chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Bestuursdecreet - beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten

    De gegevens op deze webpagina werden recentelijk aangepast naar aanleiding van het nieuwe Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    In het Vlaams Regeerakkoord 2014-2019 is het engagement opgenomen dat een aantal bestuurlijke decreten, waaronder het Archiefdecreet van 9 juli 2010, worden samengebracht in één Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    De bepalingen van het Archiefdecreet van 9 juli 2010 zijn opgegaan in hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (art. III.79 - III.89) van dit Bestuursdecreet van 7 december 2018. Dat creëerde meteen ook de mogelijkheid om een aantal bepalingen van het Archiefdecreet te herwerken en optimaliseren.

    Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 is in werking getreden op 1 januari 2019 en heft het Archiefdecreet van 9 juli 2010 op. Doordat het Bestuursdecreet van 7 december 2018 heel wat wijzigt in vergelijking met het Archiefdecreet van 9 juli 2010 moet ook het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer aangepast worden. Daarom is er nu een besluit tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten in opmaak. Dat uitvoeringsbesluit wordt verwacht omstreeks de zomer van 2019.

    Raadpleeg de volledige tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Toepassingsgebied

    Deze regelgeving geldt enkel voor overheidsinstanties die behoren tot:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie, behalve wat artikel III.84 betreft;
    • de lokale overheden, behalve wat artikel III.83, §2, III.84 en III.88, §2, betreft.

    Om concreet te kunnen bepalen welke organisatie onder welke definitie valt is er in artikel I.3 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 een definitielijst opgenomen. Deze definitielijst is overgenomen in het organisatieregister. Bijkomend is er een overzicht per organisatiecluster gemaakt.

    Let op: niet elke bepaling is van toepassing op elke overheidsinstantie. Soms wijkt het toepassingsgebied af per artikel, of soms binnen een artikel. Door de bevoegdheidsverdeling met betrekking tot archief zijn niet alle bepalingen van toepassing op de lokale besturen.

    Toelichting bij hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van het Bestuursdecreet van 7 december 2018

    Deze afdeling bestaat uit verschillende onderafdelingen. Elke onderafdeling wordt hieronder kort toegelicht. Voor een gedetailleerde bespreking en de eigenlijke tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 verwijzen we graag door naar de memorie van toelichting en de tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in de Vlaamse Codex.

    In de onderstaande bespreking zijn voor elk artikel de volgende zaken opgenomen:

    • een link naar het artikel in de Vlaamse Codex;
    • een beschrijving van het toepassingsgebied van het betreffende artikel of de onderafdeling;
    • een toelichting van het artikel.
    Onderafdeling 1. Algemene bepaling

    Deze onderafdeling betreft enkel artikel III.79.

    Raadpleeg het artikel.

    Deze onderafdeling licht het toepassingsgebied van hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten toe.

    Deze onderafdeling is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie, behalve wat artikel III.84 betreft;
    • de lokale overheden, behalve wat artikel III.83, § 2, III.84 en III.88, § 2, betreft.

    Daarnaast moeten deze bepalingen, wat de lokale overheden betreft, ook steeds gelezen worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid.

    Onderafdeling 2. Zorg en Beheer (art. III.80 - art. III.82)

    Deze onderafdeling betreft de artikels III.80 tot III.82.

    Bestuurlijke verantwoordelijkheid (art. III.80)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Een overheidsinstantie maakt of ontvangt bestuursdocumenten in het kader van de uitvoering van haar taken, haar dienstverlening aan de burger of ter handhaving van haar eigen rechten. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van die bestuursdocumenten wordt hier expliciet toegewezen aan de overheidsinstantie. De overheidsinstantie is ook bestuurlijk verantwoordelijk voor het beheren, bewaren en vernietigen van die bestuursdocumenten die ze heeft verworven van derden. Die verwerving kan bijvoorbeeld gebeuren door middel van schenkingen of legaten.

