chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Communicatietips en veelgestelde vragen

    Communicatietips bij aanwezigheidsgesprekken

    Vragen stellen

    • Stel enkelvoudige en eenvoudige vragen.
    • Stel geen suggestieve vragen en stuur niet.
    • Gebruik de 'vragentrechter': start met open vragen. Bijvoorbeeld: "Wat is er aan de hand volgens jou?" in plaats van gesloten vragen als "Werk je hier met plezier?". Stel geleidelijk aan meer gerichte vragen en eindig met gesloten vragen of het herformuleren van de boodschap.

    Luisteren

      • Luisterhouding:
        • Actief luisteren: begeleid het gesprek met vragen en geef ruimte aan de medewerker.
        • Actief zwijgen: hou oogcontact, maak begeleidende geluiden en aanmoedigende gebaren.
      • Luistervragen:
        • Verdiepende vragen. Bijvooorbeeld: kan je daar wat meer over vertellen?
        • Herhalende vragen. Bijvooorbeeld: begrijp ik dat goed…
        • Spiegelende vragen. Dit is het verwoorden van je eigen gevoelens over het verhaal van de medewerker.
      • Laat stiltes toe.
      • Stel je oordeel uit.
      • Interpreteer niet te snel.
      • Vat samen en herformuleer.
      • Vraag door bij onduidelijkheden.
      • Benoem wat je ziet en hoort. Bijvoorbeeld: ik zie je bedenkelijk kijken...
      • Parafraseer: gebruik woorden of uitspraken van het personeelslid.

      Feedback geven

        • Motiverende feedback: bijvoorbeeld je benoemt iets positiefs, je bedankt het personeelslid voor zijn idee, ...
        • Ontwikkelende feedback: je benoemt een aspect van het gedrag van de medewerker dat anders had gekund of anders zou moeten zijn. Je benoemt ook hoe dit beter kan naar de toekomst toe.
        • Voorwaarden voor feedback:
          • Elkaar vertrouwen en respecteren.
          • Bereid zijn om te leren van elkaar.
          • Niet vervallen in veralgemeningen.
        • Hoe feedback geven:
          • Beschrijf de situatie of het gedrag waarover het gaat.
          • Beschrijf wat het effect daarvan was op jou.
          • Beschrijf het gewenste gedrag.
          • Ga samen op zoek naar een win-winsituatie voor beide partijen. Kom samen tot afspraken en oplossingen.
          • Spreek steeds vanuit de ik-boodschap.
        • Speel in op signalen en lichaamsstaal.

        Veelgestelde vragen voor leidinggevenden

        Hoe ga ik het gesprek aan met een medewerker die regelmatig korte periodes ziek is?

        Het is belangrijk dat je als leidinggevende met je medewerker praat over dit ziektepatroon, zeker als het voor jou onduidelijk is of omstandigheden op het werk een rol spelen bij de afwezigheid.

        Wacht met het aanspreken van de medewerker tot hij het werk hervat en je hem welkom hebt geheten.

        Belangrijke aandachtspunten voor dit gesprek:

        • Begin het gesprek met het uiten van je bezorgdheid over de regelmatige afwezigheden en staaf dit met cijfers op papier.
        • Bevraag hoe je het actuele ziektepatroon kan begrijpen.
        • Geef aan wat gevolgen van de afwezigheden zijn en verwijs naar positieve werkervaringen van de medewerker in het verleden. Bijvoorbeeld het resultaat van een bepaalde taak die de medewerker uitvoerde.
        • Vraag niet naar de diagnose of de reden van ziekte maar ga na of werkgerelateerde elementen een rol spelen.
        • Spelen er werkgerelateerde elementen een rol, ga dan samen met de medewerker na wat kan helpen.
        • Naarmate persoonlijke factoren een rol spelen, kan je vragen of de medewerker voldoende hulp vraagt in zijn omgeving. Het is niet de bedoeling dat jij de medewerker begeleidt, maar je kan wel doorverwijzen bijvoorbeeld naar de Sociale Dienst.

        Een open en betrouwbare opvolging van dit gesprek helpt om vage ongenoegens en schuldgevoelens om te zetten in een verbetertraject.

        Ben ik verplicht om aangepast werk te regelen als een medewerker het werk hervat na langdurige ziekte?

        Je bent niet verplicht (tenzij het gaat om een medewerker met een erkende handicap), maar het loont wel de moeite om (tijdelijke) aanpassingen te regelen om een medewerker te kunnen behouden. De ideeën kunnen zowel van de medewerker, de arbeidsarts als van jou komen. Het hoeven niet altijd inhoudelijke aanpassingen te zijn. Het is ook mogelijk om tijdelijke aanpassingen te doen aan bijvoorbeeld het aantal werkuren per dag of het aantal keer dat iemand mag thuis werken. Het is aangeraden om afspraken te maken over de duur van deze aanpassingen en om ze op afgesproken tijdstippen te evalueren.

        Als het over een persoon gaat met een erkende handicap, ben je wel verplicht tot redelijke aanpassingen. Geen redelijke aanpassingen bieden is een vorm van discriminatie. Voor meer informatie over de definitie van personeelsleden met een handicap of chronische ziekte en over de ondersteuningsmogelijkheden kan je terecht bij de dienst Diversiteitsbeleid.

        Ik heb de indruk dat mijn medewerker telkens ziek wordt als ik hem confronteer met een taak die niet goed is uitgevoerd. Hoe kan ik daar mee omgaan?

