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    E-facturation pour fournisseurs

    Changement d’adresse du siège des ministères de la Communauté flamande

    Si l’adresse du siège des ministères de la Communauté flamande (n° BCE O316.380.841) apparaît automatiquement sur vos factures électroniques, veuillez noter qu’à compter du 9 novembre 2017, le Boulevard Baudouin 30, boîte 50 à 1000 Bruxelles sera remplacé par l’Avenue du Port 88, boîte 50 à 1000 Bruxelles.

    Si, en tant qu’entreprise - dans le contexte de votre contrat pour l’une des instances officielles - vous êtes tenu d’envoyer des factures électroniques, cette page vous fournit des informations pour vous aider à le faire le plus rapidement et le plus efficacement possible.

    1. Cette obligation est une opportunité

    Les autorités exigent la facturation électronique dans le cadre de la directive européenne 2014/55/UE. Le Gouvernement flamand demande des factures électroniques à ses fournisseurs pour tous ses contrats depuis le 1/01/2017. Cette obligation est une opportunité pour vous en tant qu’entreprise. Saisissez cette occasion de numériser l’ensemble de votre processus de facturation et faites un pas décisif en direction de la numérisation.
    Faites un choix stratégique et mûrement réfléchi.

    2. Politique du Gouvernement flamand

    Marchés publics électroniques de bout en bout

    Le Gouvernement flamand s’engage à traiter de façon totalement numérique les contrats publics et leurs procédures connexes : c’est ce qu’on appelle l’ « end-to-end e-procurement ». La facturation électronique est un élément important de ce processus de numérisation.

    Le 12 juillet 2013, le Gouvernement flamand a décidé que ses entités devaient être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er janvier 2015.  Cette réception électronique des factures doit être la méthode de travail standard à compter du 1er janvier 2017. Voir la BVR [décision du Gouvernement flamand] du 12 juillet 2013 et la note (en néerlandais) qui s’y rapporte.

    Le 16/012/2016, le Gouvernement flamand a pris une nouvelle décision sur la facturation électronique.

    À partir du 1er janvier 2017, pour tous les nouveaux contrats publics, le fournisseur doit émettre une facture électronique conforme. Pour les factures relatives à des commandes de moins de 8 500 €, les micro-entreprises pourraient bénéficier d’un délai supplémentaire d’un an.

    Directive européenne sur la facturation électronique

    Avec cette politique, le Gouvernement flamand anticipe la directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique. Avec cette directive, l’UE engage ses gouvernements à encourager l’usage de la facturation électronique. Vu qu’il n’y a pas suffisamment de facturation électronique, elle vise à soutenir la diffusion de la facturation électronique dans l’environnement B2B en rendant obligatoire l’émission de factures électroniques pour les contrats publics. 

    La Commission européenne a publié la norme européenne sur la facturation électronique le 17 octobre 2017. Les États membres ont désormais jusqu’au 18 avril 2019 pour la mettre en œuvre et l’appliquer. Cela signifie que, à partir de cette date, aucune facture électronique conforme à cette norme ne pourra être rejetée. Pour les autorités locales, un délai supplémentaire jusqu’au 18 avril 2020 sera probablement accordé (à décider par le Gouvernement fédéral lors de la transposition de la directive européenne dans la loi).
    La facturation électronique aux instances officielles belges sera alors un fait.

    Les gouvernements de Flandre et de Belgique anticipent cette directive. Le Gouvernement flamand a décidé que, à partir de 1er janvier 2017, seules des factures électroniques peuvent être émises pour tous les nouveaux contrats de marchés publics.

    Le Gouvernement fédéral a décidé que des factures électroniques doivent être émises pour tous les contrats de marchés publics nouvellement publiés à partir du 1er janvier 2018.

    Le Gouvernement flamand propose des informations et de l’aide aux entreprises pendant la phase de transition vers la facturation électronique.

    3. Séances d’information gratuites

    Le Gouvernement flamand organise des séances d’information mensuelles sur la facturation électronique depuis 2015. Ces séances sont gratuites et ont lieu dans différents endroits en Flandre. À ce jour, plus de 6 000 entreprises y ont participé. 
    Lors de ces séances d’information, vous recevrez des renseignements sur :
    - les avantages des factures électroniques
    - la politique des autorités
    - les différents scénarios pour se lancer

    Les prochaines séances d’information se tiendront les :

    • mercredi 9 octobre 2019, de 10 heures à 12 heures, au VAC de Gand
    • Annulé - mercredi 16 octobre 2019, de 10 heures à 12 heures, au VAC de Gand

    Inscrivez-vous via l’adresse e.procurement@vlaanderen.be, en indiquant le nom de votre entreprise, votre numéro d’entreprise, votre adresse e-mail, ainsi que le nom et la fonction du participant. Les séances d’information sont gratuites pour les entreprises.

