Indieningswijze
Adres en locatie voor verzending of afgifte
Onverschillig of het over het indienen van kandidaatstellingen of offertes gaat, is het van belang dat de overheid duidelijk aangeeft:
- het adres waarnaar de verzending moet gebeuren met vermelding van een persoon of lokaal als precieze bestemming;
- en het adres en de persoon waaraan (of het lokaal waarin, eventueel in een bus) de afgifte door een drager kan gebeuren;
- en, als er een door de regelgeving opgelegde openingszitting of een vrijwillige openingszitting plaatsvindt, het adres en het precieze lokaal van opening.
Deze informatie moet:
- voor het indienen van kandidaatstellingen bij tweestapsprocedures in de bekendmaking staan (in bijlage A.III van het model van bijlage 7 KB Plaatsing);
- voor het indienen van offertes bij éénstapsprocedures in de bekendmaking staan (in bijlage A.III van het model van bijlage 7 KB Plaatsing), eventueel onder de vorm van een verwijzing naar een meer gedetailleerd opdrachtdocument (doorgaans het bestek);
- voor het indienen van offertes bij tweestapsprocedures in de uitnodiging staan.
De inhoud van dit punt staat niet met zoveel woorden in het
KB Plaatsing of in de
Richtlijn 2004/18/EG, zelfs niet in vak I, 1 of bijlage A.III van het bekendmakingsmodel van
bijlage 7 KB Plaatsing, maar is daarom niet minder van tel. Het is immers in het belang van alle partijen (en van de
mededinging) dat er over adres en locatie voor de verzending of afgifte van kandidaatstellingen en
offertes geen enkele onduidelijkheid zou bestaan.
Kandidaatstellinga) Indieningswijze – algemeen
Het indienen van kandidaatstellingen, in een tweestapsprocedure, gebeurt individueel en
schriftelijk of telefonisch (cf.
art. 51, §1, 1e lid van het KB Plaatsing).
Met de term ‘individueel’ wil de regelgeving het indienen van gemeenschappelijke kandidatenlijsten voorkomen, bijvoorbeeld door een beroepsgroepering ten voordele van al haar leden of een bepaalde categorie ervan. De kandidaatstelling die door een combinatie van deelnemers wordt ingediend, is daarmee evenwel niet verboden. Dit betreft immers één individuele kandidaatstelling. In dit verband is het ook zo dat men zich
kandidaat moet stellen voor elke individuele
opdracht afzonderlijk en dat men dus niet ‘globaal’
kandidaat kan zijn voor alle of een bepaald soort van
opdrachten van een overheid.
In tegenstelling tot wat
art. 51, § 1 KB Plaatsing laat uitschijnen, kan de
kandidaat niet geheel vrijelijk de indieningswijze van zijn kandidaatstelling kiezen. De overheid kan immers conform
art. 52, § 1 KB Plaatsing de ‘volwaardige’
elektronische middelen ‘opleggen, toestaan of verbieden’. Indien de overheid die middelen heeft opgelegd, is er van vrije keuze zelfs geen sprake.
b) Telefonisch
Een telefonische kandidaatstelling dient de
kandidaat in ieder geval
schriftelijk, per brief of via een ‘volwaardig’
elektronisch middel conform
art. 52, §1 van het KB Plaatsing, te bevestigen binnen de indieningstermijn (cf.
art. 51, §1, 3e lid van het KB Plaatsing).
Het nut van het telefonisch indienen van kandidaatstellingen kan in vraag worden gesteld aangezien er toch een tijdige schriftelijke bevestiging noodzakelijk is. Bovendien moet de bevestiging, althans volgens de Belgische omzetting van schriftelijke bevestiging, heel strikt gebeuren terwijl uit het punt hierna blijkt dat bijvoorbeeld een fax of e-mail normaliter zou kunnen volstaan voor een geldige kandidaatstelling.
c) Via ‘gewoon’
elektronisch middel niet-conform
art. 52, § 1, 3e lid KB Plaatsing.
De indiening van een kandidaatstelling is mogelijk per fax of via een ander ‘gewoon’
elektronisch middel dat niet-conform
art. 52 §1 van het KB Plaatsing is zoals bijvoorbeeld e-mail (cf.
art 51, §1, 2e lid KB Plaatsing).
Met het oog op een juridisch bewijs kan de overheid verzoeken om binnen een bepaalde termijn een schriftelijke bevestiging te verzenden per brief of via een
elektronisch middel conform
art. 52 §1 KB Plaatsing. De overheid kan dit enkel doen als ze die verplichting én die termijn in de bekendmaking vermeldt.
Het is echter weinig zinvol om in de bekendmaking deze schriftelijke bevestiging te vragen, omdat er geen verplichting bestaat dat de kandidaatstelling uitgaat van een persoon die bevoegd of gemachtigd is om de
kandidaat te verbinden. Een ondertekende schriftelijke bevestiging heeft dan ook geen toegevoegde waarde. Door het toestaan van kandidaatstellingen via gewone
elektronische middelen heeft de handtekening in deze context per definitie geen betekenis.
Tot slot valt nog op te merken dat de ‘termijn’ waarvan sprake blijkbaar kan losstaan van de indieningstermijn, zodat de bevestiging buiten de indieningstermijn zou mogen toekomen, als het maar binnen die ‘termijn’ zou gebeuren (het lijkt dan ook raadzaam om qua ‘termijn’ voor de indieningstermijn te kiezen).
Het
Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing stelt dat, behalve voor de documenten waarvan het origineel moet worden voorgelegd, de bevestiging de reeds per fax ingediende kandidaatstelling niet volledig moet hernemen, maar beperkt mag zijn tot het feit van de indiening zelf.
d) Op papier of via ‘volwaardig’
elektronisch middel conform
art. 52, §1 KB Plaatsing.
