chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Bestelprocedure risicomanagement (perceel 1) en crisisoefeningen (perceel 2)

    Bij vragen of onduidelijkheden ivm perceel 1 (risicomanagement) kan je terecht op departement.kb@vlaanderen.be. Bij vragen of onduidelijkheden ivm perceel 2 (crisisoefeningen), neem contact op met Joris Bouve (02 553 04 70) of Manu Steens (02 553 04 70): ccvo@vlaanderen.be.

    Stap 1: Uitnodiging tot indienen projectvoorstel

    Je plaatst een bestelling via mini-competitie. Je stuurt een mail naar de volgende firma’s:

    In deze uitnodiging tot projectvoorstel omschrijf je de specifieke opdracht, met onder andere aandacht voor de:

    • context waarbinnen de aanvraag zich situeert
    • verwachte resultaten
    • (indien mogelijk) inschatting van het aantal mensdagen en de benodigde profielen om deze resultaten op te leveren. Meer informatie over de verschillende profielen en de uurprijs per profiel.
    • contactgegevens van de contactpersoon voor de plaatsing van de bestelling

    Eventueel kan je een infosessie organiseren waarbij je de drie firma’s uitnodigt.

    Je moet de firma’s minstens 30 kalenderdagen de tijd geven om hun projectvoorstel in te dienen. Neem het uiterste indieningstijdstip van hun projectvoorstel op in je uitnodiging. De firma’s mogen deze per mail indienen.

    De beoordelingscriteria van de projectvoorstellen neem je NIET op in de uitnodiging, die liggen vast (zie stap 3. Evaluatie projectvoorstellen).

    Stap 2: Indiening projectvoorstellen

    Na het uiterste indieningstijdstip worden geen projectvoorstellen meer aanvaard. Je evalueert enkel de tijdig ingediende projectvoorstellen.

    Stap 3.a: Evaluatie projectvoorstellen

    Je evalueert de ingediende projectvoorstellen volgens deze vastgelegde beoordelingscriteria:

    • Plan van aanpak gerelateerd aan de specifieke context (60%)
    • Totale prijs voor het uitvoeren van het projectvoorstel (40%)

    De totale prijs is de vermenigvuldiging van de ingediende uurprijzen in de inventaris bij de finale offerte en het aantal ingeschatte werkuren bij het projectvoorstel.

    Stap 3.b: Eventuele onderhandelingen

    Je hebt het recht om te onderhandelen over de ingediende projectvoorstellen, maar je bent hiertoe niet verplicht.

    Als je onderhandelt over de ingediende projectvoorstellen, moet je alle firma’s die een projectvoorstel hebben ingediend gelijk behandelen.

    Vraag een aangepast projectvoorstel na de onderhandelingen aan de firma’s waarmee je hebt onderhandeld.

    Stap 4: Uitschrijven verslag

    Nadat je de keuze hebt gemaakt aan wie je het projectvoorstel wil gunnen, maak je eerst een verslag op.

    Hierin vermeld je:

    • wanneer je de uitnodiging tot het indienen hebt verstuurd
    • wie tijdig heeft ingediend
    • de evaluatie van elk projectvoorstel volgens de beoordelingscriteria
    • of je gebruik hebt gemaakt van de onderhandelingsmogelijkheid en wat het resultaat ervan is geweest

    Leg het verslag voor aan de ambtenaar die de bevoegdheid heeft om deze bestelling te plaatsen (zie delegatiebesluit van jouw entiteit).

    Stap 5: Plaatsen bestelling en verdere afhandeling

    Voordat je het gekozen projectvoorstel kan bestellen, kijk je eerst na of het bedrag van jouw gekozen projectvoorstel minstens gelijk is aan:

    • 30.000 EUR excl. BTW: je moet eerst vastleggen
    • 50.000 EUR excl. BTW: je moet een borgtocht opleggen bij de gekozen firma, zie bestek (II.B.1.3 Borgtocht)
    • 85.000 EUR excl. BTW: je moet eerst advies van Inspectie van Financiën aanvragen, je mag niet bestellen zonder positief advies

    Voor het effectief plaatsen van de bestelling, neem je eerst contact op met de financiële dienst van jouw entiteit. Je bezorgt zo snel mogelijk het inkoopordernummer (of purchase ordernummer) aan de gekozen firma zodat ze elektronisch kunnen factureren.

    Nadat je de bestelling hebt geplaatst, informeer je de niet gekozen firma’s per mail. Zij mogen jouw verslag (zie stap 4) opvragen.