chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Formulering van een brief of mail

    Pas de volgende criteria toe voor de formulering van een brief of mail:

    • De brief of mail bevat geen formele en zwaarwichtige woorden.
    • De brief of mail bevat zo weinig mogelijk moeilijke woorden.
    • De brief of mail bevat zo weinig mogelijk afkortingen.
    • De zinnen zijn kort en eenvoudig geformuleerd.
    • De brief of mail is positief of neutraal geformuleerd.

    14. De brief of mail bevat geen formele en zwaarwichtige woorden

    Gebruik gewonemensentaal. Dat is de taal die je in alledaagse spreeksituaties gebruikt. Vermijd formele en zwaarwichtige woorden. Die vergroten de afstand tot de lezer en maken de boodschap minder helder. Gebruik een schrijfstijl die dicht bij gesproken taal aanleunt, zonder dure woorden.

    Voorbeelden:

    liever niet maar wel
    aangaande over
    aanvangen beginnen
    achten vinden
    alsmede, alsook en, en ook, samen met
    bekomen krijgen, verkrijgen, ontvangen
    betreffende over
    bij dezen hierbij
    derhalve dus
    dienen te moeten, verplicht zijn
    enkel alleen
    eveneens ook
    gelieve wilt u, kunt u
    indien, ingeval, mits als
    inzake over
    met het oog op voor
    reeds al
    schrijven (een) brief
    slechts alleen maar
    steeds altijd
    te (te Brussel) in (in Brussel)
    te allen tijde op elk moment, altijd
    teneinde om
    tevens ook, bovendien
    trachten proberen
    vermits omdat, want
    verzoeken vragen
    wensen willen
    werkzaam zijn te, woonachtig zijn te werken in, wonen in

    Gebruik consequent hetzelfde woord als je hetzelfde bedoelt. Synoniemen kunnen verwarrend zijn. Kies het woord dat het meest aansluit bij gewonemensentaal.

    eelden:

    liever niet maar wel
    Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarsalaris van het voorgaande jaar. We hebben uw bezoldigingsgegevens nodig om uw dossier verder af te handelen. Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarloon van het voorgaande jaar. We hebben uw loongegevens nodig om uw dossier verder af te handelen.

    15. De brief of mail bevat zo weinig mogelijk moeilijke woorden

    Vermijd moeilijke woorden en vaktermen die in het alledaagse taalgebruik niet voorkomen.

    Gebruik het volgende stappenplan om na te gaan hoe je vaktermen kunt vermijden of verduidelijken:

    1. Bekijk de brief of mail door de ogen van de lezers en vraag je af of er vaktermen in staan waarmee ze mogelijk niet vertrouwd zijn. Denk niet te vlug dat de lezers de vaktermen wel zullen kennen of begrijpen.
    2. Stel je bij elke vakterm de vraag of die echt nodig is. Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder de vakterm vaag of omslachtig zou worden. Vaak kun je een vakterm vervangen door een meer ingeburgerd synoniem of door een omschrijving.
    3. Als het nodig is om een vakterm te gebruiken, bijvoorbeeld omwille van de rechtsgeldigheid of omdat je met de vakterm iets kernachtig kunt uitdrukken, licht je de vakterm toe. Definieer de term in de tekst of geef voorbeelden die de term illustreren.

    Wees zuinig met Engelse woorden waarvoor er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis en gevoelswaarde bestaat, zoals meeting voor vergadering, skills in plaats van vaardigheden. Mogelijk is je doelgroep niet vertrouwd met die Engelse woorden. In de volgende gevallen kun je Engelse woorden wel gebruiken:

    • Er bestaat geen goed Nederlands alternatief, bijvoorbeeld privacy, of het Nederlandse alternatief is niet ingeburgerd, zoals webstek voor website.
    • In communicatie met vakgenoten kunnen Engelse woorden die gebruikelijk zijn in je vakgebied, handig zijn, bijvoorbeeld backoffice.
    • Als je doelgroep uit veel anderstaligen bestaat, zijn leenwoorden die in veel vreemde talen voorkomen, mogelijk duidelijker dan het Nederlandse woord, bijvoorbeeld infectie in plaats van besmetting, conclusie in plaats van besluit.

    Wees voorzichtig met figuurlijk taalgebruik. Vaak sta je er niet bij stil dat figuurlijk gebruikte woorden ook letterlijk gelezen kunnen worden. Bij lezers die laaggeletterd zijn of Nederlands niet als moedertaal hebben, kan dat tot een verkeerd begrip leiden. Bekijk je brief of mail kritisch en vervang formuleringen die letterlijk opgevat kunnen worden door eenvoudigere alternatieven.

    liever niet maar wel
    We kunnen erin komen dat u het een groot werk vindt om uw belastingaangifte in te vullen. We begrijpen dat u het een groot werk vindt om uw belastingaangifte in te vullen.
    Stuur ons een mail als je achter onze ideeën staat en actief wilt meewerken aan het project. Stuur ons een mail als je akkoord gaat met onze ideeën en actief wilt meewerken aan het project.
    Zoek uw cadeaubon uiterlijk op 30 november uit. Zo misloopt u het sintcadeau voor uw kinderen niet. Bestel uw cadeaubon uiterlijk op 30 november. Zo krijgt u het sintcadeau voor uw kinderen op tijd.

