chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Opdrachtdocumenten

    De opdrachtdocumenten omvatten, in voorkomend geval, de aankondiging, de selectieleidraad, het bestek, de samenvattende opmeting of inventaris, de aanvullende informatie (met het nodige voorbehoud) en de door de partijen ondertekende overeenkomst.
     
    De opdrachtdocumenten gaan bijgevolg uit van de overheid (of gaan mede-uit van de overheid in het geval van de door de partijen ondertekende overeenkomst).
     
    De documenten die van marktspelers, kandidaten, inschrijvers of opdrachtnemers uitgaan, zoals onder meer kandidaatstellingen of offertes, zijn om die reden geen opdrachtdocumenten.
     
    Met betrekking tot opdrachtdocumenten worden volgende onderwerpen nader toegelicht:
     

    Aankondiging

    Voor de gunningsprocedures die aan bekendmaking zijn onderworpen, vormen de aankondigingen (of bekendmakingsberichten) de eerste naar buiten gebrachte opdrachtdocumenten. Ook eventuele rectificatieberichten kunnen daartoe behoren.

    Selectieleidraad

    Bij beperkte procedures, onderhandelingsprocedures met bekendmaking alsook bij de concurrentiedialoog kan de aanbestedende overheid gebruik maken van een zogenaamde ‘selectieleidraad’. Deze selectieleidraad is als het ware het ‘bestek’ voor de kandidaatstellingsfase, die de eerste stap vormt in een tweestapsprocedure.

    De selectieleidraad maakt onderdeel uit van de opdrachtdocumenten en heeft enkel zin wanneer bij belangrijke of omvangrijke opdrachten de kwalitatieve selectiecriteria zo uitgebreid zijn dat ze niet overzichtelijk of onmogelijk te vatten zijn in het gelimiteerde bekendmakingsbericht. Dan kan men zich in de bekendmaking (‘aankondiging van de opdracht’) beperken tot de essentie en voor het overige, wat de kwalitatieve selectiecriteria betreft, verwijzen naar de selectieleidraad en aangeven op welke wijze dat men deze bij de aanbestedende overheid kan verkrijgen.

    Het doel van de selectieleidraad is om de selectieprocedure toe te lichten en om potentiële deelnemers algemene informatie over de opdracht en het verdere verloop van de procedure te geven, zodat zij in staat zijn om met voldoende inzicht in de opdracht en de gunningsprocedure een kandidaatstelling in te dienen. Op deze wijze laat de selectieleidraad toe om de geschikte kandidaten te selecteren die in de volgende fase van de procedure zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen op grond van het bestek dat uitsluitend zal overgemaakt worden aan de geselecteerden. Bij de concurrentiedialoog die een driestapsverloop kent, betreft de uitnodiging aan de geselecteerden niet het indienen van een offerte, maar de deelname aan de dialoog.

    De selectieleidraad wordt niet expliciet vermeld in het KB Plaatsing, maar het bestaan ervan wordt wel voor het eerst officieel vermeld in het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing. De intro onder afdeling 3 ‘kwalitatieve selectie’ vóór art. 67 stipuleert: “… Eventueel kan bijkomend, doch niet uitsluitend, worden verwezen naar de bepalingen van andere documenten die beschikbaar zijn bij de aanbestedende overheid (bestek of selectieleidraad) waartoe vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang wordt verschaft via elektronische middelen.” De selectieleidraad wordt dus bij voorkeur toegankelijk gemaakt op elektronische wijze, bijvoorbeeld door de selectieleidraad op te laden in e-notification en zo onmiddellijk aan de bekendmaking toe te voegen of door vermelding in het bekendmakingsbericht van de internetsite waar de leidraad kan geraadpleegd worden.

    Bestek

    Algemeen

    Het bestek vormt het basisdocument van iedere overheidsopdracht.

    In het bestek moet de aanbestedende overheid de bijzondere bepalingen en de voorwaarden opnemen die de opdracht in kwestie beheersen.

    Enerzijds is het bestek de verwoording van de “vraagzijde” van de opdracht door de aanbestedende overheid en aldus richtinggevend voor de aanbestedende overheid bij het uitschrijven van de opdracht.

    Anderzijds is het bestek eveneens richtinggevend voor de inschrijver bij het opmaken van zijn offerte: het bestek vormt samen met de bekendmaking (en eventuele andere opdrachtdocumenten) het document bij uitstek waarin de kandidaat-inschrijvers de nodige informatie kunnen vinden over de prestaties die het voorwerp zullen uitmaken van de beoogde opdracht, over de wijze van indiening van hun offerte en over de wijze waarop hun offerte zal worden onderzocht en geëvalueerd.

    Het bestek bevat zowel de voorwaarden voor de plaatsing van de opdracht als de contractuele voorwaarden die de uitvoering van de opdracht zullen beheersen.

