Structuur en lay-out van een brief of mail

Pas de volgende criteria toe voor de structuur en lay-out van een brief of mail:

De brief of mail heeft een duidelijke onderwerpregel.
De brief of mail is ingedeeld in korte alinea's.
Er worden tussenkopjes gebruikt.
Opsommingen worden weergegeven met opsommingstekens.
De kernboodschap wordt ondersteund met markeringen of afbeeldingen.

9. De brief of mail heeft een duidelijke onderwerpregel

Geef in de onderwerpregel van je brief of mail duidelijk aan wat je kernboodschap of je hoofddoel is. Mijd vage en nietszeggende onderwerpen.

liever niet	maar wel
rentesubsidie	bevestiging van uw aanvraag van een rentesubsidie
aanvraag	aanvraag van jachtverlof 2021-2022

Schrap overbodige woorden zodat het onderwerp kort blijft.

liever niet	maar wel
boete voor het opstellen van een energieprestatiecertificaat voor bestaande gebouwen dat niet overeenstemt met de werkelijkheid, met toepassing van artikel 13.1.5 van het Energiedecreet van 8 mei 2009 en artikel 11.2.2, eerste lid, van het Energiebesluit van 19 november 2010	boete voor foutieve gegevens op een energieprestatiecertificaat
uw aanvraag van een omgevingsvergunning met betrekking tot de woning gelegen in Kerkstraat 5, 3500 Hasselt	uw aanvraag van een omgevingsvergunning

10. De brief of mail is ingedeeld in korte alinea's

Maak geen brief of mail met één lap tekst, maar zet bij elkaar wat bij elkaar hoort. Groepeer de stukken informatie in duidelijke deelonderwerpen die aansluiten bij de kernboodschap. Behandel de deelonderwerpen in de brief of mail in een volgorde die logisch is vanuit de beleving van de lezer.

Neem elk deelonderwerp op in een aparte alinea. Splits lange alinea’s op in kortere zodat ze uitnodigen tot lezen. Zet tussen twee alinea's telkens een witregel.

11. De brief of mail heeft tussenkopjes

Maak je brief of mail visueel scanbaar door vetgedrukte tussenkopjes te gebruiken. Zet die tussenkopjes in een volgorde die aansluit bij het doel van de boodschap. De lezers zien dan in een oogopslag welke informatie de brief of mail bevat.

Formuleer die tussenkopjes bij voorkeur als vragen. Zo krijgen de lezers meteen een antwoord op de belangrijkste vragen die bij hen opkomen. Bijvoorbeeld:

Waarom krijgt u deze brief?
Waarop is de beslissing gebaseerd?
Wat moet u nu doen?
Hoe gaat het verder?
Bij wie kunt u terecht voor meer informatie?

liever niet

maar wel

Als (voormalig) personeelslid binnen de diensten van de Vlaamse overheid ben je aangesloten op het aanvullend pensioenstelsel van de openbare sector.

Het Vlaams aanvullend pensioen werkt als een pensioenspaarrekening waarop bijdragen worden gestort. Je kunt, zodra je op wettelijk pensioen bent, het gespaarde pensioenkapitaal, inclusief het behaalde financiële rendement, in één keer opvragen.

Bij deze brief vind je je pensioenfiche met informatie over je gespaarde pensioenkapitaal. De bedragen nemen, zolang je blijft werken bij de diensten van de Vlaamse overheid, verder toe met enerzijds het behaalde financiële rendement en anderzijds bijdragen.

Je pensioenfiche ontvang je zonder tegenbericht vanaf nu digitaal. Ontvang je liever de papieren versie per post? Reageer dan via een van de volgende kanalen:

Sms xxx naar het nummer xxx.
Scan de QR-code met je telefoon.
Stuur de bijgevoegde antwoordkaart terug.

Lees meer:

Op pensioensocialesector.org vind je informatie over het Pensioenfonds van de Vlaamse Non-Profit/Social Profit.
Op mybenefit.be kun je je persoonlijke dossier raadplegen en het brutopensioenkapitaal dat je mag verwachten, berekenen.

Je bent aangesloten bij het aanvullend pensioenstelsel van de openbare sector. Bij deze brief vind je je pensioenfiche. Die geeft informatie over het pensioenkapitaal dat je gespaard hebt als personeelslid of oud-personeelslid bij de diensten van de Vlaamse overheid.

Wat moet je doen?
Als je ons niets laat weten, ontvang je je pensioenfiche vanaf nu digitaal. Ontvang je liever de papieren versie per post? Reageer dan op een van de volgende manieren:

Sms xxx naar het nummer xxx.
Stuur de bijgevoegde antwoordkaart terug.
Scan de onderstaande QR-code met je telefoon.

Wat is het Vlaams aanvullend pensioen?
Het Vlaams aanvullend pensioen werkt als een pensioenspaarrekening waarop bijdragen worden gestort. Zolang je blijft werken bij de diensten van de Vlaamse overheid, nemen de bedragen verder toe met de bijdragen en de behaalde financiële opbrengst. Als je met wettelijk pensioen gaat, kun je het gespaarde kapitaal in één keer opvragen, samen met de behaalde financiële opbrengst.

Waar vind je meer informatie?

