Teksten heerlijk helder maken houdt ook in dat je inspeelt op het gedrag van je lezers. Daarvoor kun je technieken uit de gedragswetenschappen toepassen. Je biedt je lezers dan niet alleen een heldere mail of brief met een duidelijke boodschap, maar je probeert ook het gedrag van je lezers te sturen, zodat ze de gewenste actie ondernemen.

Team Taaladvies en het voormalige team Gedragsinzichten van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken hebben een checklist voor brieven en mails samengesteld. Daarmee zie je in een oogopslag wat je kunt doen om de impact van je mail of brief te verhogen.

De checklist zoomt in op vijf belangrijke gedragsfactoren.

Lezers worden overspoeld met boodschappen en informatieprikkels. Je moet er dus in de eerste plaats voor zorgen dat ze aandacht besteden aan je mail of brief. Dat kun je doen door hen persoonlijk aan te spreken en de informatie toe te spitsen op hun specifieke situatie. Daardoor krijgen lezers het gevoel dat de informatie belangrijk is voor hen persoonlijk.

Als je eenmaal de aandacht van je lezers hebt, is het belangrijk hen te motiveren om het gewenste gedrag te vertonen. Focus daarbij op de voordelen die het gewenste gedrag voor de lezers heeft. Je kunt ook een sociale norm vermelden. Als lezers bijvoorbeeld vernemen dat de meeste burgers hun belastingen op tijd betalen, is de kans groot dat ze niet willen achterblijven.

Vervelende taken stellen we graag uit. Maak het je lezers daarom zo gemakkelijk mogelijk. Maak aan het begin van de mail of brief meteen duidelijk wat je van je lezers verwacht. Formuleer je verwachtingen zo concreet mogelijk. Gebruik eventueel een stappenplan of checklist. Zo hoeven je lezers niet zelf alle stappen op een rijtje te zetten.

Geef ook een duidelijke deadline. Je lezers zullen sneller in actie schieten als ze weten dat ze niet onbeperkt tijd hebben.

De kans bestaat dat je lezers weerstand voelen tegen de actie die je van hen vraagt. Door de mogelijke weerstand expliciet te vermelden, voelen je lezers dat je met hen begaan bent en dat je je in hun situatie inleeft. Probeer de weerstand of toch enkele elementen ervan te weerleggen.

Je kunt ook inspelen op weerstand door een verzoek zo klein mogelijk te maken of door je lezers in zekere mate keuzevrijheid te geven. Zo kun je hen bijvoorbeeld laten kiezen op welke manier ze willen betalen, hoe ze informatie kunnen bezorgen of hoe ze zich kunnen inschrijven.

Hoe makkelijker je lezers de informatie in je mail of brief kunnen verwerken, hoe positiever ze ten opzichte van de boodschap staan. Een overzichtelijke lay-out is heel belangrijk, net als een heldere taal. Met kaders, kleurgebruik of vetgedrukte kopjes kun je de belangrijkste informatie in het oog laten springen. Gebruik ook gewonemensentaal en zorg voor een neutrale of positieve toon.