    16. De brief of mail bevat zo weinig mogelijk afkortingen

    Wees voorzichtig met figuurlijk taalgebruik. Vaak sta je er niet bij stil dat figuurlijk gebruikte woorden ook letterlijk gelezen kunnen worden. Bij lezers die laaggeletterd zijn of Nederlands niet als moedertaal hebben, kan dat tot een verkeerd begrip leiden. Bekijk je brief of mail kritisch en vervang formuleringen die letterlijk opgevat kunnen worden door eenvoudigere alternatieven.

    Gebruik afkortingen alleen als die echt nodig zijn. Schrijf redactionele afkortingen (bijvoorbeeld d.w.z., i.p.v., o.a., mevr., mvg, asap of z.s.m.) zo veel mogelijk voluit. Introduceer afkortingen samen met de benaming voluit, tenzij het om algemeen bekende afkortingen gaat.

    Voorbeelden:

    Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) aanvaardt uw aanvraag van een terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen (tbsvp). U voldoet aan de voorwaarden. De tbsvp eindigt altijd op uw vroegst mogelijke pensioendatum.
    Controleer je persoonlijke onlinedossier bij de VDAB. Je vindt dat in de rubriek Mijn loopbaan op de website.

    Gebruik de afkortingenlijst van de Vlaamse overheid voor de schrijfwijze van afkortingen die gangbaar zijn bij de Vlaamse overheid en in de ruimere context van de Vlaamse overheid voorkomen. Je vindt in die lijst ook alle benamingen voluit voor die afkortingen.

    17. De zinnen zijn kort en eenvoudig geformuleerd

    Maak omslachtige formuleringen korter door overbodige woorden te schrappen. Wees duidelijk en to the point.

    liever niet maar wel
    Mogen we u eraan herinneren dat het erg belangrijk is dat u dit aanvraagformulier uiterlijk op 31 augustus volledig ingevuld terugstuurt. Stuur deze aanvraag uiterlijk op 31 augustus terug.
    Deze premie geldt voor landbouwbedrijven, gelegen in het Vlaamse Gewest. Deze premie geldt voor landbouwbedrijven in het Vlaamse Gewest.

    Maak lange, complexe zinnen eenvoudiger door woorden te schrappen of door de zinnen op te knippen tot kortere zinnen.

    liever niet maar wel
    In antwoord op uw schrijven van 20 juli 2020, waarbij u de kwijtschelding of vermindering vraagt van de administratieve geldboete van 250 euro, opgelegd op 1 juli 2020 wegens het niet indienen van de Mestbankaangifte productiejaar 2019, kan ik u melden dat de boete niet verminderd of kwijtgescholden wordt, maar behouden blijft. We hebben uw bezwaar grondig onderzocht. Op basis van de elementen in uw bezwaar kan de boete niet verminderd of kwijtgescholden worden. De boete blijft dus behouden.
    Organisaties die conform de voorwaarden in aanmerking komen voor financiële ondersteuning, kunnen de subsidies online aanvragen tot eind dit jaar. Voldoet uw organisatie aan de subsidievoorwaarden? Dan kunt u de subsidie nog tot eind 2021 online aanvragen.
    Intussen bereiden we je indiensttreding voor en bezorgen we je selectiedossier aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie bij het Agentschap Overheidspersoneel, gevestigd in het Herman Teirlinckgebouw in Brussel. Zij vragen de nodige documenten op om je personeelsdossier in orde te brengen en nodigen je uit voor een kennismakingsgesprek op Vlaams overheidsniveau. We bezorgen je selectiedossier aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) van het Agentschap Overheidspersoneel. Een medewerker van het DCPA zal je nog enkele documenten vragen om je personeelsdossier te vervolledigen. Je krijgt ook een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek in het Herman Teirlinckgebouw in Brussel.

    18. De brief of mail is positief of neutraal geformuleerd

    Vermijd formuleringen met veel ontkenningen. Formuleringen met veel negatieve woorden als niet, geen, nooit en naamwoorden die beginnen met on- of niet-, zijn moeilijker te begrijpen. Positieve formuleringen zijn gemakkelijker en komen ook vriendelijker over.

    liever niet maar wel
    De aanvragen ingediend na het einde van het jaar zullen pas na 21 maart behandeld worden. Als u uw aanvraag uiterlijk op 31 december indient, zullen we die vóór 21 maart behandelen.
    Aanvraagdossiers die niet volledig zijn, worden niet in aanmerking genomen. Zorg ervoor dat uw aanvraagdossier volledig is. Dan onderzoeken we uw aanvraag.