chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-depot

    Doelstelling

    De kerndoelstelling van E-depot is dezelfde als die de dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen op het oog heeft namelijk het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie op zowel korte als lange termijn.

    Met digitale overheidsinformatie bedoelen we informatie die de klant niet meer actief gebruikt.

    Functionaliteiten

    Indien een functionaliteit niet onmiddellijk beschikbaar is in release 1, lees je vanaf welke release dit wel aanwezig is. 

    Algemeen

    • Door de koppeling met ACM/IDM en het Serieregister weet het E-depot bij het inloggen van een gebruiker onmiddellijk wie tot welke informatie toegang heeft
    • Systeem toont dashboard (specifiek per rol) waar alle mogelijke acties verzameld staan
    • Aanwezigheid van een interne goedkeuringsflow zodat een archiefmedewerker informatie kan invoeren in het E-depot, maar niet onmiddellijk naar het archief kan sturen zonder goedkeuring van de informatiebeheerder
    • Binnen een organisatie zijn 3 rollen beschikbaar:
      • Medewerker (kan alleen lezen)
      • Archiefbeheerder (kan bepaalde informatie invoeren en lezen)
      • Informatiebeheerder (kan alle informatie invoeren en lezen)

    Invoeren van informatie

    Er zijn verschillende manieren voorzien om informatie in het E-depot in te voeren:

    • manueel aanmaken van een dossier (= manuele invoer)
      De gebruiker creëert een dossier in het E-depot en hangt alle individuele stukken onder dit dossier. Daarna kent hij manueel de metadata toe in het E-depot.
    • (in bulk) importen van informatie via de browser (= semi-automatische invoer)
      Dossiers kunnen in bulk ingevoerd worden (een zip-bestand met daarin de dossiers en stukken) en de metadata beschreven in een csv.
    • invoeren van dossiers en stukken aan de hand van API’s (= automatische invoer)

    Beschrijving/metadatering

    • Bepaalde metadata van een stuk wordt automatisch uit het stuk gehaald (bv. creatiedatum) behalve wanneer je dit aanlevert in een begeleidend bestand (csv)
    • Elke invoer van informatie heeft steeds betrekking op 1 serie. De beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn) worden automatisch ingevuld voor alle onderliggende dossiers en stukken
    • Er kunnen extensies gedefinieerd worden op het standaardmetadatamodel van het E-depot. De opzet van deze extensies gebeurt na overleg met een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen
    • De vernietigingsdatum en datum waarop informatie openbaar wordt, wordt automatisch berekend door de koppeling met het Serieregister
    • Metadata kan steeds gewijzigd/geüpdatet worden

    Technische controles

    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand gehasht (garantie op technische integriteit)
    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een viruscontrole (2 verschillende virusscanners)
    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een technische bestandscontrole
    • Bij invoer in het E-depot worden een aantal bestanden automatisch geweigerd:

    Preservatie

    • Het systeem maakt van diverse bestandsformaten onmiddellijk een raadpleeg- en transformatiekopie (de lijst van transformatieregels kan je via mail opvragen)
    • Het originele bestandsformaat wordt nooit verwijderd
    • DAV doet aan technology watch
    • DAV doet onderzoek naar transformatie- en raadpleegformaten voor complexe bestandsformaten

    Garanderen van bewijskracht

    • Elk ‘event’ (actie) wordt gelogd in het E-depot
    • De eventlogging wordt minstens even lang bewaard als de informatie waarop de logging betrekking heeft. Zelfs als informatie vernietigd is, blijft de logging bewaard

    Vernietiging (voorzien voor release 2)

    • Dossiers/stukken die voor vernietiging in aanmerking komen, worden via een dynamische lijst voorgelegd aan de informatiebeheerder
    • Er wordt geen informatie vernietigd zonder toestemming van de informatiebeheerder
    • Vernietiging impliceert een ‘hard delete’ van de informatie
    • De beschrijvende en beheersmetadata wordt steeds bewaard en nooit vernietigd (omwille van de bewijswaarde)

    Ontsluiten/Raadplegen

    • Publieksportaal voor openbare informatie (voorzien voor release 3). Burgers en niet-geautoriseerde gebruikers kunnen bepaalde informatie bekijken
    • Afgesloten portaal voor geautoriseerde gebruikers (release 1). Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM
    • Aanwezigheid van API’s voor ontsluiting van informatie (release 1)
      • Bruikbaar voor ontsluiting in een door de klant voorzien portaal
      • Bruikbaar om te ontsluiten in bedrijfsapplicaties
    • Via viewers in de applicatie kan je bepaalde bestandsformaten raadplegen zonder het bestand te downloaden (de lijst van bestandsformaten die de viewers zullen ondersteunen kan je via mail opvragen)
    • Het is mogelijk om elk bestand te downloaden

    Beheer van bewaartermijnen

    • Instellen van schorsing bewaartermijn
      • Actieve schorsingen monitoren
      • Schorsingen opheffen
    • Instellen stuiting bewaartermijn