Aankondiging
De concurrentiegerichte dialoog vangt aan met de aankondiging van de opdracht. In die aankondiging maakt de aanbesteder zijn behoeften en eisen kenbaar, of hij doet dat in een beschrijvend document. In deze aanvangsfase is het beschrijvend document wat vergelijkbaar met de selectieleidraad bij de MPMO of niet-openbare procedure. Later, tijdens de dialoog, zal het beschrijvend document meer een soort ‘light’ bestek worden.
De aankondiging of het beschrijvend document moeten naast de behoeften en vereisten nog meer informatie bevatten:
- de gunningscriteria;
- een indicatief tijdschema;
- de mogelijkheid om te werken met fasen.
De gunningscriteria moeten nader uitgewerkt zijn. De aanbesteder moet hier zeer aandachtig te werk gaan, want de gunningscriteria moeten in het verdere verloop van de procedure goed toepasbaar zijn op oplossingen die eigenlijk nog moeten uitgewerkt worden door de deelnemers. Zeker bij opdrachten met een groot innovatief aspect zal men hierop moeten letten.
De opdracht mag uitsluitend worden gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, wat op zich vrij logisch is gelet op het doel van de concurrentiegerichte dialoog.
Het indicatief tijdschema zorgt voor meer transparantie naar de deelnemers. De aanbesteder doet er goed aan om de dialoog goed voor te bereiden en te plannen. Een dialoog kan uit een lang traject bestaan, met gesprekken, demonstraties, tests, contractonderhandelingen, etc. Deelnemers moeten daarvoor mogelijks heel wat verschillende personen inzetten op bepaalde tijdstippen. Het tijdschema kan ervoor zorgen dat de deelnemers de gepaste personen kunnen beschikbaar op de gepaste tijdstippen.
Het werken in fasen komt verder aan bod.
Indiening aanvragen tot deelneming en selectie
De ondernemers kunnen zich vervolgens kandidaat stellen door een aanvraag tot deelneming in te dienen. De minimale termijn voor ontvangst bedraagt 30 dagen.
De aanbesteder kan in principe het aantal deelnemers beperken tot minstens drie (art. 79 Wet Overheidsopdrachten). Bij een concurrentiegerichte dialoog kan het misschien net de bedoeling zijn om te kunnen beginnen met een ruim speelveld om zoveel mogelijk innovatieve input te krijgen of om een goed zicht te krijgen op de mogelijkheden van de markt. Het toepassen van een selectiebeperking past daarom niet altijd bij de concurrentiegerichte dialoog, in tegenstelling tot bv. de MPMO.
Alle geselecteerde deelnemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog. De aanbesteder moet de deelnemers een voldoende termijn om de dialoog voor te bereiden (art. 98 KB Plaatsing). In de praktijk zal dit afhangen van wat de aanbesteder bij de aankondiging beschreven heeft in het tijdschema. De dialoog kan bv. onmiddellijk aanvangen met een gezamenlijk infomoment.
Dialoog
De dialoog wordt gevoerd om na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan haar behoeften te voldoen. Tijdens de dialoog kan de aanbesteder alle aspecten van de opdracht bespreken om te komen tot de oplossing(en) die het best in haar behoeften voorzien, hierbij steeds rekening houdend met het beginsel van gelijke behandeling van alle deelnemers (art. 39,§ 3 Wet Overheidsopdrachten). Dit neemt niet weg dat een dialoog soms met verschillende snelheden kan verlopen al naargelang de deelnemer, bv. omdat bij twee verschillende deelnemers het nodig is om andere aspecten van hun respectievelijke oplossingen te bespreken.
Het precieze verloop van de dialoog kan vrij bepaald worden door de aanbesteder. Een goede voorbereiding (zie aankondiging) is on onontbeerlijk. Tevens moet de aanbesteder steeds transparant zijn naar de deelnemers toe over de volgende stappen, o.m. omtrent de aspecten die aan bod komen (bv. gebruiksgemak, functies, financieel, etc.), hoe men te werk gaat (gesprekken, schriftelijk, demo’s, etc.), de timing, en wanneer een fase zal aflopen als men het verloop in fasen heeft voorzien.
