Afspraken over contacten met de pers
Elk personeelslid van de Vlaamse overheid heeft spreekrecht en mag dus ook met journalisten spreken in eigen naam. Maar het zijn de perswoordvoerders die spreken namens hun departement of agentschap. Zij hebben ook afspraken met hun ministers over het persbeleid van hun departement of agentschap.
Zelf met een journalist spreken of doorverwijzen naar de woordvoerder?
Ben je een personeelslid van de Vlaamse overheid en krijg je een vraag van een journalist? Vraag je dan eerst en vooral af of de journalist jouw eigen mening wilt weten, of het standpunt van je organisatie. Als dat niet duidelijk is, vraag het dan gerust.
Je eigen mening geven
Je hebt als personeelslid van de Vlaamse overheid spreekrecht: je mag informatie uitwisselen met collega’s en burgers en persoonlijke standpunten verdedigen.
Dat kan tijdens voordrachten en gesprekken, via het internet en sociale media. Je mag dus ook met journalisten spreken. Maak wel steeds duidelijk dat je spreekt in eigen naam. Als de journalist officiële informatie wil van je departement of agentschap, schakel dan de woordvoerder in.
De woordvoerder inschakelen
Meestal wil een journalist weten hoe het met een bepaald dossier staat of hoe de Vlaamse overheid tegen een bepaald probleem aankijkt. Schakel dan de perswoordvoerder in.
- Stap 1
Ken je de woordvoerder? Dan mag je de journalist meteen doorverwijzen.
Ken je de woordvoerder niet? Noteer dan de belangrijkste gegevens:
- de naam en het telefoonnummer van de journalist
- het medium: de krant, het tijdschrift of de omroep waarvoor de journalist werkt
- de vraag van de journalist
- hoe dringend de journalist een antwoord nodig heeft.
- Stap 2
Zeg de journalist dat je op zoek gaat naar de perswoordvoerder die de vraag het best kan beantwoorden, en dat die zo gauw mogelijk contact opneemt.
- Stap 3
Zoek je woordvoerder in de lijst van perswoordvoerders(opent in nieuw venster) en eventueel in de lijst van vervangers(opent in nieuw venster). Vind je de naam van de woordvoerder niet? Of kan je hem niet bereiken? Schakel je leidinggevende in.
- Stap 4
Als je zelf informatie hebt die nuttig kan zijn om de vraag van de journalist te beantwoorden, bezorg die dan meteen aan de woordvoerder. Als de woordvoerder je om aanvullende informatie vraagt, geef dan absolute voorrang aan die vraag.
Een actief persbeleid
Perswoordvoerders bezorgen ook spontaan interessant nieuws aan de pers en onderhouden goede contacten met de journalisten in hun vakgebied. Zo zorgen ze ervoor dat hun entiteit de berichtgeving in de media niet lijdzaam ondergaat, maar mee stuurt.
Vaak treedt de perswoordvoerder ook in crisissituaties als woordvoerder op, maar daar kunnen ook andere afspraken over gemaakt worden.
Het is ook zeker mogelijk dat de woordvoerder een aantal inhoudelijke specialisten coacht om de pers te woord te staan.
Persberichten versturen via Belga
Je kan zelf persberichten verzenden via Belga PrPro (enkel toegankelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid). Zo bereik je op een eenvoudige manier alle grote nieuwsredacties.
Afspraken met de bevoegde minister
Zeker in de persberichtgeving is het moeilijk om een strikte scheiding te maken tussen politieke communicatie en de communicatie van de overheidsinstelling. Daarom maakt elke perswoordvoerder duidelijke afspraken met de woordvoerder van zijn minister, gebaseerd op loyaliteit en onderling vertrouwen.
Vragen over het beleid van een minister worden in principe steeds door die minister beantwoord. Ook communicatie over aangekondigd of niet-beslist beleid wordt aan de bevoegde minister overgelaten.
Anderzijds geeft de minister de entiteiten de ruimte om zelf een actief persbeleid uit te bouwen. Communicatie over de uitvoering van genomen beleidsbeslissingen of over operationele zaken is het domein van de overheidsinstelling.
Woordvoerder voor de Vlaamse overheid als geheel
Voor beleidsdomeinoverschrijdende thema’s en onderwerpen die de individuele entiteiten overstijgen, treedt de voorzitter van het Voorzitterscollege op als woordvoerder.
De afspraken op deze pagina staan in omzendbrief VR2010-32(opent in nieuw venster).