantwoordelijken. De buurtbewoners kunnen zich ter plekke kandidaat stellen of zich later alsnog aanmelden.

    Bij meerdere kandidaten wordt in onderling overleg bekeken wie zich het best kan vrijmaken om dit engagement op zich te nemen. De bedoeling is dat er steeds een of maximum twee straatverantwoordelijke(n) aanwezig is/zijn op de werfvergadering, die in veel gevallen wekelijks plaatsvindt. Van de straatverantwoordelijken wordt dus verwacht dat ze zich hiervoor vrij kunnen maken.

    De straatverantwoordelijken worden ondersteund door de collega's van het departement infrastructuur / competentiecentrum openbaar domein en het departement externe communicatie. Via nieuwsbrieven (zie Downloads - "Voorbeeldbrief naar bewoners met vermelding van straatverantwoorderlijken") of huis-aan-huis communicatie worden de straatverantwoordelijken bekend gemaakt en wordt informatie gegeven over hoe en voor wat andere buurtbewoners bij hen terecht kunnen. De bedoeling is om drempelverlagend te werken en ervoor te zorgen dat meldingen en problemen van bewoners tijdens de werken bij het begin van de werfvergadering gebundeld kunnen voorgelegd worden aan de uitvoerder van de werken. Hierop kan dan meteen gereageerd worden en er kan samen bekeken worden wat de mogelijkheden of oplossingen zijn. Door het rechtstreekse contact van de straatverantwoordelijken met de aannemer en de stad kan er sneller – indien nodig – en efficiënter actie ondernomen worden.

    Antwoorden op algemene meldingen/bezorgdheden, ook diegene die niet meteen opgelost kunnen worden, worden opgenomen in de standaard communicatiekanalen van de stad naar de hele buurt. De straatverantwoordelijken koppelen zelf ook terug naar de betrokken bewoners.

    Stappenplan voor implementatie
    • Interne afspraken maken (bijvoorbeeld een taakverdeling tussen de technische dienst en de dienst communicatie en een kader voor straatverantwoordelijken) omtrent het werken met straatverantwoordelijken;
    • Een oproep lanceren voor straatverantwoordelijken bij de bewonersvergadering naar aanleiding van de start van de werken;
    • Verder persoonlijk contact opnemen met kandidaten;
    • Indien er meerdere straatverantwoordelijken aangeduid worden, overleg voorzien om te bekijken hoe de samenwerking het best kan verlopen;
    • Het tijdstip dat de werfvergadering plaatsvindt, gezamenlijk afspreken, zodat alle partijen (stad, aannemer en straatverantwoordelijken) aanwezig kunnen zijn;
    • Een duidelijke communicatie voorzien naar de bewoners: bij wie kunnen ze terecht en waarvoor;
    • (Antwoorden op) meldingen/bezorgdheden, die aan bod komen op de werfvergaderingen, in een algemene communicatie naar de buurt opnemen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Tijdens de uitvoeringsperiode het engagement van de aangeduide straatverantwoordelijken bewaken en bijsturen wanneer wenselijk;
    • Erop toezien dat de straatverantwoordelijken zich neutraal opstellen en zoveel mogelijk alle (soms verscheiden of tegengestelde) signalen van de bewoners doorgeven en niet vooral hun eigen belangen naar voren schuiven;
    • In alle gevallen de mogelijkheid voorzien dat meldingen of vragen ook via andere kanalen kenbaar kunnen worden gemaakt aan de stad. Het aanstellen van straatverantwoordelijken is dus enkel een bijkomend kanaal en past steeds in een en-en-verhaal.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Klachten of bezorgdheden van burgers die belang hebben bij een werk worden niet of met vertraging gesignaleerd en opgevolgd: de gemeente weet niet wat de bekommernissen zijn en kan hier geen rekening mee houden;
    • Burgers voelen zich niet gehoord/betrokken, waardoor weerstand ontstaat.

    Contactpersonen

    Consulent communicatie departement externe communicatie gemeente
    Caroline Coart
    Tel: 03 800 03 51
    E-mail: communicatie@lier.be