Bestuursdocumenten zijn alle stukken in het bezit van een overheidsinstantie.

Vorm

Het decreet definieert een bestuursdocument zeer ruim: “de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt”. Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager. 

Het moet dus gaan om informatie die gematerialiseerd is op een drager: op papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enzovoort), op elektronische dragers (bestanden, e-mails, cd-roms), op auditieve (geluidsfragmenten) of visuele dragers (film, foto, dvd). 

Inhoud

Alle documenten die een instantie bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een eindbeslissing in een dossier geleid hebben. 

Oorsprong van het document

Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de betrokken instantie, die de instantie zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere instanties) afkomstig zijn, vallen hieronder.

Enkel bestaande documenten

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Een aanvrager kan een instantie dus bijvoorbeeld niet vragen om gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden.

Een aanvrager kan een instantie ook niet verplichten om documenten te verwerken of te analyseren.

Een aanvrager kan ook geen toekomstige documenten opvragen.

Een aanvrager kan ook geen documenten opvragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het Archiefdecreet.