chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitstelgedrag: zet de brief of mail aan tot actie?

    Pas de volgende criteria toe om de lezers van een brief of mail aan te zetten tot actie:

    • Het gewenste gedrag wordt concreet en duidelijk geformuleerd.
    • De brief of mail bevat een duidelijke deadline.
    • Het gewenste gedrag wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt.

    25. Het gewenste gedrag wordt concreet en duidelijk geformuleerd

    Als je de acties die je van de lezers verwacht onder één kopje opneemt, zien de lezers in een oogopslag wat ze moeten doen. Formuleer de acties zo concreet mogelijk. Zo spoor je de lezers aan om ze sneller daadwerkelijk uit te voeren.

    Voorbeeld:

    Geachte heer Peeters,

    Waarom krijgt u deze brief?
    U hebt drie jaar geleden een attest gekregen voor de vrijstelling van schenkbelasting voor uw familiale vennootschap Sanitaire installaties Peeters nv. Na drie jaar controleert de Vlaamse Belastingdienst of u nog altijd recht hebt op de vrijstelling. Daarom vindt u bij deze brief een formulier. U moet dat aan de Vlaamse Belastingdienst bezorgen, samen met de vereiste bewijsstukken.

    Wat moet u doen?
    Stuur het formulier, samen met de bewijsstukken, uiterlijk op 31 december 2021 naar de Vlaamse Belastingdienst, Vaartstraat 16, 9300 Aalst.

    26. De brief of mail bevat een duidelijke deadline

    Lezers handelen vaak sneller als ze een gevoel van urgentie ervaren. Geef daarom een duidelijke deadline in de brief of mail. Je kunt het best een concrete datum vermelden in plaats van een omschrijving als binnen dertig dagen na de ontvangst van deze brief.

    Als er geen concrete deadline is, kan het nuttig zijn die te creëren om dat gevoel van urgentie op te wekken. Meld bijvoorbeeld dat ze maar een beperkte tijd hebben om te reageren of geef aan welke kansen ze mislopen als ze niet reageren. Lezers schieten sneller in actie als ze weten dat ze niet onbeperkt tijd hebben.

    Voorbeeld:

    Wanneer moet u uw aangifte indienen?
    U hebt daarvoor nog maar 14 dagen de tijd. Uw aangifte moet uiterlijk op 16 juni ingediend zijn.

    27. Het gewenste gedrag wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt

    Uitstelgedrag verminder je door taken makkelijker te maken. Dat kan bijvoorbeeld door complexe taken op te delen in behapbare stappen. Als je een stappenplan maakt, hoeven de lezers niet zelf te bedenken welke stappen ze in welke volgorde moeten zetten. Stappenplannen bieden de lezers ook zekerheid over wat er van hen verwacht wordt en hoe ze aan het verzoek kunnen voldoen.

    Als de instructies te uitgebreid zijn, kun je in een brief het best verwijzen naar een bijlage met een gedetailleerd stappenplan. In een mail kun je de link naar een webpagina opnemen. Zo blijft de informatie in je brief of mail behapbaar en overzichtelijk.

    Voorbeelden:

    Wat moet u doen?
    U moet de volgende acties ondernemen:

    • Vraag uw pensioen aan bij de Federale Pensioendienst. Doe dat ten minste 9 maanden voor uw vroegst mogelijke pensioendatum. U vindt het aanvraagformulier op [link].
    • Vul het bijgevoegde cumulatieformulier in. Bezorg het terug op het bovenstaande adres.
    • Vul een nieuw cumulatieformulier in als uw inkomsten veranderen. U kunt nog extra exemplaren downloaden van onze formulierenwebsite: [link].

    Hoe kunt u uw Mestbankaangifte indienen?
    Volg de volgende stappen:

    1. Meld u aan in het Mestbankloket met uw eID en de bijbehorende pincode of met itsme.
    2. Bekijk het overzicht van de exploitaties waarvoor u een Mestbankaangifte moet indienen. De definitieve rundveebezetting van 2021 is er opgenomen vanaf 10 januari.
    3. Vul de Mestbankaangifte in. Als u denkt dat u niet (meer) aangifteplichtig bent of als u gestopt bent, vermeldt u bij de aanvullende inlichtingen waarom u denkt niet meer aangifteplichtig te zijn.

    Voor meer informatie kunt u de handleiding raadplegen.

    Verder is het belangrijk om de drempel voor het gewenste gedrag zo laag mogelijk te maken. Dat kun je doen door het aantal handelingen dat nodig is, te verminderen:

    • Bezorg de lezers een retourenvelop waarmee ze de gevraagde documenten gemakkelijk en snel kunnen terugbezorgen.
    • Stuur bij voorkeur een mail als je wilt dat mensen online acties ondernemen. Gebruik daarin aanklikbare links. Als je toch een brief stuurt, kun je daarin het best een korte URL of een QR-code opnemen.
    • Vermeld waar lezers terechtkunnen voor meer informatie, zodat ze die niet zelf hoeven te zoeken.