chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Antwoorden op mails

    Heerlijk helder zijn gaat niet alleen over hoe je mails schrijft, maar ook over hoe je omgaat met de mails die je krijgt.

    1. Maak alleen gebruik van ‘allen beantwoorden’ als het relevant is dat alle geadresseerden van de mail op de hoogte zijn van je reactie

    Zet de vraagsteller in het aan-veld en de andere ontvangers in cc.

    • Als een zieke collega jou en je teamgenoten in een mail vraagt wie hem kan vervangen op een vergadering, is het handig om je antwoord ook naar je teamgenoten te sturen.
    • Als de organisator van een teambuilding in een mail vraagt of je vlees, vis of vegetarisch wilt eten, is het niet nodig je antwoord naar al je andere collega’s te sturen.

    2. Laat de persoon die je gemaild heeft weten wanneer hij een antwoord mag verwachten als je denkt dat je antwoord lang zal uitblijven

    Soms kun je een vraag niet meteen beantwoorden, bijvoorbeeld omdat je andere prioriteiten hebt of omdat het antwoord flink wat voorbereidingswerk vergt. Je kunt dat beter even laten weten aan de persoon die contact met je opgenomen heeft. Dan weet die dat je vraag is aangekomen en dat hij wel degelijk een antwoord op zijn vraag zal krijgen. Hij kan anders denken dat je zijn vraag negeert, terwijl je er achter de schermen wel al heel wat werk voor verzet hebt of er in de nabije toekomst bewust tijd voor vrijmaakt.

    3. Stuur altijd een antwoord op een vraag, ook als je er niet op kunt of wilt ingaan

    Nee zeggen is niet altijd gemakkelijk, maar het is beter dan een mail helemaal negeren. Beargumenteer bij voorkeur kort en eerlijk waarom je nee zegt en stel eventueel een alternatieve oplossing voor. Zo hou je een negatieve boodschap toch constructief.

    4. Stel een afwezigheidsboodschap in als je een of meer dagen afwezig bent

    Terwijl jouw stressniveau daalt als je met vakantie bent, kan dat van iemand anders pieken omdat hij op een antwoord wacht en niet het flauwste vermoeden heeft dat jij vakantie hebt. Stel dus altijd een afwezigheidsboodschap in als je niet aan het werk bent.

    Vermeld in die boodschap wanneer je weer aan het werk gaat en met welke collega mensen contact kunnen opnemen als ze een vraag hebben.