Het indienen van kandidaatstellingen is ook mogelijk door:
- de papieren kandidaatstelling per drager af te geven of via een postdienst te verzenden;
- de ‘volwaardige’ elektronische wijze te hanteren, voor zover die toegestaan is.
Als de laatst bedoelde ‘volwaardige’ elektronische wijze opgelegd is, zijn alle andere indieningswijzen vanzelfsprekend verboden.
Uitnodiging geselecteerden tot indiening offerteDergelijke uitnodiging komt enkel voor bij
beperkte procedures en bij
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Bij de
concurrentiedialoog betreft de uitnodiging van de
geselecteerden immers niet het indienen van een
offerte, maar de deelname aan de dialoog.
a) Voorwaarden uitnodiging
In een
beperkte procedure of een
onderhandelingsprocedure met bekendmaking, nodigt de overheid de
geselecteerden gelijktijdig en
schriftelijk uit om een
offerte in te dienen (
art. 50, 1e lid KB Plaatsing). De overheid moet het bewijs kunnen leveren van de datum van verzending van de uitnodiging (
art. 50, 3e lid KB Plaatsing). Dit
artikel 50 van de KB Plaatsing is zowel vanaf als beneden de Europese drempels toepasselijk.
b) Inhoud uitnodigingen
De uitnodiging bevat minstens volgende elementen (
art. 50, 2e lid KB Plaatsing):
- hetzij de opdrachtdocumenten, hetzij het adres van de dienst waar men die documenten kan opvragen en de uiterste datum daarvoor. Deze verplichting vervalt wanneer de overheid met elektronische middelen vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot die documenten en het internetadres in kwestie vermeldt.
- de verwijzing naar de bekendmaking van de opdracht;
- de taal of talen waarin de offertes moeten zijn opgesteld;
- de aanduiding van de eventueel toe te voegen documenten;
- het adres waarnaar de offertes moeten worden verstuurd;
- de uiterste datum en uur voor de indiening van de offertes en, als er een door de regelgeving opgelegde openingszitting of een vrijwillige openingszitting plaatsvindt, het adres en het precieze lokaal van opening.
c) Uitnodiging bij
onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingBij een
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gebeurt de uitnodiging van de gekozen marktspelers tot het indienen van een
offerte eveneens gelijktijdig en
schriftelijk (
art. 108, §1 van het KB Plaatsing).
Hoewel deze bepaling enkel toepasselijk is vanaf de Europese drempels, is het gelijktijdig uitnodigen van de marktspelers steeds aan te raden (ook beneden de Europese drempels) omwille van de
gelijke behandeling van de genodigden en de spelregels van een eerlijke
mededinging. Ook hier is het gebruik van gewone
elektronische middelen, zonder schriftelijke bevestiging, gemakshalve mogelijk.
Offertea) Algemeen toepasselijke voorwaarden
Rond de wijze van indienen van
offertes gelden de volgende voorwaarden:
1) Het indienen van
offertes kan enkel
schriftelijk gebeuren (cf.
art. 51, §2, 1e lid van het KB Plaatsing).
2) De
offerte is enkel geldig als ze ondertekend is door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de
inschrijver te verbinden (cf.
art. 51, §2, 2e lid van het KB Plaatsing).
Het feit dat
inschrijvers hun
offertes schriftelijk en door een bevoegde ondertekend moeten indienen, betekent dat ze daarvoor geen ‘gewone’
elektronische middelen kunnen gebruiken.
Ze dienen dus:
Als de laatstbedoelde ‘volwaardige’
elektronische middelen opgelegd zijn, dan is de eerstvermelde papieren indieningswijze vanzelfsprekend verboden.
3) Een
offerte ingediend door een combinatie zonder
rechtspersoonlijkheid moet ondertekend zijn door alle deelnemers aan de combinatie (cf.
art. 51, §2, 2e lid van het KB Plaatsing). De deelnemers zijn dan hoofdelijk verbonden en zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover de overheid.
Dit
art. 51, §2 van het KB Plaatsing verenigt een aantal bepalingen in zake vorm en ondertekening van de
offertes uit de artikelen 89 van het vorige KB van 8.1.1996 en 93 §1 van het vorige KB van 8.1.1996, alleen toepasselijk op
aanbesteding en
offerteaanvraag, en breidt ze uit naar de andere gunningsprocedures. Deze uitbreiding qua formaliteiten springt vooral in het oog voor de
onderhandelingsprocedures met bekendmaking.
Het is af te raden om het indienen van kopieën op te leggen omdat men nooit zekerheid heeft over de perfecte overeenstemming met het origineel en uiteindelijk enkel de originele
offerte rechtsgeldig is.
b) Voorwaarden bij
onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingBovenvermelde voorwaarden zijn niet toepasselijk bij
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, tenzij de
opdrachtdocumenten via een andersluidende bepaling daarvan afwijken (cf.
art. 106, §1 van het KB Plaatsing).
Het gebruik van gewone’
elektronische middelen, die per definitie niet ondertekend (moeten) zijn is daardoor mogelijk voor het indienen van
offertes bij deze onderhandelingsprocedures.
Een schriftelijke bevestiging of elektronische ondertekening is in geen geval vereist.
Elektronische indiening
Algemeen
E-tendering (https://eten.publicprocurement.be/) is een online platform dat door een aanbestedende overheid in België gratis kan gebruikt worden om digitaal kandidaatstellingen of offertes te ontvangen en te openen. Het sluit aan bij het publicatieplatform e-notification.
Een kandidaatstelling of offerte die wordt ingediend via e-tendering is geheel gelijkwaardig aan een papieren kandidaatstelling of offerte die per post wordt verzonden of via een drager wordt afgegeven. E-tendering voorziet daarom een beveiligde omgeving, die voldoet aan de voorwaarden van art. 52, § 1 KB Plaatsing. E-tendering is dan ook een ‘volwaardig’ elektronisch middel. E-tendering onderscheidt zich zo van de ‘gewone’ elektronische middelen zoals e-mail, die niet aan de gestelde voorwaarden voldoen.