    Bij een open procedure (éénstapsprocedure) bevat het bestek ook de voorwaarden waaraan de kandidaat-contractanten moeten voldoen om geselecteerd te worden (bij de beperkte procedures en de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is deze fase op het ogenblik van het uitsturen van het bestek reeds achter de rug zodat deze bepalingen niet meer thuishoren in het bestek).

    Verplicht of niet verplicht een bestek op te maken?

    Het bestek is in principe een verplicht document, maar art. 108 KB Plaatsing en art. 110, tweede lid KB Plaatsing voorzien in een aantal uitzonderingen op die verplichting:
     

     
    Voor de gevallen onder het tweede en het derde bolletje is het toch ten zeerste aangeraden om een bestek op te stellen.

    Opbouw en structuur bestek

    Een goed bestek bestaat in principe uit volgende onderdelen:
        
    • het modelofferteformulier : document dat de aanbestedende overheid zelf ter beschikking stelt aan de inschrijver en waarin deze de formele verbintenis moet aangaan om de overheidsopdracht waarvoor hij inschrijft uit te voeren overeenkomstig de besteksvoorwaarden en voor het totaalbedrag zoals dit in voorkomend geval is vastgesteld in de inventaris (Zie modelofferteformulier).

    Administratieve bepalingen

    In het administratief gedeelte neemt de overheid onder andere de bijzondere contractuele voorwaarden en bepalingen op die van toepassing zijn op de betrokken opdracht. Hierin wordt onder meer melding gemaakt van: de aanbestedende overheid, het adres en het lokaal voor het indienen van de offertes, de datum en het lokaal van de eventuele openingszitting, het voorwerp en de classificatie van de opdracht, de gunningswijze, de toepasselijk verklaarde documenten, de bepalingen in verband met de selectie (enkel bij de open procedures), de bepalingen in verband met de opening, indiening, vorm en inhoud van de offertes, de bepalingen in verband met de prijsvaststelling, de gunningscriteria, de uitvoeringsbepalingen, etc.

    Technische specificaties

    Algemeen
     
    Zodra de overheid het voorwerp van de opdracht heeft vastgesteld, moet zij dit omzetten in meetbare technische specificaties, die worden opgenomen in de opdrachtdocumenten. (cf. art. 41 Wet Overheidsopdrachten) Technische specificaties zijn:
     

    • Voor een opdracht voor werken: de technische voorschriften die de vereiste kenmerken van een werk, een materiaal, een product of een levering op zodanige objectieve wijze omschrijven, dat het beantwoordt aan het gebruik waarvoor het door de overheid is bestemd.
    • Voor een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten: de specificaties die voorkomen in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst.
     
    Tot de te vermelden kenmerken behoren zaken als het niveau van milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, de gebruiksgeschiktheid, veiligheid of afmetingen (voor een volledige opsomming wordt verwezen naar de definitielijst in art. 2, § 1, 12° KB Plaatsing). Zoals uit de genoemde voorbeelden blijkt, kunnen de juiste technische specificaties de duurzaamheid van uw opdracht positief beïnvloeden.
     
    Normen zijn technische specificaties die door een erkende normaliseringsinstelling zijn goedgekeurd voor herhaalde of permanente toepassing, zonder dat die toepassing verplicht is. Men onderscheidt internationale normen, Europese normen en nationale normen.
     
    Voorschrijvingswijze van technische specificaties
     
    Het voorschrijven van technische specificaties kan op diverse manieren gebeuren (cf. art. 41, tweede lid Wet Overheidsopdrachten en art. 7 KB Plaatsing):
     

    Technische specificaties

    Algemeen
     
    Zodra de overheid het voorwerp van de opdracht heeft vastgesteld, moet zij dit omzetten in meetbare technische specificaties, die worden opgenomen in de opdrachtdocumenten. (cf. art. 41 Wet Overheidsopdrachten) Technische specificaties zijn:
     

    • Voor een opdracht voor werken: de technische voorschriften die de vereiste kenmerken van een werk, een materiaal, een product of een levering op zodanige objectieve wijze omschrijven, dat het beantwoordt aan het gebruik waarvoor het door de overheid is bestemd.
    • Voor een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten: de specificaties die voorkomen in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst.
     
    Tot de te vermelden kenmerken behoren zaken als het niveau van milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, de gebruiksgeschiktheid, veiligheid of afmetingen (voor een volledige opsomming wordt verwezen naar de definitielijst in art. 2, § 1, 12° KB Plaatsing). Zoals uit de genoemde voorbeelden blijkt, kunnen de juiste technische specificaties de duurzaamheid van uw opdracht positief beïnvloeden.

