1. De brief of mail heeft een duidelijke kernboodschap

Om te bepalen wat de kernboodschap van een brief of mail is, moet je goed nadenken over wat je precies wilt bereiken met je tekst. Welke effecten bij je doelgroep streef je na? Die effecten kunnen betrekking hebben op de kennis, de vaardigheden, de houding en het gedrag van de doelgroep. Ga voor jezelf na wat de lezers na het lezen van de brief moeten:

• weten (kennis)
• kunnen (vaardigheden)
• vinden (houding)
• willen doen (gedrag).

Als je goed weet wat het doel van je brief of mail is, is het gemakkelijker om een duidelijke kernboodschap te formuleren. Je kunt dan ook gemakkelijker bepalen welke informatie je nodig hebt om je tekstdoel te bereiken, en welke informatie overbodig is.

Een brief of mail die louter informatief is en geen verzoek voor de lezers inhoudt, heeft als tekstdoel dat de lezers op de hoogte zijn van iets. De kernboodschap bestaat dan uit de belangrijkste informatie die de lezers moeten kennen.

Voorbeeld van een informatieve brief:

voorbeeld	tekstdoel	mogelijke kernboodschap
brief over de toekenning van een subsidie	Lezers weten dat ze een subsidie krijgen, hoeveel de subsidie bedraagt en wanneer ze de subsidie krijgen (kennis).	U krijgt een subsidie van 850 euro voor de bescherming van nesten en jongen van broedvogels op uw landbouwperceel. De subsidie wordt uiterlijk op 30 september 2021 overgeschreven op uw rekening.

Een brief of mail die een verzoek voor de lezers bevat, heeft als belangrijkste tekstdoel dat de lezers geneigd zijn om iets te doen. Het gewenste gedrag is de kernboodschap van zulke brieven of mails. Vaak hebben ze nog andere tekstdoelen. Om lezers aan te sporen een bepaald gedrag te stellen, kan het noodzakelijk zijn dat ze bepaalde dingen weten, dat ze in staat zijn om het gedrag te stellen, of dat ze een bepaalde overtuiging hebben. Ook die zaken moeten dus aan bod komen in brieven of mails met een verzoek, maar ze vormen niet de kernboodschap.

Voorbeelden van mails met een verzoek:

voorbeeld	tekstdoelen	mogelijke kernboodschap
uitnodigingsmail voor griepvaccinatie	Lezers weten dat ze zich op het werk gratis kunnen laten vaccineren tegen griep (kennis), zijn overtuigd van het belang van de griepvaccinatie (houding) en zijn geneigd om zich in te schrijven (gedrag).	Schrijf je in voor de griepvaccinatie via de onderstaande link.
mail over de digitale aanvraag van een vergunning	Lezers weten dat ze de vergunning digitaal kunnen aanvragen (kennis), zijn in staat om de vergunning digitaal aan te vragen (vaardigheden), zijn overtuigd van de meerwaarde ervan (houding) en zijn geneigd om een digitale aanvraag in te dienen (gedrag).	Vanaf 1 april 2021 kunt u een jachtverlof aanvragen voor het jachtseizoen 2021-2022. Dat kan eenvoudig via het e-loket van het Agentschap voor Natuur en Bos.

2. De kernboodschap is kort en krachtig

De kernboodschap van een brief of mail moet kort en krachtig zijn. Maak omslachtige formuleringen korter door overbodige woorden te schrappen.

liever niet	maar wel
Nadat we uw aanvraag grondig onderzocht hebben, hebben we het genoegen u mee te delen dat we een positief gevolg kunnen geven aan uw aanvraag van een omgevingsvergunning voor de bouw van uw woning.	Uw aanvraag van een omgevingsvergunning is goedgekeurd.

Probeer het aantal kernboodschappen zo veel mogelijk te beperken. Als je toch meer dan één kernboodschap hebt, begin je met de kernboodschap die de grootste impact op de doelgroep heeft. Overweeg om twee aparte brieven of mails te sturen als je veel kernboodschappen of uiteenlopende kernboodschappen wilt overbrengen.

3. De kernboodschap staat vooraan

Er zijn weinig lezers die een zakelijke brief of mail van a tot z doornemen. Speel daarom op zeker en plaats je kernboodschap in de eerste of tweede alinea. Dan hebben de lezers die informatie in elk geval mee. Ze zullen ook sneller inzien dat de tekst relevant is voor hen, en dus meer geneigd zijn om verder te lezen. Die schrijftechniek wordt de omgekeerde piramide genoemd.

Voorbeelden:

Beste medewerker,   In oktober start de jaarlijkse griepvaccinatie. Schrijf je in voor de griepvaccinatie via de onderstaande link.

Beste collega, Elk jaar krijgen de kinderen van de personeelsleden van de Vlaamse overheid een cadeau van de sint. Je hoeft nu niets te doen om een sintcadeau te krijgen. Rond half september krijg je voor elk kind dat geboren is in de periode van 7 december 2008 tot en met 6 december 2021 een mail van PlusPas. Bij die mail zit een PlusPas-voucher met een unieke code. Daarmee kun je op [link] tot en met 6 december 2021 een cadeaubon kiezen.

Begin je brief of mail niet met een lange uitweiding over de voorgeschiedenis of over de reden waarom de lezers iets moeten doen. Beperk het aantal inleidende zinnen. Kom zo snel mogelijk tot de kern van de zaak.

liever niet

maar wel

Op 6 maart hebt u uw dossier voor de aanvraag van een omgevingsvergunning ingediend. Omdat er stukken ontbraken, hebben we u gevraagd om uw dossier te vervolledigen. Nadat u de ontbrekende stukken bezorgd had op 2 april, begon de periode te lopen waarin bezwaarschriften kunnen worden ingediend. Op 2 mei waren er geen bezwaarschriften ingediend. Na grondig onderzoek van uw dossier heeft het college van burgemeester op 25 juli beslist om uw aanvraag goed te keuren.

U hebt een aanvraag voor een omgevingsvergunning ingediend. Het college van burgemeester en schepenen heeft uw aanvraag goedgekeurd op 25 juli.