E-tendering biedt de volgende functionaliteiten:
- het configureren van een dossier: het aanpassen van de parameters (wijzigen datum openingszitting, toevoegen van personen die de openingszitting kunnen uitvoeren, het aangeven van het aantal percelen, …);
- het kenbaar maken van de elektronische openingszitting aan de inschrijvers;
- het beveiligd openen van ingediende kandidaatstellingen en offertes op de elektronische opening. Dit het impliceert het gelijktijdig optreden van minstens twee personen;
- het downloaden van de elektronisch ontvangen kandidaatstellingen en offertes naar de eigen harde schijf of het netwerk van de entiteit;
- het automatisch aanmaken van een elektronisch proces-verbaal van de openingszitting;
- het archiveren van de offertes.
E-tendering binnen de Vlaamse overheidDe
aanbestedende overheid kan voor elke
opdracht afzonderlijk beslissen of zij het gebruik van
elektronische middelen toestaat, verbiedt of oplegt voor de indiening van de kandidaatstellingen of
offertes (cf.
art. 52, § 2 KB Plaatsing). Die regel geldt uiteraard niet voor gunningsprocedures die per definitie via
elektronische middelen verlopen (
elektronische veiling en
dynamisch aankoopsysteem).
Binnen de Vlaamse overheid geldt er echter een verplichting tot het gebruik van
e-tendering. Op 22 juni 2012 werd de
omzendbrief betreffende het gebruik van
e-tendering goedgekeurd door de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering beveelt de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen aan om
offertes alleen nog digitaal via het onlineplatform
e-tendering te laten indienen. Deze verplichting is voorlopig beperkt gebleven tot bekendgemaakte eenstapsprocedures.
Het gebruik van
e-tendering moet dus opgelegd worden aan de
inschrijvers voor de volgende procedures:
De indiening van
offertes op papier is zodoende niet langer mogelijk voor deze gunningsprocedures. Bij de volgende procedures kan de
aanbestedende overheid nog steeds zelf kiezen of zij het gebruik van
e-tendering toestaat, verbiedt of oplegt:
Bij tweestapsprocedures wordt het gebruik van
e-tendering wel aangemoedigd, zowel voor het ontvangen van kandidaatstellingen als
offertes. Het SG-forum verzocht alle entiteiten ook voor tweestapsprocedures, vóór 31.12.2013, over te stappen naar het e-tenderingplatform.
Wat de
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan worden opgemerkt dat het toegestaan is om een ‘gewoon’
elektronisch middel zoals e-mail te gebruiken voor de indiening van de
offertes. Het gebruik van
e-tendering vormt dan ook eerder een rem op de soepelheid van deze procedure.
Art. 52 KB Plaatsing is overigens niet van toepassing op de
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (cf.
art. 106, § 1 KB Plaatsing).
GebruikDe
handleiding e-tendering biedt ondersteuning bij het gebruik van
e-tendering. De cel
e-procurement van het Departement Bestuurszaken organiseert regelmatig
vormingssessies rond o.m. het gebruik van
e-tendering. Voor verdere vragen kan steeds contact opgenomen worden met de
federale helpdesk e-procurement.
Een aantal belangrijke aandachtspunten voor het gebruik van
e-tendering worden hier aangestipt:
a)
Opdrachtdocumenten en aankondiging
Het gebruik van
e-tendering (toegestaan of verplicht) moet vermeld worden in de
opdrachtdocumenten (
bestek of selectieleidraad). De
kandidaten of
inschrijvers moeten immers op de hoogte zijn van de mogelijkheid, respectievelijk de verplichting om via
e-tendering in te dienen.
De modelbestekken voorzien in een dergelijke bepaling
Bij de opmaak van de aankondiging in
e-notification is vereist dat
e-tendering wordt aangevinkt. De ruimte in
e-tendering voor deze
overheidsopdracht zal hierdoor automatisch aangemaakt worden.
Alvorens
kandidaten of
inschrijvers hun documenten voor deze
overheidsopdracht kunnen opladen moet het dossier in
e-tendering geactiveerd worden. Na elke publicatie (of verzending van uitnodigingen aan de
geselecteerden) in
e-notification moet de overheid dus ook naar
e-tendering gaan om het dossier er te activeren. Als dit niet gebeurt, kan dit aanleiding geven tot het verlengen van de indieningstermijn, omdat het tijdens een deel van de voorziene indieningstermijn niet mogelijk was voor de
kandidaten/
inschrijvers om in te dienen.
b) Elektronische handtekening
1) Algemeen
Wanneer
e-tendering gebruikt wordt voor de indiening van kandidaatstellingen of
offertes, moet een elektronische handtekening geplaatst worden die voldoet aan alle Europese regels en met het nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening. De elektronische handtekening moet geplaatst worden met een geldig gekwalificeerd certificaat en gerealiseerd worden met een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (cf.
art. 52, § 1, 1° KB Plaatsing).
Kortweg kan gesteld worden dat het moet gaan om een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’. De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert niet alleen de authenticiteit van de handtekening zelf, maar ook de integriteit van de inhoud ervan en het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan in de praktijk op twee manieren geplaatst worden:
- met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID);
- met een gekwalificeerd certificaat dat aangekocht wordt bij een private actor.
Een gescande handtekening is dus onvoldoende.
2) Kandidaatstellingen en de
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Een kandidaatstelling hoeft in principe immers niet ondertekend te zijn. Hiervoor moet verwezen worden naar de
art. 51, § 2 KB Plaatsing en
art. 82, § 1 KB Plaatsing.