    Met de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ wordt het eigenaarschap over de bestuursdocumenten aangeduid. Het uitoefenen van eigenaarschap impliceert dat een overheidsorganisatie voldoende garanties biedt op het vlak van infrastructuur, financiële en personele middelen om de bestuursdocumenten, waarvoor ze verantwoordelijk is, op een kwaliteitsvolle manier te beheren en te bewaren.

    Er wordt expliciet gesteld dat de overheidsinstantie bestuurlijk verantwoordelijk blijft voor het beheren en bewaren van bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus, vanaf de creatie, verwerving of ontvangst tot de eventuele vernietiging, van de desbetreffende bestuursdocumenten. Dat geldt zelfs als de bestuursdocumenten fysiek door een andere overheidsinstantie of organisatie beheerd en bewaard worden. Enkel wanneer specifieke regelgeving (bv. de bepalingen van art. III.83) uitdrukkelijk stelt dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid overgedragen wordt naar een andere overheidsinstantie, is een overheidsinstantie niet langer bestuurlijk verantwoordelijk.

    Goede, geordende en toegankelijke staat (art. III.81)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    De bestuursdocumenten waarvoor een overheidsinstantie bestuurlijk verantwoordelijk is, moeten in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard worden. Deze verplichting heeft tot doel om de bestuursdocumenten integer, authentiek en toegankelijk te houden.

    Om de goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen garanderen moeten de maatregelen voor het beheer en de bewaring van de bestuursdocumenten vastgelegd worden in beheersregels. Die beheersregels zullen door de Vlaamse Regering in een uitvoeringsbesluit verder worden uitgewerkt. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel nog in opmaak.

    De beheersregels moeten vastgelegd, opgevolgd en uitgevoerd worden door een verantwoordelijke. De Vlaamse regering zal de taken die de verantwoordelijke moet uitvoeren en de deskundigheid en deontologische code waaraan de verantwoordelijke moet voldoen, nader bepalen in het bovengenoemde uitvoeringsbesluit. De verantwoordelijke kan bijvoorbeeld een informatiebeheerder, archivaris, informatiemanager zijn.

    De overheidsinstantie moet er wel over waken dat de beheersregels toegepast en geëvalueerd worden. Dat moet ze doen overeenkomstig haar systeem van interne controle. De effectiviteit van de beheersregels en de mate waarin ze toegepast worden, moet geëvalueerd worden.

    Bekendmaking en het centrale register (art. III.82)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Overheidsinstanties moeten de categorieën van bestuursdocumenten (ook wel series genoemd) waarover ze beschikken, bekendmaken. Dat geldt ook voor de bestuursdocumenten die een instantie verworven heeft van een derde en die door de wilsuiting van die derde niet of beperkt openbaar gemaakt mogen worden. Het afschermen van de inhoud verhindert het bekendmaken van de beschrijving in de vorm van metadata niet, tenzij dat expliciet is aangegeven door de wilsuiting van die derde, of tenzij de regelgeving over de bescherming van de natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens dat verhindert.

    De bekendmaking door de overheidsinstanties moet gebeuren in het centraal register dat eigendom is van de Vlaamse overheid. In datzelfde register zullen ook de selectieregels (zie verder - art. III.87) bekendgemaakt worden. De concrete vorm van dit register en de uitbating ervan zal geregeld worden in een uitvoeringsbesluit. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel nog in opmaak.

    Onderafdeling 2. Zorg en Beheer (art. III.83 - art. III.85)

    Rechtsopvolging (art. III.83)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.

    Dit artikel zorgt ervoor dat bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven, ontbonden, samengevoegd of gesplitst worden, niet onbeheerd (achter)blijven.

    De standaardregel is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten wordt overgedragen naar de overheidsinstantie die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Als een overheidsinstantie wordt opgeheven of ontbonden zonder dat er een rechtsopvolger is, moeten de bestuursdocumenten overgedragen worden aan een overheidsinstantie die bij de opheffing of ontbinding is aangeduid.
    Dat basisprincipe geldt voor:

    • de Vlaamse administratie,
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges,
    • de Vlaamse adviesorganen,
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
    • en de lokale overheden.