        Als je deze indruk hebt, is het aan te raden om een gesprek aan te gaan met de medewerker na terugkeer uit ziekteverlof. Leg hem zijn ziektepatroon voor op papier en geef (zo objectief mogelijk) aan wat jou doet vermoeden dat dit te maken heeft met de confrontatie met een taak die hij niet goed heeft uitgevoerd. Vraag of zijn afwezigheden met werkgebonden factoren te maken hebben.

        Misschien is het een signaal dat je met de medewerker nog te weinig doorgepraat hebt wat je bedoelt. Iemand wordt gemakkelijker ziek als hij zich niet competent voelt of zich te weinig gewaardeerd voelt in zijn werk of in de samenwerkingsrelatie met collega’s of leidinggevende. Bevraag dit bij de medewerker, ga na welke hulpmiddelen hij nodig heeft. Kan je zelf aanpassingen voorstellen in de werkomstandigheden, het takenpakket, de samenwerkingsrelatie, de werkvoorwaarden om de medewerker een competenter gevoel en de nodige erkenning te geven? Zijn er conflicten met collega’s waarin je kunt bemiddelen? Belangrijk is aan te geven wat vatbaar is voor aanpassingen en wat onveranderlijk is. Zo kan de medewerker realistische verwachtingen hebben over zijn werksituatie.

        Hoe ga ik om met wit verzuim?

        Onder wit verzuim verstaan we de rechtmatige afwezigheid omwille van gezondheidsreden.

        Wit verzuim indijken kan enkel onder het motto “voorkomen is beter dan genezen”. De organisatie kan de oorzaak van het wit verzuim voor een deel proberen aan te pakken door het voeren van een preventief gezondheidsbeleid: gezond eten en drinken, bewegen, stoppen met roken, arbeidsomstandigheden en ergonomie, griepvaccinatie, stresspreventie, …

        Hoe ga ik om met grijs verzuim?

        Sommige werknemers grijpen kleinere klachten aan als een reden om thuis te blijven (verkoudheid, hoofdpijn of occasionele vermoeidheid, ...). In dergelijke gevallen kunnen we stellen dat de medewerker zich ziek voelt en daarom beslist niet te komen werken. Dit beslissingsproces ligt bij de medewerker en de keuze om zich al dan niet ziek te melden wordt bepaald door een aantal factoren:

        • Betrokkenheid op het werk (bijvoorbeeld sfeer)
        • Betrokkenheid bij de organisatie
        • Betrokkenheid bij de job en motivatie
        • Werkdruk en de mate waarin men al dan niet gemist kan worden
        • Reactie van de werkgever/leidinggevende op de ziektemelding

        Om grijs verzuim in te dijken moet je actief werk maken van 'het zich goed voelen' in de job en op het werk. Zorgen voor een positieve sfeer, een realistische werkdruk, aangepaste taken, duidelijke verwachtingen en waardering zijn elementen die dit type van verzuim indijken.

        Hoe ga ik om met zwart verzuim?

        De medewerker is niet ziek maar meldt zich toch ziek. De medewerker kiest er bewust voor om thuis te blijven. Mogelijke oorzaken zijn vergelijkbaar met de oorzaken van grijs verzuim, maar ze zijn sterker aanwezig of meer extreem:

        • Gebrek aan betrokkenheid op het werk
        • Gebrek aan betrokkenheid bij de organisatie
        • Demotivatie, geen zin hebben
        • Te hoge werkdruk
        • Makkelijke aanvaarding van zwart verzuim door werkgever/leidinggevende
        • Bewust niet kiezen voor alternatieven zoals kinderopvang, (on)betaald verlof, ... Deze oorzaak wegnemen kan vooral door alternatieve vormen van afwezigheid voor te stellen: (on)betaald verlof, loopbaanonderbreking, kinderopvang, tijdskrediet, deeltijds werken.

        Als het zwart verzuim blijft aanhouden is het nuttig om dat via functioneringsgesprekken en persoonlijke nota’s op te nemen. Op deze manier wordt dit verankerd in de PLOEG-cyclus. De medewerker kan zijn opmerkingen aan deze nota toevoegen. Met functioneringsgesprekken en opvolgingsgesprekken geef je het betrokken personeelslid de kans om zijn gedrag bij te sturen.

        Als dat allemaal niet helpt, kunnen tuchtmaatregelen of zelfs ontslag nodig zijn. Een tuchtstraf kan alleen opgelegd worden als de overheid over voldoende gegevens beschikt die de ten laste gelegde feiten bewijzen. Hier vind je meer informatie over tucht en schorsing. Hier vind je meer informatie over de ontslagregeling.

        Wat als een medewerker zich op een andere manier ziek meldt dan afgesproken?

        Als bijvoorbeeld de partner van de medewerker telefonisch contact opneemt met jou om mee te delen dat de medewerker afwezig is wegens ziekte, vraag dan even of je de medewerker zelf aan de telefoon mag spreken. Het kan natuurlijk zijn dat er een bepaalde reden is waardoor dit niet mogelijk is (de medewerker heeft bijvoorbeeld geen stem meer) en dan moet je daar niet verder naar vragen. Maar het is belangrijk om zoveel mogelijk de regels na te leven zoals ze zijn afgesproken in het aanwezigheidsbeleid van je entiteit.