chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Zelftest voor mails

    Met de onderstaande zelftest kun je de kwaliteit van je mails inschatten. Hoe meer hokjes je kunt aanvinken, hoe groter de kans is dat je mails en je mailgedrag heerlijk helder zijn.

    1. Doel en doelgroep

    Ik weeg bij dringende verzoeken zorgvuldig af of ik niet beter kan bellen of chatten, of de persoon rechtstreeks kan aanspreken.
    Ik weeg bij complexe, genuanceerde of gevoelige boodschappen zorgvuldig af of ik niet beter eerst met de persoon kan spreken.
    Ik splits een mail op in verschillende mails als ik over heel uiteenlopende onderwerpen met iemand wil communiceren.
    Ik beperk het aantal geadresseerden van mijn mails.
    Ik gebruik het aan-veld voor de personen die rechtstreeks bij de boodschap van mijn mails betrokken zijn en van wie ik eventueel actie verwacht.
    Ik gebruik het cc-veld voor de personen die echt op de hoogte moeten zijn, maar van wie ik verder geen actie of reactie verwacht.
    Ik gebruik het bcc-veld alleen als ik de privacy van de lezers wil beschermen of een erg lange lijst met geadresseerden heb.
    Ik gebruik een aanspreking en een slotgroet in mijn mails en stem die altijd goed af op de lezer (formeel of informeel).
    Ik stem het gebruik van de u-vorm of de je-vorm en de toon van mijn mails altijd goed af op de lezer.

    2. Structuur

    Ik kies een duidelijke en concrete onderwerpsregel voor mijn mails.
    Ik pas de onderwerpsregel aan als het doel van het mailverkeer in de loop van de communicatie verandert.
    Ik zet de kern van mijn mails in de eerste alinea.
    Ik gebruik in langere mails tussenkopjes, opsommingen of vetmarkeringen om de structuur zichtbaar te maken.
    Ik verwijs door naar bijlagen of gebruik links naar webpagina's of een gedeeld onlineplatform als ik een grote hoeveelheid informatie wil overbrengen.

    3. Formulering

    Ik formuleer de zinnen in mijn mails kort en bondig.
    Ik formuleer de acties concreet en direct als ik verwacht dat de lezer actie onderneemt.
    Ik gebruik geen formele woorden en hoogdravende formuleringen in mijn mails.
    Ik gebruik weinig of geen moeilijke woorden in mijn mails, en waar moeilijke woorden onvermijdelijk zijn, leg ik die uit.
    Ik gebruik weinig of geen afkortingen in mijn mails.
    Ik geef in mijn mails uitleg bij afkortingen die niet algemeen bekend zijn.
    Ik maak de alinea's in mijn mails niet te lang.

    4. Toetsing

    Ik maak voldoende tijd vrij om mijn mails te schrijven.
    Ik toets de kwaliteit van belangrijke mails door de tekst ervan voor te leggen aan collega's of personen uit de doelgroep.
    Ik controleer altijd of ik de bijlagen bij mijn mails heb gevoegd en of de opgenomen links juist zijn en goed werken.
    Ik controleer altijd of ik mijn mails zorgvuldig afgewerkt heb door de spelfouten, taalfouten en andere slordigheden eruit te halen.
    Ik volg voor de mailhandtekening de richtlijnen van de huisstijl van mijn organisatie.

    5. Antwoorden

    Ik geef een eerste voorlopige reactie als ik geen of geen volledig antwoord kan geven binnen de termijn die de lezer normaal gezien mag verwachten.
    Ik stuur altijd een duidelijk antwoord op een verzoek, ook als ik er niet op wil of kan ingaan.
    Ik stel altijd een afwezigheidsboodschap in als ik een of meer dagen afwezig ben, met duidelijke informatie over wie de lezer tijdens mijn afwezigheid verder kan helpen.

    De zelftest voor mails is ook beschikbaar als pdf.