Bijgevolg is ook de elektronische ondertekening van een kandidaatstelling niet vereist, tenzij de
aanbestedende overheid toch de ondertekening ervan oplegt (
art. 52, § 1, 1° KB Plaatsing).
Voor
offertes bij een
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is de ondertekening evenmin verplicht omdat artikel 51 KB
Plaatsing niet van toepassing is (cf.
art. 106, § 1, 1° KB Plaatsing).
Samengevat komt het er op neer dat een gekwalificeerde elektronische handtekening enkel verplicht is voor
offertes (met uitzondering van
offertes bij een
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking). Wanneer het gaat om kandidaatstellingen is een elektronische handtekening niet vereist.
3) Bevoegdheid
De ondertekening van de
offerte moet gebeuren door een persoon die bevoegd of gemachtigd is om de
inschrijver te verbinden. Aangezien bij
e-tendering de ondertekening van de
offerte de vorm aanneemt van een gekwalificeerde elektronische handtekening, is het deze elektronische handtekening die moet uitgaan van een bevoegd of gemachtigd persoon.
Het volstaat dus niet voor de
inschrijver dat de
offerte op papier werd ondertekend (en gescand) door een bevoegd persoon, waarna een administratief personeelslid de
offerte oplaadt in
e-tendering en voorziet van een elektronisch handtekening met zijn of haar eigen identiteitskaart. De elektronische handtekening in
e-tendering is doorslaggevend, dus moet dit administratief personeelslid gemachtigd worden door middel van een volmacht. Ofwel kan de
inschrijver werken met een aangekocht gekwalificeerd certificaat op naam van de onderneming.
c) Tijdstip van opening bij
aanbesteding en
offerteaanvraag Het openen van kandidaatstellingen of
offertes is pas mogelijk wanneer het uiterste indieningstijdstip, zoals ingesteld in het dossier in
e-tendering, bereikt is.
De ‘kluis’ in
e-tendering wordt echter niet automatisch afgesloten wanneer het uiterste indieningstijdstip bereikt wordt, maar pas wanneer de overheid de kandidaatstelling of
offertes effectief opent. Tot dan kan men dus nog kandidaatstellingen of
offertes opladen.
Dit is vooral van belang voor de
aanbesteding en
offerteaanvraag. Bij deze gunningsprocedures kunnen kandidaatstelling of
offertes immers nog ontvangen worden tot op het moment waarop de voorzitter de zitting geopend verklaart (cf.
art. 90, § 2 KB Plaatsing en
art. 92, 3° KB Plaatsing).
Indien het bijvoorbeeld gaat om een open
offerteaanvraag met een
openingszitting om 13u00, maar de voorzitter opent de zitting om de een of andere reden pas om 13u12, dan zijn alle
offertes die ontvangen werden tussen 13u00 en 13u12 tijdig ontvangen.
Het is dan ook aangeraden om te vermelden op het PV van opening wanneer de voorzitter de zitting heeft geopend. Het PV bevat een vrij tekstveld waar dit mogelijk is.
Om het precieze tijdstip van de opening te bepalen, kan daarbij verwezen worden naar het moment van de eerste klik. Minstens twee personen moeten immers klikken op een knop om te openen en dit binnen een tijdspanne van één minuut. De precieze momenten waarop zij geklikt hebben, komen op het PV van opening te staan.
Door de opening van de zitting door de voorzitter te koppelen aan het moment van eerste klik, krijgt men een tijdstip van opening dat tot op de seconde nauwkeurig is. Dit zal vooral van belang zijn in twee gevallen:
- wanneer de zitting laattijdig geopend werd en er discussies moeten vermeden worden omtrent het al dan niet tijdig zijn van bepaalde kandidaatstellingen of offertes. Uiteraard moet de overheid er steeds over waken dat zij de openingszitting laat plaatsvinden op het vooropgestelde tijdstip;
- in het geval van een onderbreking in de beschikbaarheid van e-tendering (een E-tenderingincident, zie verder).
d) Uitzondering op verplichte indiening via
e-tendering Wanneer
e-tendering verplicht wordt voor de indiening kan de vraag van de overheid naar bepaalde toe te voegen documenten of andere zaken voor problemen zorgen. Het kan immers gaan om niet of uiterst moeilijk via
elektronische middelen toe te voegen documenten, zoals monsters of een maquette van een architecturaal ontwerp.
De regelgeving voorziet dat de overheid hiervoor een uitzondering op de verplichte indiening via
e-tendering kan toestaan (cf.
art. 52, § 2, tweede lid KB Plaatsing). De indiening op papier blijft dus mogelijk, maar uitsluitend voor deze niet of uiterst moeilijk via
elektronische middelen toe te voegen documenten. De indiening op papier moet gebeuren vóór het uiterste indieningstijdstip. Het feit dat de overheid akkoord moet gaan met deze uitzondering strookt overigens niet met de
Europese Richtlijn 2004/18/EG (art. 42, 5, d).
Bij de opmaak van de
opdrachtdocumenten is het dus van belang om te kijken wat men als overheid vraagt qua bij te voegen documenten. Een uitzondering op de verplichte indiening via
e-tendering is misschien aan de orde.
Wanneer
e-tendering niet verplicht is, maar toegestaan, is het overigens ook mogelijk om bepaalde toe te voegen documenten op papier te bezorgen vóór het uiterste indieningstijdstip (cf.
art. 52, § 2, derde lid KB Plaatsing). Hier is het niet vereist dat het gaat om niet of uiterst moeilijk via
elektronische middelen toe te voegen documenten, noch dat de overheid vooraf haar toestemming geeft. Men kan dus een kandidaatstelling of
offerte indienen die uit een mengeling bestaat van papieren documenten en
e-tendering.
e) Veiligheidsarchief
Wanneer een kandidaatstelling of een
offerte een virus, macro of schadelijke instructie bevat, zal
e-tendering de geïnfecteerde documenten in een veiligheidsarchief plaatsen om de integriteit van de computersystemen van de
aanbestedende overheid te beschermen (cf.
art. 52, § 1, 2° KB Plaatsing).