    4. Sélectionnez l’option adéquate pour votre entreprise

    Opter pour la facturation électronique signifie que vous choisissez l’option la plus appropriée pour votre entreprise. Vous avez beaucoup de factures sortantes, ou pas beaucoup ? Vous avez beaucoup de clients appartenant à des instances publiques ? Vous avez un ERP ou vous créez vos factures dans Word par exemple ?

    Plusieurs scénarios sont possibles :

    TYPE D’ENTREPRISE
    entreprise avec…

    OPTION

    PLUS D’INFOS

    CONTACT

    ESTIMATION DU DÉLAI

    ÉVALUATION

    ERP

    PEPPOL- choisir un point d’accès (PA)

    Voir 5a

    Votre PA

    3 mois

    B2B et B2G
     international
     stratégique

    LOGICIEL DE COMPTABILITÉ/FACTURATION

    PEPPOL-
     vérifiez si votre progiciel est prêt

    Voir 5b

    Votre fournisseur de logiciels

    1 semaine

    B2B et B2G
     international
     stratégique

    WORD, EXCEL, PDF…

    PEPPOL- Choisir une app

    Voir 5c

    Votre fournisseur d’apps

    1 semaine

    B2B et B2G
     international
     stratégique

    QUELQUES FACTURES, SEULEMENT ADRESSÉES À DES INSTANCES PUBLIQUES

    PORTAIL Mercurius

    e.procurement@vlaanderen.be

    1 jour

    B2G uniquement
    Belgique uniquement
    chronophage

    Court terme

    Temporaire

    B2B = Business 2 Business, facturation entre entreprises
    B2G = Business 2 Government, facturation entre entreprises et organismes gouvernementaux

    5. Utilisation du modèle PEPPOL

    Le Gouvernement flamand et le Gouvernement fédéral ont opté pour le modèle PEPPOL, ainsi que pour AGORIA et le VBO. C’est la façon la plus intelligente de faire de la facturation électronique. Vous trouverez plus d’informations sur le choix de PEPPOL sur PEPPOL et MERCURIUS (en néerlandais).

    L’utilisation du modèle PEPPOL vous offre la garantie que vous pourrez travailler selon la norme européenne et que vous pourrez facturer électroniquement à la fois dans l’environnement B2G et B2B.
    Le modèle PEPPOL est un modèle totalement fiable qui réduit les tâches manuelles et ne fonctionne qu’avec des POINTS D’ACCÈS. En Belgique, il existe une autorité qui supervise la bonne utilisation de ce modèle. Cette autorité a été reconnue par le Gouvernement fédéral (BOSA, SPF Stratégie et Appui).

    Toute entreprise peut utiliser ce modèle PEPPOL. La façon dont vous l’utilisez dépend évidemment du volume de vos factures et de votre système financier, de votre logiciel de facturation ou de votre logiciel de comptabilité.

    5A. Une enterprise possédant un progiciel de comptabilité ou de facturation

    Si vous utilisez un programme de comptabilité ou de facturation pour recevoir et envoyer vos factures, il y a de fortes chances que votre programme soit déjà capable d’envoyer des factures électroniques. 
    Vérifiez si votre logiciel figure sur la liste des programmes de comptabilité et de facturation qui envoient des factures électroniques PEPPOL au Gouvernement (flamand) avec succès (liste 2).

    La plupart des programmes de comptabilité et de facturation ont choisi un POINT D’ACCÈS dans le modèle PEPPOL. 

    5B. Une enterprise sans logiciel de facturation. Vous créez vos factures en Word, Excel, PDF, sur le portail Mercurius, etc

    Votre entreprise établit encore ses factures dans Word ou Excel et vous les envoyez ensuite au format PDF ?  
    Ces dernières années ont vu le lancement de nombreux progiciels de facturation qui s’adressent spécifiquement aux entreprises ayant de petits volumes de factures.  
    Il est vivement recommandé de comparer ces applications, de contacter leurs développeurs et de se lancer. Votre entreprise sera ainsi parée à l’avenir numérique.

    Avec ces progiciels :

    • Vous établissez rapidement une facture électronique
    • Vous n’avez pas besoin de votre carte d’identité électronique pour vous connecter
    • Vous bénéficiez d’un bon support
    • Vous n’effectuez pas de double encodage de données de facturation
    • Vous pouvez suivre l’état de votre facture
    • Vous pouvez facturer à destination des pouvoirs publics mais aussi de vos clients privés
    • Vous travaillez donc de manière plus conviviale et efficace

    Regardez la liste des programmes.