    Er is echter een uitzondering voorzien op het basisprincipe. Als een van deze instanties wordt opgeheven zonder dat er een rechtsopvolger is aangewezen, of als één van haar taken is stopgezet, worden de bestuursdocumenten en de bijhorende bestuurlijke verantwoordelijkheid overgedragen aan het door de Vlaamse Regering aangewezen depot (zie hieronder bij art. III.84). Deze uitzondering geldt enkel voor

    • de Vlaamse administratie,
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges
    • en de Vlaamse adviesorganen.

    Op deze uitzondering is ook een afwijking voorzien, namelijk voor de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Als zo’n overheidsinstantie ontbonden wordt zonder dat er een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als één van haar taken stopgezet wordt, wijst de Vlaamse Regering, na advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid, een rechtsopvolger aan.

    Overdrachtsverplichting (art. III.84)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen.

    Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.

    Al deze overheidsinstanties zijn verplicht om hun bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn verstreken is en waarvan de bestemming permanente bewaring is, over te dragen naar een door de Vlaamse Regering aangewezen depot. Dat depot wordt aangewezen in een uitvoeringsbesluit dat momenteel nog in opmaak is.

    De instanties van de Vlaamse administraties zijn daarnaast ook verplicht om hun bestuursdocumenten die administratief zijn afgehandeld (daarmee worden afgesloten dossiers of afgewerkte bestuursdocumenten bedoeld) onmiddellijk over te dragen aan een door de Vlaamse Regering aangewezen depot. Het gaat om hetzelfde depot als het depot dat hierboven bedoeld wordt. Dat depot zal dus aangewezen worden in een uitvoeringsbesluit dat momenteel nog in opmaak is.

    Let op: De term ‘overdrachtsverplichting’ betekent in het kader van dit artikel enkel een fysieke overdracht, en geen overdracht van de bestuurlijke verantwoordelijkheid.

    Externe audit (art. III.85)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Het toezicht op de naleving van deze afdeling wordt uitgeoefend binnen het kader van het algemeen bestuurlijk toezicht. Om de naleving van afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor het volledige toepassingsgebied te kunnen opvolgen, kan de Vlaamse Regering, eventueel op periodieke basis, een audit van een of meerdere overheidsinstanties uitvoeren. Die audit kan controleren in hoeverre voldaan wordt aan de bepalingen die opgenomen zijn in deze afdeling.

    Onderafdeling 3. Ondersteuning

    Deze onderafdeling betreft enkel artikel III.86.

    Raadpleeg het artikel.

    Deze onderafdeling is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Er wordt ondersteuning voorzien voor alle overheidsinstanties die onder het toepassingsgebied vallen. Die ondersteuning bestaat uit:

    • administratieve ondersteuning van de selectiecommissies (zie art. III.88);
    • het bevorderen en organiseren van kennisdeling;
    • het verlenen van advies;
    • het ontwikkelen van een instrumentarium;
    • het beheer van het centraal register (zie art. III.82).

    De Vlaamse Regering wijst met een uitvoeringsbesluit de ondersteuning toe. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel nog in opmaak.

    Onderafdeling 4. Selectie en vernietiging (art. III.87 - art. III.88)

    Selectieregels (art. III.87)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel serie genoemd) moet een selectieregel opgesteld worden. Deze selectieregels moeten de volgende gegevens bevatten:

    • een betekenisvolle naam en omschrijving;
    • een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn;
    • een gemotiveerde bestemming: bewaren of vernietigen of alle mogelijkheden die daartussen liggen (bv. het bewaren van een steekproef). De memorie van toelichting geeft aan dat daarvoor bij voorkeur een mathematische steekproef wordt gehanteerd.

    Een selectieregel kan pas toegepast worden nadat hij bekendgemaakt is in het centraal register. Een selectieregel wordt pas gepubliceerd nadat hij is goedgekeurd of opgemaakt door de bevoegde selectiecommissie.