Voor zover dit technisch noodzakelijk is, kan het aangetaste document als niet ontvangen worden beschouwd. Het
Verslag aan de Koning KB Plaatsing geeft aan dat de
aanbestedende overheid zelf moet beslissen dat zij de bestanden kan lezen of desinfecteren zonder dat haar eigen computersystemen gevaar lopen, maar ook dat de inhoud van de documenten hierdoor niet zal gewijzigd worden. Kan dit niet gegarandeerd worden dan is er sprake van een technische noodzakelijkheid die leidt tot het buiten beschouwing laten van het document. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een macro-
opdracht die de inhoud van het document kan wijzigen.
De
kandidaat of
inschrijver waarvan een document wordt opgenomen in het veiligheidsarchief zal hiervan niet onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Hij mag immers geen kans krijgen om alsnog een (
schriftelijk) stuk in te dienen dat aan de voorwaarden voldoet om zijn kandidaatstelling of
offerte te regulariseren. Dit omwille van de
gelijke behandeling.
De overheid neemt de motivering op in de
selectie- of
gunningsbeslissing. De
kandidaat of
inschrijver zal op de hoogte gebracht worden volgens de algemeen toepasselijke informatieregels.
De regelgeving stelt dat indien ‘het’ document als niet ontvangen wordt beschouwd omdat het geïnfecteerd is, dit leidt tot het weren van de kandidaatstelling of
offerte. De regelgeving lijkt er echter van uit te gaan dat een kandidaatstelling of
offerte uit slechts één document bestaat, terwijl het in de praktijk om meerdere documenten kan gaan.
Aangezien
e-tendering enkel de aangetaste bestanden in een veiligheidsarchief onderbrengt, is het onregelmatig verklaren van de gehele
offerte een zeer zware sanctie. De overheid beschikt immers nog over alle documenten van de
offerte die niet aangetast waren. Samen kunnen zij een
offerte vormen die nog steeds alle vereiste bijlagen en gegevens bevat. Het aangetaste bestand dat als niet ontvangen wordt beschouwd kan bijvoorbeeld slechts een zeer bijkomstige bijlage zijn, of het kan gaan om een document dat achteraf nog kan opgevraagd worden omdat het objectieve en vaststaande gegevens bevat. De aard van het geïnfecteerde document en de gevolgen voor de regelmatigheid van de
offerte moeten daarom geval per geval bekeken worden.
f) Dubbele elektronische zending en veiligheidskopie
De regelgeving voorziet twee mechanismen om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de indiening via
e-tendering:
- Dubbele elektronische zending: dit is vooral bedoeld voor de indiening van zeer omvangrijke documenten. Vóór de opening wordt in eerste instantie slechts een vereenvoudigde kandidaatstelling of offerte ingediend. De eigenlijke documenten worden pas in een tweede fase opgeladen, binnen een termijn van 24 uur na het uiterste indieningstijdstip (cf. art. 52, § 3, 1° KB Plaatsing). De kandidaatstelling of offerte kan op die manier tijdig ingediend worden terwijl er nog wat meer tijd rest om de omvangrijke documenten op te laden.
- Veiligheidskopie: naast de indiening van de kandidaatstelling of offerte via e-tendering wordt een papieren kopie ingediend. Deze kopie mag enkel geopend worden ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde kandidaatstelling of offerte (cf. art. 52, § 3, 2° KB Plaatsing).
De overheid kan het gebruik van één of van beide van deze mechanismen uitdrukkelijk toestaan. Het gebruik van deze mechanismen leidt in de praktijk echter tot nieuwe interpretatieproblemen. Het is dan niet aangeraden om deze te gebruiken.
Bij de dubbele elektronische zending mag de
kandidaat of
inschrijver in de termijn van 24 uur niets meer veranderen aan de documenten die hij oplaadt. De minste wijziging zal er immers voor zorgen dat de hashcodes van de documenten, die doorgestuurd werden bij de eerste zending, niet meer overeenkomen met de opgeladen documenten bij de tweede zending. De
offerte is daardoor onregelmatig. Een
kandidaat of
inschrijver moet zich dus meer dan bewust zijn van het technische plaatje om niet in deze val te lopen.
Overigens verhelpt de dubbele elektronische zending aan het eigenlijke probleem: de omvang van sommige documenten. Een document dat groter is dan de toegestane limieten zal steeds voor problemen zorgen, ongeacht of het vóór het uiterste indieningstijdstip moet opgeladen worden of binnen een termijn van 24u daaropvolgend.
Omwille van de technische complexiteit kennen weinig
aanbestedende overheden en ondernemingen de modaliteiten van deze dubbele elektronische zending. Het is bijgevolg erg aangewezen zeer terughoudend te zijn in de toepassing van dit mechanisme.
De veiligheidskopie zorgt voor heel wat interpretatieproblemen omdat zeer onduidelijk is wat men precies moet verstaan onder ‘een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening’. Het is in ieder geval geen ‘tweede’ indiening, terwijl het voor
kandidaten of
inschrijvers daar wel alle schijn van kan hebben. De veiligheidskopie was vooral een hulpmiddel in de overgangsfase, wanneer de Vlaamse overheid met het gebruik van
e-tendering startte.
E-tenderingincidenten Techniek is nooit onfeilbaar, dus behoort een onderbreking in de beschikbaarheid van
e-tendering ook tot de mogelijkheden. Voor een
kandidaat of
inschrijver kan dit zware gevolgen hebben: de onderbreking kan hem verhinderen om de nodige documenten op te laden of te voorzien van een elektronische handtekening, waardoor hij uit de boot dreigt te vallen.
