Een functiefamilie:

• groepeert en beschrijft functies die op vlak van de aard van activiteiten en vereiste competenties gelijkaardig zijn
• biedt inhoudelijke transparantie en coherentie in de veelheid van functies binnen de Vlaamse overheid
• zorgt voor een clustering van functies volgens gelijksoortige processen (bv. behandelen van aanvragen van externe klanten, controleren, administratief ondersteunen, operationeel leiding geven, …) en dus niet volgens diploma, kennisdomein of vakgebied. Voorbeeld: een milieu-inspecteur en een gezondheidsinspecteur zijn op verschillende terreinen actief, maar de manier van werken en het proces dat ze doorlopen is wel gelijklopend
• is een instrument ter ondersteuning van de verschillende HR- en zelfs bredere organisatieprocessen en daardoor de basis voor een coherent en professioneel personeelsbeleid.

Elke beschrijving van een funtiefamilie is opgebouwd volgens een vast stramien:

Doel van de functiefamilie:

• Het doel omschrijft welke bijdrage van de functies verwacht wordt om de doelstellingen van de entiteit te realiseren en geeft dus snel een beeld van de kernopdracht.

Resultaatgebieden met voorbeelden van activiteiten:

• De resultaatsgebieden geven een beschrijving van de belangrijkste processen waarop van de functies resultaten worden verwacht. De generieke resultaatgebieden vormen samen de kern van de functiefamilie.
• Om de resultaatgebieden te verduidelijken, worden per resultaatgebied een aantal voorbeelden van activiteiten gegeven. Deze zijn louter illustratief. In sommige families worden één of meerder ‘optionele resultaatsgebieden’ opgenomen. Deze komen vaak voor, maar gelden niet voor elke functie die tot de familie behoort.

Indelingscriteria:

• De indelingscriteria beschrijven wat de ene functie uit een familie complexer of minder complex maakt dan de andere functie. De zwaarte van een functie wordt bepaald door de functie te waarderen op elk van deze indelingscriteria. Het is aanbevolen om die waarderingen zoveel mogelijk te motiveren. De combinatie van de waarden bepaalt de functieklasse in de familie.

Competentieprofiel:

• Benoemt per cluster van 2 functieklassen van de functiefamilie de competenties uit het competentieboek Vlaamse overheid die essentieel zijn om functies uit die klassen optimaal te kunnen uitoefenen.
• Voor elke cluster van functieklassen per functiefamilie wordt ook een indicatie gegeven van de vereiste vaktechnische competenties, het algemeen opleidingsniveau (of gelijkwaardig door persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie, ...) en de ervaring. Voor elke functie kan dit nog specifiek aan de context gemaakt worden.

De Vlaamse overheid maakt gebruik van een organisatie-eigen wegingsmethodiek om alle functies toe te wijzen aan een functiematrix. Daarbij bepaalt de zwaarte van een bepaalde functie de exacte plaats in de matrix. Om orde te scheppen in de veelheid aan functies binnen de Vlaamse overheid, worden deze functies geclusterd in functiefamilies.

De functiematrix vormt een raster van kolommen en rijen:

• de kolommen geven de functiefamilie aan
• de rijen geven het niveau van een functiefamilie en de daarbij horende functieklasse aan. De functieklassen variëren van klasse 7 tot en met klasse 20.

Hoe verloopt de weging van niet toewijsbare functies?

Het hoofd van de entiteit, raad of instelling bezorgt de gevalideerde lijst met niet toewijsbare functies aan het Agentschap Overheidspersoneel, dat die functies vervolgens aan de centrale wegingscommissie voorlegt.

De centrale wegingscommissie:

• velt een oordeel over de functies. Als ze oordeelt dat de functies niet toewijsbaar zijn, weegt ze de functies analytisch. Als ze oordeelt dat de functies toewijsbaar zijn, deelt ze de functies alsnog in met de organisatie-eigen wegingsmethodiek.
• bezorgt binnen 30 kalenderdagen na de ontvangst van de lijst met niet toewijsbare functies bij consensus een gemotiveerd wegingsvoorstel aan het hoofd van de entiteit, raad of instelling. Als de centrale wegingscommissie het advies van de externe systeemhouder wil inwinnen, kan de voormelde termijn van dertig kalenderdagen met maximaal veertien kalenderdagen worden verlengd.

Het hoofd van de entiteit, raad of instelling valideert, op voorstel van het validatiecomité, het wegingsresultaat van de centrale wegingscommissie of motiveert in voorkomend geval waarom hij het wegingsvoorstel van de centrale wegingscommissie niet volgt.