    De context waarin een bestuursdocument tot stand komt, is onderhevig aan allerlei veranderingen. Daarom is een selectieregel maximum vijf jaar geldig vanaf de dag dat hij bekendgemaakt is. Die termijn kan korter zijn, als er specifieke en ingrijpende wijzigingen plaatsvinden die de context van een bepaalde categorie van bestuursdocumenten beïnvloeden (zie artikel III.83.).

    De wijze waarop selectieregels opgemaakt en goedgekeurd worden en de onderlinge consistentie ervan wordt vastgelegd in een uitvoeringsbesluit. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel in opmaak.

    Selectiecommissies (art. III.88)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.

    Er wordt één selectiecommissie opgericht die bevoegd is voor de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse adviesorganen en de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Die selectiecommissie heeft tot taak om:

    • algemene selectieregels op te stellen, te actualiseren en goed te keuren;
    • in samenwerking met de overheidsinstanties de selectieregels op te stellen voor categorieën van bestuursdocumenten die betrekking hebben op activiteiten of taken die toegewezen zijn aan een bepaalde overheidsinstantie, en die selectieregels nadien goed te keuren.

    Concreet betekent dit dat de selectiecommissie selectieregels opmaakt voor alle series die voortvloeien uit ondersteunende- en managementtaken. De hogergenoemde overheidsinstanties moeten de selectieregels opmaken voor alle series die ze creëren op basis van hun kerntaken en deze ter goedkeuring voorleggen aan de bevoegde selectiecommissie (cf. informatiebeheersplan).

    Er worden een of meerdere selectiecommissies opgericht die bevoegd zijn voor de lokale besturen. Die selectiecommissies hebben tot taak om alle selectieregels (zowel die van de kerntaken, de ondersteunende taken als de managementtaken) op te stellen, te actualiseren en goed te keuren.

    In een uitvoeringsbesluit zullen nadere bepalingen opgenomen worden over de samenstelling en de werking van de selectiecommissies. Daarnaast zal er in een uitvoeringsbesluit ook de vergoeding van de leden vastgesteld worden.

    Onderafdeling 4. Selectie en vernietiging (art. III.89)

    Vernietigen (art. III.89)

    Raadpleeg het artikel.

    Dit artikel is van toepassing op:

    • de Vlaamse administratie;
    • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • de Vlaamse adviesorganen;
    • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
    • de lokale overheden.

    Overheidsinstanties mogen hun bestuursdocumenten niet zomaar vernietigen. Vernietiging van bestuursdocumenten is namelijk een inperking van het grondwettelijk recht van de burger om bestuursdocumenten te raadplegen en er een afschrift van te ontvangen (art. 32 Grondwet). Doordat de bestuursdocumenten in kwestie vernietigd zijn, kan er ook geen afschrift meer verstrekt worden. Daarom voorziet dit artikel in drie verschillende scenario’s die gevolgd moeten worden vooraleer de overheidsinstantie kan overgaan tot vernietiging van de bestuursdocumenten in kwestie.

    Let op: Te allen tijde moet de opgegeven bewaartermijn eerst verstreken zijn voor iets vernietigd kan worden.

    Onafhankelijk van het scenario waarvan de overheidsinstantie gebruik maakt om bestuursdocumenten te vernietigen, houdt ze steeds een gedateerde verklaring bij die de vernietiging documenteert. Die verklaring bevat minstens een aanduiding van de (categorieën van) bestuursdocumenten die vernietigd werden, een aanduiding van het gevolgde scenario en een verwijzing naar de selectieregel die de vernietiging toelaat. De Vlaamse Regering zal de inhoud van deze verklaring en de wijze waarop die bekendgemaakt wordt, concreter vormgeven in een uitvoeringsbesluit. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel in opmaak.