Indien een onderbreking zich voordoet, is het daarom belangrijk dat de overheid gepast reageert. Wanneer de onderbreking zich precies voordoet en hoe lang zij duurt zal hierbij van belang zijn. Uiteraard moet het ook gaan om een onderbreking in de beschikbaarheid van
e-tendering (of het gekoppelde platform voor het plaatsen van elektronische handtekening), en niet aan een onderbreking die zich bevindt aan de zijde van de
kandidaat of
inschrijver.
In twee situaties is actie vanwege de overheid noodzakelijk:
- een onderbreking tijdens de openingszitting;
- een onderbreking vóór de opening.
Een uitgebreide toelichting, samen met de nodige instructies om deze probleemgevallen aan te pakken, kan u terugvinden in de handleiding ‘
Richtlijnen bij een E-tenderingincident’.
Hierna volgt een korte toelichting, om de essentie van deze twee situaties duidelijk te maken:
a) Onderbreking tijdens de
openingszittingIn dit geval heeft de voorzitter de
openingszitting reeds geopend verklaard, maar kan de opening van de kandidaatstellingen of
offertes niet worden afgerond door een probleem met
e-tendering. Het probleem duikt dus pas op wanneer de overheid start met het openen van de kandidaatstellingen of
offertes.
De regelgeving voorziet dat een
extra openingszitting moet plaatsvinden op een later tijdstip, wanneer tijdens de oorspronkelijke
openingszitting technische moeilijkheden zijn gerezen voor de opening van de kandidaatstellingen of
offertes. Alle op de oorspronkelijke zitting aanwezige of gekende
inschrijvers worden gelijktijdig en
schriftelijk uitgenodigd voor deze extra
openingszitting (cf.
art. 94, 2° KB Plaatsing).
Het indienen van nieuwe kandidaatstellingen en
offertes of het wijzigen van de ingediende documenten is
niet meer mogelijk, aangezien de voorzitter de zitting reeds heeft geopend. Het uiterste moment om een kandidaatstelling of
offerte in te dienen is daarmee reeds verstreken.
Deze situatie zal zich enkel voordoen wanneer in een
openingszitting voorzien is, dus (in hoofdzaak) bij
aanbestedingen en
offerteaanvragen. Is er niet in een
openingszitting voorzien, dan moet de overheid gewoon wat geduld uitoefenen. Op een later tijdstip kan zij opnieuw proberen om te openen, zonder bijkomende formaliteiten.
b) Onderbreking vóór de opening
Een delicater probleem stelt zich wanneer de onderbreking zich voordoet vóór de opening. Ongeacht de gunningsprocedure kan dit immers leiden tot een ongelijke behandeling van de
kandidaten of
inschrijvers.
Uiteraard zal niet elke onderbreking leiden tot een ongelijkheid. Zo zal een onderbreking daags vóór de
openingszitting in principe zonder gevolg blijven, aangezien men nog op de dag van de opening zelf nog over voldoende tijd beschikt. Ook een zeer kortstondige onderbreking, zelfs heel kort vóór de opening, mag geen probleem vormen.
Artikel 90, § 3 KB Plaatsing voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor de
aanbestedende overheid om de
opening uit te stellen. Hiervoor gelden twee voorwaarden: de
aanbestedende overheid heeft kennis van de onbeschikbaarheid, én minstens één
kandidaat of
inschrijver heeft gemeld dat hij zijn kandidaatstelling of
offerte hierdoor niet tijdig dreigt te kunnen indienen.
De overheid zal steeds zelf moeten
oordelen of er werkelijk sprake is van een zwaarwichtige onderbreking die de
kandidaten of
inschrijver zodanig hindert dat een ongelijkheid kan optreden. Het meest duidelijke geval is hoogstwaarschijnlijk een onderbreking die zowat het gehele laatste uur voor de opening bestrijkt.
Indien de overheid van oordeel is dat het wel degelijk om een problematische onderbreking gaat, dan zal zij de
opening verdagen. De datum en het tijdstip van de uitgestelde opening wordt gepubliceerd door middel van een rectificatiebericht (of medegedeeld aan de
geselecteerden, in het geval van een tweestapsprocedure).
Aangezien het tijdstip van opening nog niet bereikt was maar uitgesteld wordt, is het indienen van nieuwe kandidaatstellingen en
offertes of het wijzigen ervan
nog steeds mogelijk.
Bij ernstige storingen zal de federale overheid steeds een communicatie rondsturen. Het is aangewezen dat de
aanbestedende overheid op basis van deze informatie oordeelt of zij de opening zal
verdagen, zonder te wachten op een melding van een kandidaat of inschrijver, teneinde de
gelijke behandeling te vrijwaren. In de praktijk kan het immers voorvallen dat de
kandidaten of
inschrijvers blijven proberen om hun kandidaatstelling of
offerte in te dienen en daardoor pas melding maken enkele minuten vóór de opening of zelfs erna, zodat een uitstel van de opening niet meer mogelijk is. De communicatie vanwege de federale overheid biedt voldoende basis voor de
aanbestedende overheid om de beslissing tot het uitstellen van de opening te nemen.
Overigens is dit
artikel 90, § 3 KB Plaatsing in principe enkel van toepassing op de
aanbesteding en
offerteaanvraag, aangezien het deel uitmaakt van het hoofdstuk rond de
gunning bij
aanbesteding en
offerteaanvraag. Maar uiteraard kan een technische onbeschikbaarheid de
aanbestedende overheid ertoe nopen om te opening uit te stellen ongeacht de gunningsprocedure. Het is dan ook aangewezen om steeds de bovenstaande werkwijze te hanteren, om zodoende de
gelijke behandeling te vrijwaren wanneer een onbeschikbaarheid deze in het gedrang kan brengen.