    Specifiek wat energie-efficiëntie betreft, bepaalt artikel 41/1, § 1 Wet Overheidsopdrachten dat de entiteiten van de federale overheid uitsluitend producten, diensten en gebouwen met hoge energie-efficiëntieprestaties verwerven. Hoewel deze verplichting niet geldt voor de Vlaamse overheid en de lokale besturen, bevat artikel 41/1, § 1 Wet Overheidsopdrachten wel een duidelijke incentive t.a.v. om in ieder geval te overwegen om uitsluitend producten, diensten en gebouwen met hoge energie-efficiëntieprestaties te verwerven. Rekening houdende met het Vlaamse beleid rond duurzame overheidsopdrachten en in het bijzonder de actieplannen duurzame overheidsopdrachten is het dan ook sterk aanbevolen om de minimumeisen, die bij Koninklijk Besluit van 13 juli 2014 zijn vastgesteld, op te nemen in uw bestekken. Meer uitgebreide info hieromtrent vindt onder de toelichting 'Technische specificaties' binnen het kader van duurzaamheid.
     
    Normen zijn technische specificaties die door een erkende normaliseringsinstelling zijn goedgekeurd voor herhaalde of permanente toepassing, zonder dat die toepassing verplicht is. Men onderscheidt internationale normen, Europese normen en nationale normen.
     
    Voorschrijvingswijze van technische specificaties
     
    Het voorschrijven van technische specificaties kan op diverse manieren gebeuren (cf. art. 41, tweede lid Wet Overheidsopdrachten en art. 7 KB Plaatsing):
     

    Samenvattende opmeting en inventaris

    De samenvattende opmeting (in het geval van een opdracht voor werken) en de inventaris (in het geval van een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten) zijn opdrachtdocumenten die als bijlage bij het bestek zijn toegevoegd.

    In beide documenten worden de prestaties van een opdracht over verschillende posten verdeeld en wordt voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling vermeld (artikel 2, § 1, 8° KB Plaatsing en artikel 2, §1, 9° van het KB Plaatsing en artikel 2, 22° KB Uitvoering van 14 januari 2013 en artikel 2, 23 ° van het KB Uitvoering van 14 januari 2013).

    Dergelijke opdrachtdocumenten zijn facultatief en vooral nuttig bij opdrachten tegen prijslijst of waarvoor een prijsfractionering over diverse deelprestaties vereist is.

    Taalgebruik

    Bestuurlijke taalregeling

    De federale overheden in België zijn verplicht om de Wetten op het taalgebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18.7.1966, toe te passen. Voor de Vlaamse overheid stelt art. 36 van de Gewone Wet tot hervorming der instellingen van 9.8.1980, steunende op de grondwettelijke eentaligheid van het Nederlandse taalgebied, dat de ‘diensten van de Vlaamse regering’ enkel het Nederlands als bestuurstaal gebruiken.

    De uitzondering betreffende de berichten, mededelingen en formulieren voor de inwoners van de zogenaamde ‘faciliteitengemeenten’ heeft geen invloed op de plaatsing van overheidsopdrachten door die Vlaamse diensten.
     
    Opdrachtdocumenten en bekendmaking

    Ingevolge punt a) is de Vlaamse overheid verplicht om voor al haar opdrachten de opdrachtdocumenten en de bekendmakingen in het Nederlands op te stellen. De bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG verzetten zich daar niet tegen. Volgens art. 36, §4 van deze Richtlijn worden de aankondigingen van opdrachten onverkort in een door de overheid gekozen officiële taal van de EU bekendgemaakt en is alleen de tekst in die oorspronkelijke taal authentiek (in de andere officiële talen verschijnt enkel een samenvatting met de belangrijke gegevens).
     
    Kandidaatstelling en offerte

    Ingevolge punt a) zal de Vlaamse overheid eveneens opleggen, in de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, in de andere opdrachtdocumenten, dat de kandidaatstellingen en offertes in het Nederlands dienen geredigeerd te zijn (overeenkomstig de nieuwe bepaling vastgelegd in art. 53, §1,1e lid van het KB Plaatsing).

    De Vaste Commissie voor Taaltoezicht heeft in haar adviezen herhaaldelijk benadrukt dat eentalige overheden niet zijn uitgerust om een dossier in een andere taal te onderzoeken en dat zij bijgevolg het recht hebben om van kandidaten en inschrijvers te eisen dat ze hun kandidaatstellingen en offertes in een bepaalde taal indienen (zie o.m. het Verslag aan de Koning bij KB Plaatsing). Opnieuw verzetten de bepalingen van de Richtlijn zich daar niet tegen. Zo stipt punt 12.d van bijlage VII A (aankondiging van opdracht) de taal of talen aan waarin de kandidaatstellingen en offertes moeten worden opgemaakt.