    Scenario 1: de overheidsinstantie beschikt over een door de selectiecommissie opgestelde en/of goedgekeurde selectieregel

    In het eerste scenario beschikt de overheidsinstantie over door de selectiecommissie opgestelde en/of goedgekeurde selectieregels, die als bestemming ‘vernietigen’ hebben, voor die categorieën van bestuursdocumenten waarvan ze specifieke bestuursdocumenten wil vernietigen. Op basis van die goedgekeurde selectieregels kan de overheidsinstantie beslissen om haar bestuursdocumenten al dan niet te vernietigen. De overheidsinstantie heeft steeds die keuze, aangezien er geen vernietigingsplicht bestaat. Er is namelijk enkel een bewaarplicht als de bestemming van de betreffende selectieregel ‘bewaren’ is. Beschikt een overheidsinstantie niet over door de selectiecommissie goedgekeurde selectieregels, dan moet ze het tweede of derde scenario volgen.

    Scenario 2: de overheidsinstantie beschikt over een selectielijst opgemaakt en goedgekeurd cf. Archiefdecreet van 9 juli 2010 en/of Archiefwet van 24 juni 1955

    In het tweede scenario beschikt de overheidsinstantie over een selectielijst die is opgemaakt en goedgekeurd conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955, of conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. Als een overheidsinstantie nog over een dergelijke selectielijst beschikt, kan ze die bestuursdocumenten waarvan in de selectielijst op het niveau van de categorie was aangegeven dat ze in aanmerking kwamen voor vernietiging, ook effectief vernietigen. Ook hier heeft de overheidsinstantie steeds de keuze om al dan niet over te gaan tot vernietiging, aangezien er noch in de Archiefwet van 24 juni 1955 noch in het Archiefdecreet van 9 juli 2010 sprake was van een vernietigingsplicht. Ook in die regelgevingen was enkel sprake van een impliciete bewaarplicht. Deze selectielijsten verliezen echter hun waarde zodra deze bepaling langer dan vijf jaar in werking is getreden. Concreet verliezen ze hun waarde dus op 1 januari 2024. Na vijf jaar moeten deze selectielijsten geactualiseerd worden door de bevoegde selectiecommissie. Indien dit niet het geval is, moet de overheidsinstantie het derde scenario volgen.

    Scenario 3: de overheidsinstantie beschikt niet over een goedgekeurde selectielijst zoals bedoeld in scenario 2 of over een goedgekeurde selectieregel zoals bedoeld in scenario 1

    In het derde scenario zijn er (nog) geen selectieregels opgesteld en goedgekeurd voor de bestuursdocumenten die de overheidsinstantie wil vernietigen, en is er ook niets bepaald in de selectielijsten die opgemaakt en goedgekeurd zijn conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 of conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. Als dat scenario zich voordoet, kan de overheidsinstantie een toestemming tot vernietiging vragen aan de bevoegde selectiecommissie. De Vlaamse Regering zal de procedure die daarvoor gevolgd moet worden, nader bepalen in een uitvoeringsbesluit. Dat uitvoeringsbesluit is momenteel in opmaak.

    Bevoegdheidsverdeling

    In het kader van het Archiefdecreet van 9 juli 2010 hebben zowel het Grondwettelijk Hof als de Raad van State aangegeven dat er een bevoegdheidsverdeling bestaat tussen de Vlaamse en de Federale overheid.

    Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 respecteert deze bevoegdheidsverdeling en refereert hiernaar in artikel III.79 §2.
    Een uitgebreide bespreking en verduidelijking van de bevoegdheidsverdeling is op deze webpagina terug te vinden.

    Evoluties ten opzichte van het Archiefdecreet van 9 juli 2010

    Terminologische evolutie

    ‘Bestuursdocument’ vervangt ‘archiefdocument’

    Doorheen het hele Bestuursdecreet van 7 december 2018 is bewust - omwille van de algemene leesbaarheid en de brug naar andere concepten zoals openbaarheid en hergebruik - geopteerd voor de term ‘bestuursdocument’, ter vervanging van de term ‘archiefdocument’.