Indieningstermijnen
Aangezien de regels rond indieningstermijnen uitsluitend gericht zijn op gunningsprocedures met bekendmaking, is dit punt niet toepasselijk op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
De indieningstermijnen voor kandidaatstellingen en offertes heten in de regelgeving ‘termijnen voor ontvangst’.
Principes
a) Individuele vaststelling
De regelgeving schrijft een aantal indieningstermijnen voor in functie van de gekozen gunningsprocedure en van de al dan niet Europese bekendmaking (cf. art. 46 KB Plaatsing, art. 47 KB Plaatsing, art. 48 KB Plaatsing en art. 49 van het KB Plaatsing).
Toch moet de overheid iedere indieningstermijn, en dus het uiterste indieningstijdstip, voor elke opdracht individueel vaststellen.
b) Vaststellingsregels
Bij het individueel vaststellen van de termijnen dient de overheid een reeks algemene regels te respecteren:
1) De in het KB Plaatsing voorgeschreven termijnen zijn netto termijnen, waarin zowel de dag van verzending van de bekendmaking als de uiterste dag van indiening niet meetellen (cf. art. 72bis van de Wet Overheidsopdrachten).
Feestdagen en weekends zijn bij de termijnen inbegrepen, behalve indien ze uitdrukkelijk worden uitgesloten of indien de termijnen in werkdagen zijn omschreven. Indien de laatste dag van een anders dan in uren omschreven termijn een feestdag, een zaterdag of een zondag is, loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.
Voorbeeld: een opdracht met een indieningstermijn van 52 dagen waarvan de bekendmaking is verzonden op 1 maart. De termijn begint te lopen op 2 maart en eindigt op 22 april middernacht waardoor een eventuele openingszitting pas kan plaatsvinden op 23 april. Mocht 22 april echter op een zaterdag vallen, dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 24 april middernacht en kan de openingszitting pas plaatsvinden op dinsdag 25 april.
2) De voorgeschreven termijnen zijn slechts minimumtermijnen (cf. art. 42, 1e lid van het KB Plaatsing).
Nochtans biedt de regelgeving heel wat mogelijkheden tot inkorting van de termijnen.
Er wordt dan ook terecht op gewezen dat de overheid voorzichtig moet omgaan met de vele inkortingsmogelijkheden die het normale verloop van de mededinging in het gedrang kunnen brengen.Ze vergen in ieder geval een verantwoording in het gunningsdossier, zonder dat een gemotiveerde beslissing als zodanig vereist is (zie Verslag aan de Koning bij art. 48 KB Plaatsing).
3) De overheid houdt rekening met de complexiteit van de opdracht en de nodige voorbereidingstijd voor het opmaken van de offertes (cf. art. 42, 2e lid van het KB Plaatsing).
4) Ze verlengt de voorgeschreven indieningstermijn voor de offertes zodanig dat alle inschrijvers in spé kennis kunnen nemen van alle nodige informatie voor de op van de offertes (cf. art. 42, 3e lid van het KB Plaatsing):
Een verlenging kan zich ook tijdens de gunningsprocedure opdringen in geval van bekendmaking van een rectificatiebericht.
5) Indien er geen voorgeschreven termijnen zijn, stelt de overheid een passende en ‘redelijke’ indieningstermijn vast voor de kandidaatstellingen en
offertes (cf.
art. 42, 4e lid van het KB Plaatsing), hierbij rekening houdend met de complexiteit van de
opdracht.
6) De overheid moet het einde van de indieningstermijn precies vaststellen op een bepaalde datum en uur (uiterste indieningstijdstip) en niet louter op een bepaalde datum.
Deze regel vloeit voort uit vak IV.3.4 van het bekendmakingsmodel in
bijlage 7 KB Plaatsing. De ratio legis is dat een datum te ruim zou zijn gesteld als tijdigheidscriterium en tot willekeur zou kunnen leiden bij de beoordeling van de tijdigheid.
7) Als er een
openingszitting plaatsvindt voor het openen van kandidaatstellingen en/of
offertes, dan wordt het uiterste indieningstijdstip bepaald door de datum en het uur van deze zitting (cf.
art. 45 van het KB Plaatsing).
Het kan gaan om een door de regelgeving opgelegde
openingszitting of om een vrijwillige
openingszitting. Het is bijgevolg uitgesloten om het uiterste indieningstijdstip bijvoorbeeld één uur of een dag vroeger vast te stellen dan het tijdstip van de
openingszitting, dit ondanks het feit dat het bekendmakingsmodel,
bijlage 7 KB Plaatsing, aparte vakken IV.3.4 en IV.3.8 bevat voor beide tijdstippen. De
Richtlijn 2004/18/EG kent dit voorschrift immers niet, maar de federale Commissie
Overheidsopdrachten heeft voor deze strengere Belgische regeling geopteerd omwille van de duidelijkheid, die bij de
kandidaten en
inschrijvers verwarring voorkomt over het ultieme indieningstijdstip.
c) Bezorgen
opdrachtdocumentenHet bezorgen van de
opdrachtdocumenten bij eenstapsprocedures,
open procedure en vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure met bekendmaking, gebeurt (cf.
art. 43 KB Plaatsing):
- hetzij door de vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang ertoe via het in de bekendmaking aangeduide internetadres;
- hetzij binnen 6 dagen na ontvangst van het verzoek, mits dit verzoek tijdig is gebeurd.
d) Aanvullende inlichtingen
Het meedelen van de aanvullende inlichtingen over de
opdrachtdocumenten of het beschrijvend document, voor zover men daarom tijdig heeft verzocht, gebeurt (cf.
art. 44 KB Plaatsing):
Een verdere toelichting wordt gegeven voor
Opdrachten met Europese bekendmakingsplicht
Deze opdrachten zijn onderworpen aan een Europese én een Belgische bekendmaking.
