De Vlaamse overheid in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
Algemene informatie over de KBO
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een gegevensbank, in beheer van de FOD Economie, waarin de identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht. De KBO functioneert binnen een duidelijk wettelijk kader(opent in nieuw venster), vastgelegd door de wet van 17 juli 2013.
Elke onderneming moet zich laten inschrijven in de KBO. De Kruispuntbank van Ondernemingen registreert gegevens van:
- natuurlijke personen die in België een economische activiteit uitvoeren
- rechtspersonen die in België een economische activiteit uitvoeren
- verenigingen die in België een economische activiteit uitvoeren
- overheidsdiensten.
Sommige gegevens in de KBO zijn vrij toegankelijk met de onlinetoepassing Public Search; andere kunnen alleen worden geraadpleegd door de betreffende onderneming zelf of door bepaalde overheden, administraties of diensten.
De KBO past in het streven van de Belgische overheid om de administratieve procedures voor ondernemingen te vereenvoudiging en tevens een efficiëntere organisatie van de overheidsdiensten te verkrijgen.
Eenvoudig datamodel van de KBO
Binnen de KBO wordt er (slechts) met 2 niveaus gewerkt: ondernemingsnummer en vestigingseenheidsnummer.
Ondernemingsnummer
Een ondernemingsnummer wordt toegekend aan elke onderneming / entiteit / organisatie met rechtspersoonlijkheid. Het gaat om een uniek identificatienummer dat bestaat uit tien cijfers. Het eerste cijfer is telkens 0 of 1.
Vestigingseenheidsnummer
Vestigingseenheidsnummers zijn bedoeld om aan te geven op welke fysieke locaties de onderneming gehuisvest is (cf. “een plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”).
Elke vestigingseenheid van een onderneming krijgt een uniek nummer (dat uiteraard verschilt van het ondernemingsnummer) en bestaat uit tien cijfers. Het eerste cijfer heeft telkens een waarde van 2 tot 8.
Enkele praktische toepassingen van de KBO
Het creëren van een centrale databank van ondernemingen (met hun vestigingseenheden) biedt heel wat mogelijkheden. Meer en meer administratieve overheden maken hier gebruik van:
- De KBO-ondernemingsnummers worden gebruikt voor de sociale aangifte (RSZ) en de fiscale aangifte (FOD Financiën) van werknemers.
- De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) vraagt aan de werkgevers (met meerdere vestigingen) om hun werknemers te koppelen aan de vestiging (cf. het vestigingseenheidsnummer) waar ze werken of van waaruit ze worden tewerkgesteld. Dit gebeurt concreet in de DMFA-aangifte en vormt de basis van alle (sub-)regionale arbeidsmarktstatistieken volgens plaats van tewerkstelling.
- De FOD Mobiliteit en Vervoer gebruikt voor haar 3-jaarlijkse enquête over woon-werkverkeer zowel de KBO-vestigingendatabank als de door de RSZ gerealiseerde koppeling van personeel aan vestiging.
- De Dienst in Verkeerstelling (DIV) levert sinds 8 september 2011 enkel nog nummerplaten op voorwaarde dat dienst- of bedrijfsvoertuigen ingeschreven worden met een KBO-nummer.
- Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) gebruikt de KBO-vestigingseenheidsnummers voor het verlenen van vergunningen voor de uitbating van catering, voor de controle op de voedselketen en voor het heffen van bijdragen voor deze controles.
- De FOD Binnenlandse Zaken gebruikt de KBO-nummers voor het verlenen van vergunningen voor interne bewakingsdiensten.
- De Vlaamse Gemeenschap integreert de KBO-ondernemingsgegevens en vestigingsgegevens in haar VKBO, waar ook de RSZ-koppeling personeel-vestiging vervat zit onder de vorm van een code die de grootte qua personeel van de vestiging aanduidt. De door VKBO ontwikkelde GIS-toepassingen bieden zo ook heel wat beleidsmogelijkheden qua ruimtelijke ordening, openbare werken, milieuadministratie, vervoersmobiliteit …
- Een aantal lokale besturen maken gebruik van de vestigingendatabank, zowel om bepaalde heffingen in te stellen als om bepaalde vrijstellingen toe te kennen.
Hoe zit de Vlaamse overheid in de KBO?
Binnen de Vlaamse overheid zijn er twee groepen entiteiten te onderscheiden:
- Enerzijds zijn er de entiteiten met rechtspersoonlijkheid (cf. Kind en Gezin, Bloso, VLM, VMM, etc.);
- Anderzijds zijn er de entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid (cf. de entiteiten binnen de Vlaamse ministeries, t.t.z. de departementen en de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid).
Entiteiten met rechtspersoonlijkheid
Voor de entiteiten met rechtspersoonlijkheid is de situatie helder: die zitten allemaal met een apart ondernemingsnummer in de KBO.
Entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid
Voor de entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid is de situatie iets ‘complexer’: die entiteiten vallen in de KBO namelijk onder één en hetzelfde ondernemingsnummer: m.n. de onderneming ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ (MVG) - 0316.380.841.
Onder het ondernemingsnummer van het ‘MVG’ vallen dus maar liefst 13 departementen en 30 agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid.