    De overheid kan een vertaling vragen van de bijlagen bij de kandidaatstellingen en offertes die in een andere taal zijn gesteld dan die van de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, van de andere opdrachtdocumenten (cf. art. 53, §1, 2e lid van het KB Plaatsing).

    Kandidaatstellingen en offertes die in een andere taal dan de voorgeschreven taal zijn opgesteld (eventuele anderstalige bijlagen niet te na gesproken) dient de overheid te weren.

    Welke taal van toepassing is wanneer de bekendmaking bij vergetelheid geen taal van indiening vermeldt, wordt niet bepaald in het KB Plaatsing. Het lijkt dan aangewezen om de taal van de bekendmaking als verplicht te gebruiken taal te beschouwen voor de kandidaatstellingen en de offertes.

    Interpretatie

    Als de opdrachtdocumenten in meer dan één taal zijn gesteld, gebeurt de interpretatie van de stukken in de taal van de kandidaatstelling of de offerte, voor zover de opdrachtdocumenten in die taal zijn gesteld (cf. art. 53, §2 van het KB Plaatsing). Normaal gezien zal de hier beoogde situatie van meertalige opdrachtdocumenten zich niet voordoen bij de Vlaamse overheid (cf. punt b).

    Nochtans lijkt het verantwoord om voor specifieke opdrachten (leveringen en diensten), waarvoor vooral of uitsluitend buitenlandse marktspelers interesse zullen betonen, af te wijken van de strikte eentaligheid van de gunningsprocedure door een vertaling van de opdrachtdocumenten in bijvoorbeeld het Engels ter beschikking te stellen. Op deze wijze wordt een adequate mededinging georganiseerd.
     

    Inlichtingen, vragen en antwoorden

    Inlichtingen, vragen en antwoorden

    a) Bijkomende inlichtingen

    In de bekendmakingsmodellen is de mogelijkheid voorzien om in het ‘vak I.1 – Contactpunt/Nadere inlichtingen’ de naam van de persoon te vermelden waaraan de geïnteresseerden bijkomende inlichtingen kunnen vragen.
    Met deze mogelijkheid dient zeer omzichtig te worden omgegaan, aangezien dit niet zonder risico is. Indien niet alle geïnteresseerden op de hoogte zouden zijn van de verstrekte bijkomende informatie, kan de gelijke behandeling geschonden worden. Er bestaat tevens het gevaar dat de verstrekte inlichtingen in tegenspraak zijn met of lacunes invullen in het bestek en de andere opdrachtdocumenten die de juridische basis vormen van de opdracht.

    Indien uit de gevraagde of gegeven informatie blijkt dat er wijzigingen nodig zijn aan de opdrachtdocumenten, dan is bij de éénstapsprocedures de publicatie van een rectificatiebericht noodzakelijk. Dit rectificatiebericht moet op dezelfde wijze worden bekendgemaakt als de initiële bekendmaking van de opdracht.
    Voor tweestapsprocedures volstaat het om het rectificatiebericht aan de geselecteerden toe te sturen.

    b) Informatiesessie

    Men kan een aantal van bovenvermelde problemen opvangen, in elk geval nuttig bij belangrijke opdrachten, door het organiseren van een informatiesessie voor potentieel geïnteresseerden, waarbij deze de mogelijkheid krijgen tot het stellen van vragen. In de bekendmaking vermeldt men bij voorkeur reeds de datum, uur en plaats van de informatiesessie (in het vak VI.3).

    Indien men ervoor kiest om van de informatiesessie een schriftelijk verslag op te maken met de vragen en antwoorden, dient men zeer omzichtig te werk te gaan. Het verslag is immers geen opdrachtdocument en kan de opdrachtdocumenten niet wijzigen, maar er bestaat wel een risico van tegenspraak of aanvullende informatie. Als dit het geval is, is een rectificatiebericht noodzakelijk. Een andere optie is dat men in de bekendmaking reeds vermeld in vak VI.3 dat het schriftelijk verslag van de informatiesessie de kwalificatie van opdrachtdocument krijgt. Ook in dit laatste geval blijft het risico op tegenspraak en interpretatieproblemen bestaan.

    c) Internetforum

    De recente evolutie van het creëren van een internetforum voor het geven van informatie en het stellen en beantwoorden van vragen is evenmin zonder gevaar: ook hier is het risico op tegenspraak en interpretatieproblemen niet gering.

    Indien men dergelijk platform toch wenst te hanteren, dan is het in ieder geval absoluut vereist dat men:
     

    • de geïnteresseerden vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang geeft tot het internetplatform;
    • aan het platform de kwalificatie van opdrachtdocument geeft in vak VI.3 van de bekendmaking.
     
    Zie modelbestekken voor diensten en modelofferteformulieren voor werken en leveringen op de website.