chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vereenvoudiging van het formulier

    Doel van deze fase

    In deze fase stellen we ons de volgende vragen:

    • Wat is de doelstelling van het formulier?
    • Wie is de doelgroep?
    • Welke gegevens worden opgevraagd?
    • Hoe worden de gegevens opgevraagd?
    • Hoe gebeurt de interne verwerking?
    • Wat is het invulgedrag?

    Resultaat van deze fase

    • Een lijstje van gegevens die echt opgevraagd moeten worden.
    • Een lijstje van gegevens die via Magda uit authentieke bronnen gehaald kunnen worden.
    • Een lijstje van gegevens die met andere entiteiten/overheidsdiensten uitgewisseld kunnen worden.
    • Een overzicht van de gevraagde bewijsstukken en bijlagen.
    • Een visie op benodigde identificatie en ondertekening.
    • Indien mogelijk: mogelijke alternatieven voor het formulier: kunnen de beleidsdoelstellingen ook op een andere manier bereikt worden?

    Hoe pak je het aan?

    In deze eerste fase evalueer je het formulier en het huidige verwerkingsproces. Hiervoor werd een workshop uitgewerkt die je kan uitvoeren aan de hand van deze handleiding .

    Je bekijkt de volgende elementen:

    Wat is de doelstelling van het formulier?

    Waarom wordt er met een formulier gewerkt? Wat wil je bereiken? Kan de doelstelling ook zonder een formulier bereikt worden?

    Welke regelgeving is van toepassing? Welk doel wordt daarin vooropgesteld?

    Hou rekening met volgende elementen:

    • Bekijk of je (beleids)doelstelling kan worden bereikt zonder het bevragen van de burger via een formulier.
    • Veel formulier zijn letterlijk opgenomen in de regelgeving. Daarom lijkt het moeilijk deze op een eenvoudige manier te wijzigen of te vervangen door een alternatief. In het e-govdecreet werd echter bepaald hoe (model)formulieren vervangen kunnen worden door een opsomming van nodige gegevens. Meer info vind je hier.
    • Nieuwe en gewijzigde formulieren worden niet in de regelgeving vastgelegd. Je legt in regelgeving enkel vast welke informatie de overheid nodig heeft voor de toepassing van de regelgeving.
    Wie is de doelgroep?

    Voor welke doelgroep is het formulier van toepassing? Wat is de doelstelling van de doelgroep wanneer ze dit formulier moeten invullen?

    • Onderzoek met welke overheidsdienstverlening of regelgeving deze doelgroep op hetzelfde moment geconfronteerd wordt.  Zijn daar ook formulieren voor nodig? Bekijk of het mogelijk is om gegevens, die ook door andere entiteiten worden opgevraagd, onderling uit te wisselen. Werk maximaal gebundeld in één formulier, één procedure en één loket.
        Bijvoorbeeld: een persoon die net verbouwd heeft, moet zijn werken en facturen op hetzelfde
        moment aan verschillende overheidsdiensten bezorgen: voor premies, EPB-aangifte,... Het zou
        voor deze persoon veel logischer zijn als hij één keer alle informatie aan de overheid moet
        bezorgen en dat de verschillende diensten deze gegevens onder elkaar uitwisselen.

    • Laat een paar mensen uit je doelgroep het formulier invullen en kijk waar zij vastlopen. Dit geeft je veel informatie over de manier waarop het formulier bij je doelgroep overkomt en wat hun problemen zijn.
    • Zou je de doelstelling van het formulier ook kunnen bereiken door enkel een steekproef van je doelgroep te bevragen in plaats van iedereen? Zeker als je niet alle ontvangen formulieren controleert, kan je werken met een systeem waarop je niet de volledige doelgroep vraagt het formulier in te vullen.
        Bijvoorbeeld: als je een formulier hebt om een bepaalde regelgeving te controleren waarbij de
        doelgroep regelmatig moet rapporteren over hoe ze aan die regelgeving voldoen, kan dit
        misschien even goed via een steekproef.

    • Heeft de doelgroep nood aan ondersteuning wanneer het formulier digitaal wordt aangeboden? Voor meer info, kijk hier. Wacht niet met het uitwerken van ondersteuningsmogelijkheden tot je digitale formulier klaar is.
    • In welke context vult de invuller jouw formulier in? Kan je hiermee rekening houden in de opmaak van je formulier?
    • Sluit het formulier aan bij de manier waarop de doelgroep zelf informatie bijhoudt?
    • Pas de timing/deadlines van het formulier aan aan de agenda van de doelgroep.
    • Ontvang je veel formulieren van personen die eigenlijk niet tot je doelgroep behoren? Dan is de informatie over voor wie het formulier en haar doelstelling bedoeld is wellicht niet duidelijk genoeg.
        Bijvoorbeeld: krijg je bij een formulier over een premie veel aanvragen van mensen die niet in
        aanmerking komen? Dat komt misschien omdat de voorwaarden voor het ontvangen van de
        premie niet duidelijk genoeg zijn.