    5C. Une entreprise avec un ERP

    Les entreprises émettant beaucoup de factures ont souvent un système ERP.  ‘XML’ et ‘UBL’ sont des termes familiers pour le personnel informatique de ce type d’entreprises. Peut-être avez-vous déjà travaillé avec un prestataire de services pour votre facturation électronique ? 
    Il convient de suivre les étapes suivantes:

    • 1

      Création de la facture PEPPOL

      Les scénarios suivants sont possibles :

        • (4A2) Vous confiez la création de la facture PEPPOL à un tiers. 
          Dans ce cas, vous fournissez à ce tiers le document papier, la facture PDF ou la facture XML non standardisée. 
          Exemple : PROXIMUS
          Suite : étape 2 

        • (4A3) Vous concevez la facture PEPPOL XML et vous êtes directement dirigé vers votre propre POINT D’ACCÈS.
          Exemple : CRONOS SA
          Suite : étape 3

    • 2

      Choix d'un POINT D'ACCÈS

      Les entreprises possédant un logiciel ERP dans les scénarios 4A1 et 4A2 doivent sélectionner un point d’accès. Un XML ne peut pas être envoyé par e-mail à un destinataire financier (département).  Aucune connexion point à point ne sera non plus établie. 
      Vous trouverez les POINTS D’ACCÈS agréés PEPPOL sur le site : 
      http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers

      Il y a deux scénarios possibles.

        • Premier scénario
          Le POINT D’ACCÈS que vous avez choisi n’a encore jamais envoyé de facture électronique au POINT D’ACCÈS du Gouvernement flamand ou belge.
          ==> votre POINT D’ACCÈS sera invité à :
          (1) passer des tests de conformité PEPPOL ;
          (2) envoyer des documents au PA du Gouvernement. 
          Ces tests sont menés sous la coordination du BOSA.  Contactez peppol@bosa.fgov.be
          dès que cette étape a été réalisée avec succès (voir les étapes 3 et 4).

        • Deuxième scénario
          Le point d’accès que vous avez choisi envoie toutes les factures électroniques correctes aux PA des autorités flamandes et belges. Suite : étapes 3 et 4.

          Quels POINTS D’ACCÈS envoient toutes les factures électroniques correctes via PEPPOL au Gouvernement ?
          Comment pouvez-vous, en tant qu’entreprise, les évaluer et les contacter ?

      Liste des POINTS D’ACCÈS dans PEPPOL qui envoient efficacement des factures électroniques au Gouvernement, avec des contacts et informations complémentaires (Liste 1)

    • 3

      Application des exigences commerciales

      Si, en tant qu’entreprise, vous envoyez une facture électronique au destinataire, vous voulez également que ce destinataire soit capable de la traiter correctement.  Après tout, cela vous garantit un paiement rapide. 
      Les expéditeurs et destinataires décident à quelles « exigences commerciales » les factures électroniques doivent répondre.  Car, très souvent, les mêmes exigences (par exemple le numéro de commande) sont formulées. Le Gouvernement a rationalisé et clarifié ses exigences commerciales.

      Vous trouverez ces exigences commerciales du Gouvernement ici :

      Pour savoir quelles exigences commerciales vous devez respecter, vous pouvez vous adresser à votre personne de contact auprès de votre instance publique ou de l’équipe centrale sur la facturation électronique via l’adresse e.procurement@vlaanderen.be.

    • 4

      Organisation de tests de bout en bout

      Pour les fournisseurs possédant de grands volumes de factures, il est recommandé de procéder à un test de bout en bout.  Même si la directive européenne sur la facturation électronique vous permettra d’envoyer immédiatement une facture électronique sans test, des tests préalables vous offrent la garantie que l’envoi de vos factures électroniques se déroulera efficacement dès le départ.   

      Contactez e.procurement@vlaanderen.be et dites-leur que vous souhaitez réaliser un test.  Vous recevez des informations complémentaires et des conseils.  

      À l’issue du test et si tout s’est bien passé, vous pourrez commencer à émettre des factures électroniques.  Des milliers de fournisseurs d’instances publiques le font déjà.

    5D. Aperçu des apps fonctionnant dans PEPPOL

    PROFIL DE L’ENTREPRISE

    LISTE DES APPS FONCTIONNANT DANS PEPPOL

    Avec ERP

    Voir liste 1

    Avec programme de comptabilité ou de facturation

    Voir liste 2

    Word, Excel, PDF, papier…

    Voir liste 3

    6. Quels organismes gouvernementaux flamands pouvez-vous joindre via le modèle PEPPOL ?

    Cette liste vous permettra de trouver à quels organismes gouvernementaux vous pouvez envoyer vos factures électroniques (Liste 4).

    7. Database de tous les récepteurs belgiques de PEPPOL-documents

    Vous trouvez ça à:
    https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html

    8. Quelles entreprises envoient des factures électroniques avec PEPPOL ?

    Dans cette liste, vous trouverez les fournisseurs qui envoient des factures électroniques au Gouvernement flamand (Liste 5)  . Notez cependant que cette liste n’est jamais exhaustive…

    9. Besoin d’aide ?

    Peut-être aimeriez-vous plus d’informations ou une mise au point en tant qu’entreprise ?  Dans ce cas, envoyez un e-mail à l’adresse e.procurement@vlaanderen.be

    Nous reprendrons contact avec vous le plus rapidement possible.