Om ervoor te zorgen dat bovenstaande entiteiten toch uniek identificeerbaar zijn binnen de KBO, hebben we voor de ‘hoofdzetel’ van elk van die entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid een “administratief” vestigingseenheidsnummer aangemaakt (zie infra - overzicht van nummers). In de benaming van die “administratieve” vestigingseenheden hebben we telkens de omschrijving “ – hoofdzetel” toegevoegd. Daarnaast kregen deze vestigingseenheden de activiteitscode 84.112 opgekleefd (“overheden van gemeenschappen en gewesten”), maar deze keer niet als ‘hoofdactiviteit’, maar wel als ‘hulpactiviteit’.
In principe zijn die “administratieve” vestigingseenheden een wat oneigenlijk gebruik van de KBO-databank, aangezien we - door te werken met busnummers - meerdere vestigingseenheden koppelen aan éénzelfde locatie/adres (bijv. Herman Teirlinckgebouw, Havenlaan 88 bus 50). Maar de KBO-beheerscel heeft geen fundamentele bezwaren tegen deze pragmatische oplossing. Het is evenwel niet de bedoeling om de volledige interne organisatiestructuur (bijv. tot op afdelingsniveau) op die manier in de KBO te steken.
Naast de “administratieve” vestigingseenheden bevat het ondernemingsnummer van het ‘MVG’ ook een groot aantal “fysieke” vestigingseenheden (cf. adressen/locaties). Het gaat dan enerzijds om de grote administratieve gebouwen (zoals Herman Teirlinckgebouw, Ellipsgebouw, de Vlaamse Administratieve Centra, etc.) en anderzijds om de kleinere locaties waar vaak slechts 1 entiteit gehuisvest is. Aan die kleinere vestigingen werd telkens de naam van de entiteit gegeven die er (in hoofdzaak) gehuisvest is.
Belangrijke ondernemingsnummers voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest
Het ondernemingsnummer en BTW-nummer van de ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ (0316.380.841) wordt gebruikt voor de sociale en fiscale aangifte van het personeel van de Vlaamse ministeries en de Vlaamse kabinetten. Toch is dit niet het enige nummer dat van belang is voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest.
Ook onderstaande nummers zijn in omloop en worden met een zeer specifiek doel gebruikt:
- Vlaams Gewest: 0220.819.807
- Vlaamse Gemeenschap: 0220.923.141
Beide nummers worden (naargelang de aard van de onderliggende bevoegdheden) steeds gebruikt in het kader van vastgoedakten. Zo zijn er anno 2013 531 percelen gelieerd aan KBO-nr. 0220.923.141 (cf. Vlaamse Gemeenschap) en 59810 percelen gelieerd aan KBO-nr. 0220.819.807 (cf. Vlaams Gewest).
Wie is initiator voor de Vlaamse overheid in de KBO?
De inschrijving van gegevens in de KBO is gebaseerd op een systeem van beheerders en initiatoren. De ‘beheerder’ is verantwoordelijk voor de unieke inzameling en de actualisatie van de gegevens. De ‘initiator’ is gemachtigd bepaalde gegevens rechtstreeks in te brengen of te wijzigen in de KBO. Op dit ogenblik kunnen enkel federale overheidsdiensten aangeduid worden als beheerder/initiator.
Vlaanderen is vragende partij om voor haar eigen gegevens zelf initiator te worden, maar volgens de beheerscel van de KBO moet er eerst nog een coöperatieakkoord/protocolakkoord afgesloten worden en moeten zeker ook de andere regio’s en gemeenschappen vooraf geconsulteerd worden.
Momenteel gelden daarom nog steeds volgende afspraken:
- Voor het inschrijven en beheren van de entiteiten met rechtspersoonlijkheid (IVA met RP, EVA, SAR, etc.) staat de KBO-beheerscel in.
- Voor het inschrijven en beheren van de vestigingseenheden van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap, is de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) de bevoegde initiator. De RSZ werd hiervoor nooit officieel aangeduid, maar bij gebrek aan sluitende afspraken heeft de RSZ die rol op zich genomen.
Om te vermijden dat elke entiteit zonder rechtspersoonlijkheid op eigen houtje contact opneemt met de RSZ, verloopt alle correspondentie via Informatie Vlaanderen.
Indien entiteiten concrete vragen hebben om (voor wat de ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ betreft) vestigingseenheden toe te voegen, te verwijderen of aan te passen, dan mogen die te allen tijde bezorgd worden via
- (bij voorkeur) onze service desk(opent in nieuw venster)
- mail naar digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) (met vermelding van ‘Registratie KBO’).
Overzicht van nummers
Binnen het systeem dat de Vlaamse overheid gebruikt voor de identificatie van haar organisaties, kennen we twee manieren :
- de ondernemingsnummers van de entiteiten met rechtspersoonlijkheid;
- de administratieve vestigingseenheidsnummers van de entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid.
Beide types van nummers kunnen voor de Vlaamse overheid teruggevonden worden in het Organisatieregister (https://wegwijs.vlaanderen.be(opent in nieuw venster)) door te zoeken naar de betrokken entiteit. Je vindt er de nummers terug op het tabblad ‘Sleutels’ (rsp. ‘KBO’ en ‘vestigingseenheid (organisatorisch)’).