    Het verdwijnen van de term ‘archiefdocument’ in Vlaamse regelgeving zorgt ervoor dat er aangesloten wordt bij een geijkte term. Daarnaast wordt duidelijker benadrukt dat deze afdeling over meer gaat dan alleen maar bestuursdocumenten die een zekere erfgoedwaarde hebben. Eerder dan over het ‘klassieke archiefbeheer’ gaat het hier over het beheer, in de meest brede zin van het woord, van bestuursdocumenten gedurende hun volledige levenscyclus. Alle beheersmaatregelen hebben namelijk tot doel om een duurzame bewaring te kunnen garanderen met het oog op integriteit, authenticiteit, raadpleegbaarheid en toegankelijkheid van de bestuursdocumenten, wat, zeker in een digitale context, steeds meer aan belang zal winnen. Op die manier is de brug naar beheersmaatregelen in het kader van intern gebruik en hergebruik, openbaarheid, informatieveiligheid … snel(ler) gemaakt.

    Verdwijnen van ‘archiefzorg’

    Het Archiefdecreet van 9 juli 2010 hanteerde een specifieke definitie, in casu ‘archiefzorg’, om de bestuurlijke verantwoordelijkheid aan te duiden. In deze afdeling wordt consequent voor de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ gekozen, om het taalgebruik zo helder mogelijk te houden.

    ‘Selectielijsten’ worden ‘selectieregels’

    In het Archiefdecreet van 9 juli 2010 werd het concept ‘selectielijsten’ voor het eerst in Vlaamse regelgeving geïntroduceerd. Een selectielijst werd in het Archiefdecreet van 9 juli 2010 gedefinieerd als “staat van categorieën archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden”. Een selectielijst is dus een lijst van categorieën archiefdocumenten waarbij per categorie wordt aangegeven hoelang de categorie bewaard moet blijven (bewaartermijn) en of ze al dan niet vernietigd mag worden (bestemming).

    Het probleem van dat concept is echter dat het over een lijst gaat, en dat er in principe geen mogelijkheid is om voor losse categorieën van bestuursdocumenten een bewaartermijn en een bestemming te bepalen. Zeker niet in combinatie met de manier van goedkeuren die in het Archiefdecreet werd opgelegd: namelijk het goedkeuren van een volledige selectielijst en niet van bewaartermijnen en bestemmingen per categorie van bestuursdocumenten. Die problematiek is opgelost door in deze afdeling het concept selectielijst te vervangen door het concept selectieregel.

    Een selectieregel geeft aan over welke categorie van bestuursdocumenten het gaat (naam), hoe lang ze bewaard moet worden (bewaartermijn) en wat er na het verloop van de bewaartermijn mee moet gebeuren: bewaren of vernietigen (bestemming). Een selectieregel is dus een beschrijving van een serie met daaraan een bewaartermijn en bestemming gekoppeld. De bewaartermijn en de bestemming moeten wel steeds gemotiveerd zijn.

    Intrede van een overdrachtsverplichting

    Met het oog op een kwaliteitsvol beheer en een kwaliteitsvolle bewaring is in het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten, een overdrachtsverplichting opgenomen. Die overdrachtsverplichting geldt enkel voor de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges en de Vlaamse adviesorganen. In bepaalde gevallen geldt ze zelfs enkel voor de Vlaamse administratie.

    De Vlaamse Regering zorgt er met deze overdrachtsverplichting voor dat de betreffende bestuursdocumenten duurzaam beheerd en bewaard worden en dat daartoe de nodige maatregelen genomen worden omtrent informatieveiligheid, privacy- en openbaarheidsregeling …

    De overdrachtsverplichting zal omwille van het schaalvoordeel, zowel qua infrastructuur als qua personeel, leiden tot een maturiteitsverhoging van en een aanzienlijke kostenbesparing voor de gehele Vlaamse overheid. Voor de overheidsinstanties zelf betekent het een zekere ontzorging, aangezien ze gebruik zullen kunnen maken van een gemeenschappelijke dienstverlening en de daar beschikbare expertise.