    Welke gegevens worden opgevraagd?

    Welke gegevens worden opgevraagd? Welke gegevens worden effectief gebruikt om het doel van het formulier te bereiken? 

    Hou rekening met volgende elementen:

    • Vraag enkel  gegevens op die strikt noodzakelijk zijn voor het bereiken van je doelstelling en het uitvoeren van de procedure.
    • Zijn er gegevens die opgevraagd worden, maar die eigenlijk niet gebruikt worden in het verdere proces? Schrap ze.
    • Zijn er gegevens die niet relevant zijn voor het uitvoeren van de procedure (bv. geslacht, faxnummer,…)? Schrap ze.
    • Vraag geen gegevens op die beschikbaar zijn in authentieke bronnen. Bekijk hier de lijst met gegevens die beschikbaar zijn in authentieke bronnen. Meer informatie over gegevensdeling vind je in stap 2.
      Opgelet: een gegeven zoals ‘inkomen’ kan op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. De gegevens beschikbaar in de authentieke bronnen komen dus misschien niet overeen met de definitie die jouw entiteit hieraan geeft. Stel je definities zo veel mogelijk af op de beschikbare gegevens.

    • Vermijd niet-verplichte gegevens want dat wil zeggen dat ze niet nodig zijn voor het uitvoeren van de procedure. Bied enkel niet-verplichte velden aan, zodat de invuller zelf extra gegevens kan doorgeven indien hij dat wil, bijvoorbeeld een extra telefoonnummer.
        Stel eventuele optionele vragen aan het einde van je formulier, dan is er meer kans op
        ingevulde antwoorden dan wanneer ze deel zijn van het verplichte luik.

    • Beperk bijlages en bewijsstukken:

      • Vraag geen bewijsstukken (bv attesten) op die bij een andere overheidsdienst reeds beschikbaar zijn. Vraag nooit originele bewijsstukken. Vraag nooit eensluidend verklaarde kopieën. Vraag nooit meer dan één exemplaar van een bewijsstuk.

      • Vraag enkel relevante bewijsstukken op en enkel mits het bewijsstuk proportioneel in verhouding is met het uitgekeerde bedrag en andere proportionaliteitscriteria. Vraag ze niet op indien ze geen toegevoegde waarde bevatten voor de beoordeling van het dossier.

    • Vermijd technische vragen en jargon.
      Vermijd rekenwerk bij de invuller. Dit verhoogt de kans op foute input van gegevens.
    Hoe worden de gegevens opgevraagd?

    Op welke manier moet het formulier op dit moment worden aangeleverd? Werkt dit efficiënt? Probeer gegevens maximaal digitaal op te vragen. 

    Hou rekening met volgende elementen:

    • Vermijd een procedure waarbij meerdere keren een formulier ingevuld moet worden voor hetzelfde doel. Probeer alle gegevens die je nodig hebt in één formulier op te vragen.
    • Is er een handtekening nodig? Welk doel heeft de handtekening? Kies een gepast digitaal alternatief voor de handtekening.
    • Beperk het aantal invullers van het formulier. Moet het formulier toch door meerdere mensen tegelijk ingevuld en ondertekend worden? Hou hier rekening mee bij de keuze van je digitale oplossing. Toon de weg/stappen die het formulier moet afleggen tussen de verschillende invullers.
    • Welke stappen doorloopt de invuller voor het invullen van het formulier? Kunnen er stappen geschrapt worden?
    • Zijn de vragen die je stelt afhankelijk van de antwoorden die gegeven worden op vorige vragen? Werk alle mogelijke routes uit, zodat het digitale formulier enkel vragen toont aan de invuller die voor hem relevant zijn. Probeer deze routes bevattelijk weer te geven, zodat de persoon die het formulier digitaliseert deze kan overnemen.
    Hoe gebeurt de interne verwerking?

    Hoe verloopt het interne verwerkingsproces van ingediende formulieren?

    Wat loopt hier goed, wat kan er beter? Zijn er stappen die kunnen worden weggelaten worden door de digitalisering?

    Wat is het invulgedrag?

    Bij welke vragen wordt vaak niets ingevuld? Bij welke vragen worden zeer veel fouten gemaakt? Wellicht zijn deze vragen onduidelijk of kunnen deze vragen geschrapt worden.

    Komen er bepaalde vragen binnen over het formulier? Kunnen deze vragen proactief in het digitale formulier worden opgevangen?