Op pensioensocialesector.org vind je informatie over het Pensioenfonds van de Vlaamse Non-Profit/Social Profit.
Op mybenefit.be kun je je persoonlijke dossier raadplegen. Je kunt er ook berekenen hoeveel het brutopensioenkapitaal bedraagt dat je mag verwachten.

12. Opsommingen worden weergegeven met opsommingstekens

Een brief of mail bevat vaak informatie die je op een rijtje kunt zetten. Gebruik dan een opsomming met opsommingstekens om de informatie overzichtelijk te presenteren.

liever niet

maar wel

Vergeet niet om ten minste 9 maanden vóór uw vroegst mogelijke pensioendatum uw pensioen bij de Federale Pensioendienst aan te vragen. Het aanvraagformulier vindt u terug via [link]. Kunt u ook één exemplaar van bijgevoegd cumulatieformulier invullen en terugsturen? U moet ons van elke wijziging op het vlak van uw inkomsten op de hoogte brengen. U kunt nog bijkomende exemplaren downloaden van onze formulierenwebsite: [link].

U moet de volgende acties ondernemen:

Vraag uw pensioen aan bij de Federale Pensioendienst. Doe dat ten minste 9 maanden voor uw vroegst mogelijke pensioendatum. U vindt het aanvraagformulier op [link].
Vul het bijgevoegde cumulatieformulier in. Bezorg het terug op het bovenstaande adres.
Vul een nieuw cumulatieformulier in als uw inkomsten veranderen. U kunt nog extra exemplaren downloaden van onze formulierenwebsite: [link].

Wat kunt u nu doen?
Verantwoord uw afwezigheid tijdens het controlebezoek. Was u om medische redenen bij uw behandelende arts of in uw apotheek, stuur dan een bewijs waaruit het tijdstip van uw bezoek blijkt. Dat kan bijvoorbeeld een bevestiging van uw doktersafspraak of een kassabon zijn. Mail dat document naar xxx of stuur het op met de post naar het in het briefhoofd vermelde adres. Vermeld in het onderwerp: ‘motivering afwezigheid’, uw naam en uw stamboeknummer.

Wat kunt u nu doen?
Toon aan dat u tijdens het controlebezoek om een geldige reden afwezig was:

Verzamel een of meer bewijsstukken waaruit blijkt dat u om medische redenen afwezig was. Bijvoorbeeld de bevestiging van uw afspraak bij de dokter of een kassabon van uw apotheek.
Mail dat ingescande document naar xxx. U kunt het ook met de post opsturen naar het adres dat bovenaan op deze brief staat.
Vermeld als onderwerp in uw mail of brief: ‘motivering afwezigheid’, uw voor- en achternaam en uw stamboeknummer.

13. De kernboodschap wordt ondersteund met markeringen of afbeeldingen

Zet de tussenkopjes vet. Markeer daarnaast andere belangrijke informatie met vet, een kleur of een kader. De kernboodschap springt dan in het oog en blijft beter hangen bij de lezers.

liever niet

maar wel

Vanaf 1 maart wordt de nieuwe blauwe zak voor alle plastic verpakkingen ingevoerd. Tot 1 mei is er een overgangsperiode. Tot dan kunt u plastic verpakkingen zowel in de roze als in de pmd-zak verzamelen. Na 1 mei mag u de roze zakken niet meer gebruiken. Als u nog ongebruikte rollen van roze zakken hebt, kunt u die inleveren in uw containerpark. U krijgt die rollen terugbetaald. De oude blauwe pmd-zakken mag u verder opgebruiken om alle plastic verpakkingen in te verzamelen.

Vanaf 1 maart wordt de nieuwe blauwe zak voor alle plastic verpakkingen ingevoerd. Tot 1 mei is er een overgangsperiode. Tot dan kunt u plastic verpakkingen zowel in de roze als in de pmd-zak verzamelen.

Na 1 mei mag u de roze zakken niet meer gebruiken. Als u nog ongebruikte rollen van roze zakken hebt, kunt u die inleveren in uw containerpark. U krijgt die rollen terugbetaald.

De oude blauwe pmd-zakken mag u verder opgebruiken om alle plastic verpakkingen in te verzamelen.

Hou bij markeringen rekening met de volgende aandachtspunten:

Markeer alleen de kern van de boodschap en overdrijf niet. Zo zijn de markeringen functioneel. Als je te veel zaken markeert, schiet de markering haar doel voorbij.
Gebruik liever geen onderstrepingen. Die maken de bladspiegel onrustig. In mails kunnen onderstreepte woorden verward worden met links.
Zet belangrijke zaken niet volledig in hoofdletters. Tekst in hoofdletters is minder goed leesbaar en kan schreeuwerig en onbeleefd overkomen.
Gebruik niet te veel kleuren. Dat oogt niet professioneel.

Voorbeeld:

In de uitnodiging voor de coronavaccinatie is de belangrijkste informatie de plaats en het tijdstip van de eerste en tweede vaccinatie. Die informatie staat vooraan en wordt gemarkeerd met twee groene kadertjes die in het oog springen.

Je kunt in de brief of mail ook iconen, foto’s of afbeeldingen opnemen. Kies beeldmateriaal dat je kernboodschap op een duidelijke en aantrekkelijke manier uitdrukt of ondersteunt. In de kennisbank beeldtaal van de Nederlandse community Gebruiker Centraal vind je de principes en richtlijnen om beeldbrieven op te maken en te testen.