Toen de coronacrisis half maart uitbrak, werd het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO) in snel tempo uitgebreid. Marlies Stubbe, beleidsmedewerker Horizontaal Integratiebeleid, vertelt hoe ze haar expertise inzet voor toegankelijke en begrijpbare communicatie over de coronamaatregelen.

Wat is jouw rol bij het CCVO tijdens de coronacrisis?

Marlies: ‘Aanvankelijk maakte ik deel uit van een team van experten dat beleidsvragen moet coördineren. Vrij snel kwam er bij het Nationaal Crisiscentrum een melding binnen van een centrum voor basiseducatie. Het centrum gaf aan dat de communicatie over de coronamaatregelen absoluut niet geschikt was voor laaggeletterden en anderstaligen. Vanwege mijn expertise is die vraag bij mij terechtgekomen in het CCVO. Ik heb toen de partners uit mijn netwerk aangesproken: het Vlaams Agentschap Integratie en Inburgering, de stedelijke agentschappen atlas integratie & inburgering Antwerpen en IN-Gent, en Wablieft. Op die manier kwam ik in het communicatieteam van het CCVO terecht.’

Hoe ben je te werk gegaan?

Marlies: ‘Toen ik de melding van het centrum voor basiseducatie doorgaf aan de partners met de vraag wie welke taak kon opnemen, bleek dat ze zelf al aan de slag waren gegaan, maar dat niet alle informatie gecheckt werd door het Nationaal Crisiscentrum. Er deden ook veel informele vertalingen de ronde van bijvoorbeeld niet-gouvernementele organisaties. We hebben dan een afsprakenkader ontwikkeld om de coronacommunicatie gecoördineerd aan te pakken. Zo is er een fijn samenwerkingsverband ontstaan met erg geëngageerde partners. Op die manier konden we als overheid dé referentie blijven voor betrouwbare informatie, ook in eenvoudig Nederlands en in andere talen.’

‘We hebben ad hoc een rolverdeling gemaakt. De informatie van het Nationaal Crisiscentrum zetten we eerst om in duidelijk Nederlands. Zo zijn ook de vertalingen heerlijk helder. De vertalingen worden gemaakt door freelancers die voor de agentschappen Integratie en Inburgering werken, bij de dienstverlening sociaal tolken en vertalen. Het Nationaal Crisiscentrum werkt ook samen met tolk- en vertaaldiensten uit Wallonië en Brussel. Het communicatiemateriaal wordt gedeeld. Op die manier kunnen we vertalingen in meer dan dertig talen aanbieden. Daarnaast maakt Wablieft versies in heel eenvoudig Nederlands, ondersteund met gepaste beeldtaal.’

Wanneer stellen jullie informatie over de maatregelen ter beschikking?

Marlies: ‘We wachten telkens op een opdracht van het Nationaal Crisiscentrum. De maatregelen zijn altijd gekoppeld aan data en er zijn heel veel voorwaarden aan verbonden. We hebben daarom telkens alleen de maatregelen die van kracht zijn, in eenvoudige taal omgezet en vertaald, en niet alle mogelijke veranderingen. Sinds enkele weken komt er ook steeds meer communicatie vanuit de Vlaamse beleidsdomeinen. Ook die communicatie pakken we gecoördineerd aan.’

Waar streven jullie naar?

Marlies: ‘We streven ernaar dat er zo veel mogelijk gestandaardiseerde versies van vertalingen zijn, en dat er voldoende informatie beschikbaar is voor laaggeletterden en anderstaligen. Een mooi voorbeeld is de folder over contactopsporing. Wablieft heeft die in eenvoudig Nederlands omgezet en met beeldmateriaal ondersteund.’

‘We willen er ook voor zorgen dat professionals en intermediairen de weg vinden naar correct en begrijpbaar informatiemateriaal. Daarom hebben we voor hen een overzicht van de beschikbare informatie in eenvoudig Nederlands en in andere talen gebundeld op een website. De herschreven en vertaalde teksten van corona-informatie zijn het resultaat van een samenwerkingsverband tussen heel wat partners: het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid, het Nationaal Crisiscentrum (NCNN), de sociale tolk- en vertaaldiensten van het Vlaams Agentschap Integratie en Inburgering, atlas integratie & inburgering Antwerpen, IN-Gent, SetisWallon en SetisBruxelles.'

'De professionals en intermediairen kunnen de herschreven en vertaalde teksten gebruiken als ondersteuning van hun rechtstreekse communicatie. Een herschreven tekst of een vertaling vervangt geen gesprek. Laaggeletterden en anderstaligen informeren zich doorgaans niet via websites van overheden. Een laagdrempelige communicatiestrategie blijft dus noodzakelijk. Daar is meer voor nodig dan alleen herschreven en vertaald communicatiemateriaal.’

Welke moeilijkheden heb je ondervonden?

Marlies: ‘De maatregelen veranderden snel en soms werden ze gecommuniceerd nog voor ze bevestigd waren. Bovendien neemt de Veiligheidsraad genuanceerde maatregelen. Dat is uit communicatieperspectief niet zo gemakkelijk. We hebben ervoor gezorgd dat de vereenvoudigde en vertaalde communicatie van de Vlaamse en de federale overheid en van Wallonië en Brussel op dezelfde documenten gebaseerd is. Het is heel belangrijk dat informatie van de overheid correct is. Zo blijven we betrouwbaar.’

‘Het was voor de overheden niet evident om bij elke nieuwe maatregel alle doelgroepen te bereiken. Zo zijn er mensen die door verkeerde informatie maandenlang niet naar buiten zijn geweest. Ze hadden schrik, ze informeerden zich via onbetrouwbare kanalen of via de kanalen van hun land van herkomst, waar in een aantal gevallen een striktere lockdown was. Daarom wil ik de overheden oproepen om nog meer na te denken over hoe ze alle mensen kunnen bereiken. Het heeft geen zin om compenserende of sociale maatregelen te nemen als mensen er niet van op de hoogte zijn. Je moet maatregelen altijd ondersteunen met een laagdrempelige, toegankelijke communicatie. Anders zijn al je inspanningen eigenlijk voor niets.’

Myranda Emmerechts en Kris De Busscher (Agentschap Integratie en Inburgering), Sara Jaminé (Vocvo vzw), Heleen Van Opstal en Sandy Reinenbergh (atlas), Heidi Savels (IN-Gent), Joke Verbeek en Lien Vermeire (NCCN), Marlies Stubbe (CCVO)

Wat geeft je het meest voldoening?

Marlies: ‘Ik vind het prachtig dat er een aantal samenwerkingsverbanden zijn ontstaan waarin er ongelooflijk goed is samengewerkt, en dat allemaal tijdens videoconferenties met mensen die elkaar vooraf soms niet kenden. Een grote dankjewel en een dikke pluim voor alle partners!’

‘Ik ben ook heel opgetogen over de rubriek Toegankelijk communiceren op de website die de collega’s van atlas integratie & inburgering Antwerpen hebben gemaakt. Op die webpagina wordt heel veel expertise over toegankelijk communiceren gebundeld. De website gaat niet alleen over duidelijke taal, maar behandelt ook verwante thema’s, zoals laaggeletterdheid, meertaligheid en beeldvorming. Als je een divers publiek wilt bereiken, is het belangrijk dat dat publiek zich in de communicatie herkent.’