Stappenplan Projectmanagement
Projectmatig werken biedt het voordeel van een meer resultaatgerichte of effectieve aanpak. Projectwerking draait maar om één ding: het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat behaald zal worden. Duidelijkheid voor jezelf, voor je opdrachtgever en voor de projectmedewerkers.
Definitie 'project'
Een project:
- Levert een uniek, gedefinieerd product op die bijdragen tot de resultaten van de organisatie
- Het gewenste projectresultaat is niet altijd volstrekt nieuw, product bevat wel veel nieuwe elementen
- Heeft een eindige, gedefinieerde levensduur met een vastgestelde start en einddatum
- Heeft goedgekeurde middelen (mandagen en budget)
- Heeft een eigen organisatiestructuur met taken en verantwoordelijkheden om het project te beheersen en uit te voeren
Projectmanagement stappenplan
Stap 1: Opstartfase
Een goede opstart is nodig om het project een stevige en volledige fundering te geven. In deze fase zoek je een antwoord op de vraag: Hebben we een levensvatbaar project dat de moeite waard is? In deze fase doorloop je een aantal stappen, niet noodzakelijk in de voorgestelde volgorde.
Deze fase levert een business case en een projectvoorstel op. Op het einde van de fase bespreken de opdrachtgever of projectstuurgroep de goedkeuring van de business case, de goedkeuring van het projectvoorstel. Die goedkeuringen zijn een duidelijke toestemming om het project echt op te starten en aan de volgende fase te beginnen.
Stap 2: Planningsfase
Zijn de business case en het projectvoorstel goedgekeurd? Dan kun je het project verder uitwerken en plannen. In de planningsfase doorloop je een aantal stappen, niet noodzakelijk in de voorgestelde volgorde.
Tijdens deze fase maak je een projectinitiatiedocument (PID), een risicoregister en een communicatieplan op.
Goed om te weten: voor het communicatieplan ga je na wie er binnen je entiteit verantwoordelijk is voor de communicatie en welke acties je als projectleider zelf mag ondernemen.
Op het einde van de planningsfase bespreken de opdrachtgever of de projectstuurgroep de goedkeuring van het PID, de goedkeuring van de risicoaanpak en de goedkeuring van het communicatieplan. Daarna kun je de volgende fase bespreken.
De goedkeuring van de bovenstaande producten door de stuurgroep geeft de projectleider de toestemming om te starten met de uitvoering van het project.
Stap 3: de uitvoeringsfase
Zijn de PID, de risicoaanpak en het communicatieplan goedgekeurd? Dan kun je overgaan naar de specifieke uitvoering van het project.
Tijdens deze fase voer je projectwerk uit (en maakt deelproducten). Tegelijk monitor je of alles binnen de afgesproken grenzen van tijd, kwaliteit, risico en budget blijft. Dreigt het project buiten de gestelde grenzen te gaan, dan zal de projectleider de projectstuurgroep samenroepen om de problemen en vooropgestelde oplossingen te bespreken.
Tijdens de uitvoeringsfase doorloop je een aantal stappen, niet noodzakelijk in de voorgestelde volgorde.
Tijdens deze fase maak je een issueregister op en rapporteer je aan de stuurgroep. Op het einde van de uitvoeringsfase bespreekt de projectstuurgroep de goedkeuring van de afgeronde producten en de goedkeuring van de overgang naar de afsluitfase.
Stap 4: de afsluitfase
Een project heeft een duidelijk start en einde nodig. Het niet-afsluiten van het project kan tot gevolg hebben dat een groot deel van het opgebouwde draagvlak alsook de acceptatie van de eindresultaten deels verloren gaan.
Het doel van de afsluitfase is het creëren van een eenduidig moment waarop de klant de acceptatie van het eindproduct van het project bevestigt. Dit zal gebeuren door de resultaten van het project over te dragen aan de opdrachtgever en de eindgebruikers. Het uiteindelijk afsluiten van het project moet gebeuren door de projectstuurgroep, nadat de projectleider een aanbeveling tot afsluiten gedaan heeft.
Verder zal men de projectdoelstellingen moeten afchecken om te kijken of de geplande meerwaarde gerealiseerd werd of, in het slechtste geval, dat het project niets meer kan bijdragen.
De projectstuurgroep kan tijdens een van de voorgaande fasen beslissen om het project vroegtijdig af te sluiten, wat ervoor zorgt dat het project in de fase ‘Afsluiten’ terecht komt.
Tijdens de afsluitfase doorloop je een aantal stappen, niet noodzakelijk in de voorgestelde volgorde. Je maakt een eindrapport en een leerpuntenrapport op.
Op het einde van deze fase bespreekt de projectstuurgroep samengeroepen de goedkeuring van het eindrapport, het leerpuntenrapport en het ontbinden van de projectorganisatie.
Tools, terminologie en sjablonen
Om projectmatig te kunnen werken is er nood aan een duidelijke omschrijving van het woord ‘project’. Daarnaast is er ook een terminologielijst die duidelijkheid geeft over bepaalde termen die gebruikt worden in de projectaanpak. De projectaanpak kan toegepast worden op zowel kleine als grote projecten.
Binnen een project worden een aantal rollen en taken vastgelegd. Meer info over de omvang van je project en hoe je de projectaanpak dan het beste toepast, kun je vinden onder ‘Criteria en omvang project’.