chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Structuur van mails

    We krijgen met z’n allen dagelijks een massa mails te verwerken. Om al die mails de baas te blijven, moeten ontvangers van mails snel een inschatting kunnen maken bij elke mail: waarover gaat dit, wat moet ik doen, en moet ik dit met voorrang behandelen of niet? Goed gestructureerde mails nemen de lezers bij de hand en helpen hen daarbij.

    1. Kies een duidelijke en concrete onderwerpsregel

    Maak met de onderwerpsregel duidelijk waarover de mail precies gaat. Vind je onderwerpen als vraagje, vergadering of reservatie duidelijk genoeg? Misschien zijn ze dat wel voor jou, maar voor de lezer zijn ze te vaag.

    liever niet maar wel
    Onderwerp: Vraag

    Onderwerp: Vraag over agenda werkgroep R&D 18.06

    Onderwerp: Feedback

    Onderwerp: Feedback op projectvoorstel ABC

    Onderwerp: Offerte

    Onderwerp: Aanvraag offerte receptie 07.01.2019

    Onderwerp: Vergaderingen Onderwerp: Voorstel vergaderdata 2019

    Vergeet niet om de onderwerpsregel aan te passen als je een mail doorstuurt of beantwoordt en daarbij het doel van het mailverkeer verandert.

    2. Zet de kern van de boodschap in de eerste alinea

    Val na de begroeting met de deur in huis. Begin je mail niet met een inleidende alinea waarin je bijvoorbeeld uitweidt over de voorgeschiedenis van een probleem, over de reden waarom iets moet gebeuren of over wie ervoor verantwoordelijk is dat jij de lezer (extra) werk bezorgt. Na de kernboodschap kun je wel wat duiding of achtergrondinformatie geven.

    liever niet maar wel

    Onderwerp: Feedback op projectvoorstel

    Beste collega’s,

    Eind vorig jaar bracht Paul de projectoproep van ABC onder onze aandacht. Omdat dat ons een mooie kans leek, besloten we ervoor te gaan. Jullie hebben er jullie schouders onder gezet en de afgelopen maanden een mooi projectvoorstel uitgewerkt, waarvoor dank.

    Gisteren heb ik het projectvoorstel toegelicht op de vergadering van de werkgroep R&D. De werkgroep was lovend, maar wil dat we het projectvoorstel op enkele punten nog bijsturen voor we het indienen.

    Ik geef jullie de details tijdens de teamvergadering morgen.

    Vriendelijke groet,

    Martine

    Onderwerp: Feedback op projectvoorstel

    Beste collega’s,

    Gisteren heb ik het projectvoorstel voor ABC toegelicht op de vergadering van de werkgroep R&D. De werkgroep was lovend, maar wil dat we het projectvoorstel op enkele punten nog bijsturen voor we het indienen.

    Ik geef jullie de details tijdens de teamvergadering morgen.

    Bedankt aan iedereen die zijn schouders onder dit project zet, ook aan Paul voor het initiatief.

    Vriendelijke groet,

    Martine

    3. Maak de mail visueel scanbaar

    Help de lezer op weg door slim gebruik te maken van lay-out:

    • Hou je zinnen en alinea’s kort.
    • Gebruik een witregel tussen de alinea’s.
    • Zet belangrijke zaken eventueel vet, maar zorg ervoor dat de markering functioneel is. Beperk je tot de kern van de boodschap en overdrijf niet. Onderstreep niet: onderstreepte woorden doen aan een link denken. Misschien gaat de lezer er wel op klikken en blijft hij gefrustreerd achter omdat de ‘link’ niet werkt. Zet belangrijke zaken ook niet volledig in hoofdletters. Tekst in hoofdletters is minder goed leesbaar en kan schreeuwerig en onbeleefd overkomen. Ook het gebruik van veel kleuren oogt niet professioneel.

    4. Maak grote hoeveelheden informatie behapbaar

    Soms moet je veel informatie overbrengen. Dan is het moeilijk om een mail kort en bondig te houden. Maar je kunt de informatie wel zo presenteren dat de lezer er zonder al te veel moeite zijn weg in vindt.

    • Is je mail vrij lang? Gebruik dan tussenkopjes om de informatie overzichtelijk te houden.
    • Bevat je mail veel informatie die je kunt opsommen of op een rijtje kunt zetten? Zet de informatie dan in een opsomming met opsommingstekens.
    • Moet je heel veel informatie doorgeven? Verwijs dan naar een bijlage, een webpagina of een gedeeld onlineplatform.
    • Bevat je mail veel verschillende bijlagen? Geef dan kort toelichting bij de inhoud en de functie van elke bijlage.