Conceptnota: terminologie en afspraken

De omzendbrief VR 2014/11 betreffende de samenwerking met het Vlaams Parlement schrijft voor dat de term “conceptnota” voortaan alleen nog mag gebruikt worden voor “alle documenten die de minister in de beleidsvoorbereidende fase voorlegt aan de Vlaamse Regering en indient bij het Vlaams Parlement, maar die niet beantwoorden aan de (…) kenmerken van Groenboek of Witboek.”

Deze definitie impliceert dat conceptnota’s altijd ingediend worden in het Vlaams Parlement.

Dezelfde omzendbrief bepaalt ook dat conceptnota’s altijd aan de Vlaamse Regering worden voorgelegd vóór ze ingediend wordt bij het Vlaams Parlement, hetzij ter beslissing, hetzij bij wijze van mededeling, afhankelijk van de inhoud en strekking van de conceptnota.

Een document kan alleen “conceptnota” genoemd worden als het aan 3 criteria voldoet:

1° Het wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering

ter beslissing als een standpunt wordt ingenomen of een engagement wordt aangegaan (bijv. engagement voor verdere uitwerking van het voorgestelde concept)
bij mededeling als dat niet het geval is

2° Het wordt ingediend bij de voorzitter van het Vlaams Parlement;

3° Het is een instrument om het parlement en de maatschappelijke actoren actiever, transparanter en vroeger bij het beleid te betrekken, en om de kwaliteit van de besluitvorming en het draagvlak van de beslissingen te versterken.

→ Documenten die niet bedoeld zijn om het parlement of het publiek te consulteren, krijgen een andere benaming, bijvoorbeeld “visienota”.

En vice versa: Als een document “conceptnota” genoemd wordt, gelden de volgende verplichtingen:

1° Het wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering (ter beslissing of als mededeling);

2° Het wordt ingediend bij de voorzitter van het Vlaams Parlement.

Voor de volledigheid: het voorafgaand advies van de Inspectie van Financiën is niet vereist als een nota ter beslissing wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering als die nota slechts krachtlijnen bevat die aan een definitieve beslissing voorafgaan, op voorwaarde dat in het voorstel van beslissing uitdrukkelijk vermeld wordt dat ze nog geen enkel financieel of budgettair engagement inhouden (artikel 15, §2, 4°, BVR 19 januari 2001). Deze uitzondering geldt ongeacht de benaming die aan de nota gegeven wordt, dus zowel voor conceptnota’s als voor visienota’s, ….