Het verloop in fasen heeft als doel het aantal in de dialoogfase te bespreken oplossingen te beperken door toepassing van de gunningscriteria. Deze mogelijkheid dient wel te worden voorzien in de opdrachtdocumenten. Heel gelijkaardig aan het gebruik van fasen bij de MPMO, waar het aantal deelnemers kan beperkt worde. Het vergt echter meer aandacht van de aanbesteder bij de concurrentiegerichte dialoog:
- de gunningscriteria moeten geschikt zijn om tussentijds de voorgestelde oplossingen te kunnen beoordelen. Aangezien die gunningscriteria al bij aankondiging bekend moeten zijn, moet de aanbesteder dus zo goed mogelijk proberen in te schatten welke elementen kunnen beoordeeld worden, zowel op het einde van de dialoog als bij de overgang naar een nieuwe fase. Mogelijks voorziet de aanbesteder in aparte sets van gunningscriteria. Het kan bijvoorbeeld minder nuttig of zelfs moeilijk zijn om de prijs/kosten reeds na fase 1 te beoordelen, dus kan men voorzien dat op dat moment enkel de kwaliteit beoordeeld wordt. In een latere fase, en zeker op het einde van de dialoog, speelt het prijs-/kostencriterium dan wel een rol.
- De aanbesteder doet er goed aan om de deelnemers voldoende te wijzen op de momenten waarop fasen afgesloten worden en ze dus mogelijks uit de dialoog verdwijnen omdat hun oplossingen niet meer meegenomen worden. Onderdeel daarvan is dat de aanbesteder duidelijk aangeeft welke informatie ze zal gebruiken in de beoordelen. Bijvoorbeeld als een demovoorstelling georganiseerd wordt, dan kan de aanbesteder best aangeven of die demo zal meegenomen worden in de eerstvolgende beoordeling als de aanbesteder een fase afsluit.
Om ondernemers aan te moedigen om deel te nemen aan deze procedure voorziet de Wet in de mogelijkheid om prijzengeld of vergoedingen toe te kennen aan deelnemers van de concurrentiegerichte dialoog (art. 39 § 8 Wet Overheidsopdrachten).
Einde van de dialoog en definitieve offerte
Uiteindelijk dient de aanbesteder de resterende deelnemers tegelijkertijd en schriftelijk uit te nodigen om hun definitieve offerte in te dienen. Er is geen minimale indieningstermijn bepaald.
De aanbesteder kan contact nemen met de resterende deelnemers. De regelgeving omschrijft echter wat er precies mag gebeuren: de aanbesteder kan verzoeken om de offertes te verduidelijken, te preciseren of nauwkeuriger te omschrijven. Dit mag echter geen wijziging van de offerte of van de overheidsopdracht inhouden op essentiële punten, daaronder begrepen de in de aankondiging van een opdracht of in het beschrijvend document vermelde behoeften en eisen, indien daardoor de mededinging verstoord dreigt te worden of discriminatie dreigt te ontstaan (art. 39, §6, tweede lid, Wet Overheidsopdrachten).
De aanbesteder dient tenslotte de ontvangen offertes te beoordelen op basis van de in de aankondiging van de opdracht vastgestelde gunningscriteria.
Met de deelnemer met de beste offerte (op basis van het prijs-kwaliteitsverhouding) kunnen desgevallend nog onderhandelingen gevoerd worden omtrent de financiële toezeggingen of met het doel om andere voorwaarden te bevestigen mits dit de essentiële aspecten van de offerte materieel ongewijzigd laat én niet tot vervalsing van de mededinging of discriminatie kan leiden (art 39 § 7 Wet Overheidsopdrachten). Bedoeling hiervan is om de overeenkomst te kunnen finaliseren, aangezien dit de voorziene manier is om een opdracht via concurrentiegerichte dialoog te sluiten (art. 100 KB Plaatsing).