Éénstapsprocedure
Bij open procedure bedraagt de indieningstermijn voor de offertes minstens 52 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (cf. art. 46, §1 van het KB Plaatsing).
De overheid mag beslissen tot een inkorting van de termijn indien ze een voorbekendmaking heeft gepubliceerd en mits er cumulatief aan vier voorwaarden is voldaan:
1) de ingekorte termijn moet lang genoeg zijn om de indiening van valabele offertes toe te laten;
2) de ingekorte termijn mag niet korter zijn dan 36 dagen en in geen enkel geval korter dan 22 dagen;
3) voor de opdracht is een voorbekendmaking gebeurd niet minder dan 52 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht;
4) de voorbekendmaking bevatte ten minste de in het bekendmakingsmodel (cf. bijlage 6 KB Plaatsing) bedoelde gegevens, voor zover deze op dat ogenblik beschikbaar waren.
Het volstaat te voldoen aan de vier voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.
Voor deze éénstapsprocedure met Europese bekendmaking bestaat er geen versnelde procedure zoals voor de éénstapsprocedure met louter Belgische bekendmakingsplicht. In elk geval zijn de volgende inkortingen van de termijn mogelijk, zelfs cumulatief (cf. art. 46, §2 van het KB Plaatsing):
- met 7 dagen wanneer de bekendmaking online is opgesteld en verzonden via elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie);
- met 5 dagen indien de overheid vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.
Tweestapsprocedures – kandidaatstellingDe bedoelde procedures zijn de
beperkte procedure, de
onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de
concurrentiedialoog:
1) De indieningstermijn voor de kandidaatstellingen bedraagt minstens 37 dagen vanaf de verzending van de bekendmaking naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (cf.
art. 47, §1 van het KB Plaatsing).
De overheid mag deze termijn inkorten met 7 dagen wanneer de bekendmaking online is opgesteld en verzonden via
elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie).
2) Als het om dringende redenen niet haalbaar is om de termijn van 37 (of ingekort 30) dagen te respecteren en een versnelde procedure noodzakelijk is, mag men de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. Dit minimum is 15 dagen wanneer de bekendmaking niet online is opgesteld en verzonden.
De versnelde procedure kan men enkel benutten bij
beperkte procedure en
onderhandelingsprocedure met bekendmaking, niet bij
concurrentiedialoog. De dringende redenen die een versnelde procedure noodzakelijk maken, mag men niet gelijkstellen met de dwingende spoed die voortkomt uit onvoorzienbare gebeurtenissen die niet mogen te wijten zijn aan de overheid (cf.
art. 26, §1, 1°, c van de Wet Overheidsopdrachten) in welk geval men een
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan hanteren. De hier bedoelde dwingende redenen vloeien voort uit een bepaalde onontkoombare situatie, waarvan de oorzaak zonder belang is en dus gerust bij de overheid mag liggen.
In de volgende voorbeelden is de verantwoording in principe aanvaardbaar:
- de dienstverlening aan de gebruikers moet worden voortgezet ondanks de onverwachte stopzetting van de activiteiten van de begunstigde;
- de Europese kredieten (EFRO-programma) of andere subsidies moeten verplicht binnen een bepaalde termijn worden gebruikt;
- de werken moeten worden opgestart teneinde de betaling van een dwangsom of het verstrijken van een bouwvergunning te vermijden;
- de beschikbaarheid van nieuwe infrastructuur is vereist: a) Tegen de begindatum van een nieuw academisch jaar of schooljaar; b) op de voorziene datum voor de opvang van vluchtelingen;
- de prijs van de betrokken producten is onderhevig aan grote schommelingen op de internationale markt, zodat de leveranciers geen verbintenis kunnen aangaan anders dan op zeer korte termijn.
Vormen daarentegen geen aanvaardbare verantwoording, de loutere vermelding dat:
- de aankondiging verstuurd werd met elektronische middelen;
- de prestaties enkel door personen die een bepaald beroep uitoefenen, mogen worden uitgevoerd;
- de gewone termijn niet haalbaar is;
- een bepaald artikel van de regelgeving betreffende de versnelde procedure van toepassing is.
Bovenstaande voorbeelden zijn niet limitatief.
c) Tweestapsprocedures –
offerteVoor de
onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de
concurrentiedialoog is niet voorzien in een voorgeschreven indieningstermijn voor de
offertes (door de overheid in rede te bepalen).
Enkel voor de
beperkte procedure geldt het volgende (cf.
art. 47, §2 van het KB Plaatsing):
1) De indieningstermijn voor de
offertes bedraagt minstens 40 dagen vanaf de verzending van de uitnodiging om een
offerte in te dienen. De overheid mag deze termijn inkorten met 5 dagen indien ze vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle
opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.
2) Als het om dringende redenen niet haalbaar is om de termijn van 40 dagen te respecteren en een versnelde procedure noodzakelijk is, mag men de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. De verzending van de uitnodigingen moet alleszins met ‘gewone’
elektronische middelen gebeuren.
3) De overheid mag beslissen tot een inkorting van de termijn van 40 dagen indien ze een voorbekendmaking heeft gepubliceerd en mits er cumulatief aan vier voorwaarden is voldaan:
- de ingekorte termijn moet lang genoeg zijn om de indiening van valabele offertes toe te laten;
- de ingekorte termijn mag niet korter zijn dan 36 dagen en in geen enkel geval korter dan 22 dagen;
- voor de opdracht is een voorbekendmaking gebeurd niet minder dan 52 dagen en niet méér dan 12 maanden vóór de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht;
- de voorbekendmaking bevatte ten minste de in het bekendmakingsmodel (cf. bijlage 6 KB Plaatsing) bedoelde gegevens, voor zover deze op dat ogenblik beschikbaar waren.
Deze inkorting valt te cumuleren met de reeds eerder vermelde inkorting met 5 dagen.