chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-invoicing voor entiteiten van de Vlaamse overheid

    Wijziging adres maatschappelijke zetel Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap

    Wanneer je het adres van de maatschappelijke zetel van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap (KBO-nummer O316.380.841) automatisch laat verschijnen op je bestelbons en/of op eigen afdrukken voor e-facturen, noteer dat sinds 9 november 2017 dit adres wijzigt van Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel naar Havenlaan 88 bus 50, 1000 Brussel.

    1. Interactieve sessies e-facturatie voor medewerkers van de Vlaamse overheid

    Je vindt de informatiesessies en de opleidingen over elektronische facturatie voortaan samengebracht op de pagina ‘opleiding en informatiesessies’

    2. Verplicht gebruik e-invoicing - besteksbepaling, bepalingen voor bijakte

    e-facturen kunnen verzonden worden zonder dat er een formele overeenkomst moet zijn tussen verzender en ontvanger. Aangezien de Vlaamse overheid het gebruik van e-facturatie wil opleggen, is een specifieke bepaling echter noodzakelijk. Mede ook omdat de opdrachtnemer op een paar belangrijke details moet gewezen worden, is het belangrijk om dit op punt te stellen.

    Opm.: een versie in het Engels kan je hier terugvinden.

    Nieuwe opdrachten

    Wanneer je als overheid start met e-factureren bij de aanvang van een nieuwe overheidsopdracht, gebruik je deze modelbepaling in het bestek als bepaling voor de wijze van factureren.

    Je dient onder c), 1. enkele toevoegingen te doen. Zie de desbetreffende instructies. Deze bepaling heeft als bedoeling om de opdrachtnemer alle informatie die hij nodig heeft om e-facturen te versturen voor jouw opdracht.

    a) Wijze van factureren

    De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Elektronische facturatie (e-invoicing) is sinds 1 januari 2017 de standaard werkwijze voor de ontvangst van facturen binnen de Vlaamse overheid.

    Met e-invoicing bedoelen we geen PDF-factuur, maar een e-factuur in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform. Facturen die ingediend werden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet aanvaard.

    Voor meer informatie, zie https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers

    b) Inhoud van de factuur

    De elektronische factuur dient, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW-wetboek, volgende gegevens te bevatten:

    • KBO-nummer van de aanbestedende overheid: ...
      Opm: bij gebruik van het Mercuriusportaal dient u ... te selecteren als ontvanger (Vul hier de naam in van uw entiteit zoals die in het Mercuriusportaal gekend is. Voor entiteiten zonder eigen rechtspersoonlijkheid is dit ‘Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap’.)
    • Inkooporder: dit nummer wordt medegedeeld bij sluiting van de opdracht, of in het aanvangsbevel of op de factuuraanvraag.
      (Schrap al naargelang hetgeen van toepassing is op je opdracht.)
    • (Eventuele andere gegevens die je op de factuur wil zien.)

     De bovenvermelde gegevens dienen ingevuld te worden overeenkomstig de business afspraken van de Vlaamse overheid. Zie meer informatie op (onderaan):

    https://overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten-en-raamcontracten/e-procurement/peppol-en-mercurius

     

    Het is tevens aangewezen om vooraan het bestek of op het voorblad ervan de inschrijvers te wijzen op de verplichting inzake e-invoicing:

    De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Vanaf 1 januari 2017 moeten alle facturen die in het kader van deze opdracht worden ingediend op een elektronische manier in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol.
    Meer info over e-invoicing is terug te vinden via https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing.

     

    Lopende opdrachten

    Wanneer je als overheid effectief start met e-facturen in de loop van de overheidsopdracht, is het raadzaam een bijakte op te stellen.

    Bijakte
    De opdrachtnemer start met het verzenden van e-facturen in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol vanaf (datum).
    De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies.
    Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd.

    Voor bijkomende vragen kan je terecht op e.procurement@vlaanderen.be

    3. De papieren (of PDF-) factuur weigeren

    Leveranciers worden geïnformeerd en begeleid naar elektronische facturatie. Vanzelfsprekend is het ook belangrijk dat de naleving van het elektronisch aanleveren van facturen ook opgevolgd wordt. Daarom zullen papieren facturen of PDF-facturen die toekomen op het centrale boekhoudkantoor of bij inhoudelijke medewerkers ook geweigerd worden.

    Wanneer wordt een papieren (PDF-) factuur geweigerd?

    • Wanneer de factuur kadert in een overheidsopdracht of bestelling die gelanceerd werd na 1 januari 2017,
    • én waarbij in de opdrachtdocumenten (of bestelbon) vermeld werd dat e-facturatie verplicht was,
    • én waarbij de verzender van de factuur (de leverancier) niet tot de uitzonderingen (een micro-onderneming of overheidsorganisatie) behoort. 

    Voorbeeldbrief (aan te passen)

    Beste,
    Wij weigeren je factuur met nummer [x] met als datum [xx/xx/xxxx] om de volgende reden. De bepaling over de facturatiewijze in de opdrachtdocumenten of de bestelbon van de onderliggende overheidsopdracht stelt dat je een elektronische factuur moet aanleveren via Peppol.
    Meer informatie vind je op https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing of kan je bekomen via het mailadres e.procurement@vlaanderen.be
    Als bijlage vind je de originele factuur terug.
    Deze weigering werd je gestuurd onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis.

     

    Hoe verzenden?

    De regelgeving staat je toe te weigeren op de wijze die je zelf kiest:

    • per mail/gewone brief
    • via aangetekende zending (indien je meer zekerheid wenst over het vaststaan van de precieze datum van weigering van de factuur)

    Je kan als entiteit zelf kiezen welke verzendwijze je gebruikt. De regelgeving laat je immers vrij. Stuur ook een mailtje naar e.procurement@vlaanderen.be Wij begeleiden de opdrachtnemer dan naar de e-facturatie.

    4. Als entiteit je leveranciers sensibiliseren

    E-invoicing kan slechts slagen als leveranciers aangemoedigd en begeleid worden bij het digitaliseren van hun facturatie.  Omwille van de grote verscheidenheid in factuurvolume en maturiteit bij bedrijven is de informatieverstrekking ook erg verschillend.

    Maak een keuze uit, of combineer, onderstaande mogelijkheden.

    1. Motiveer bedrijven met een klein factuurvolume in te schrijven op de gratis events van de Vlaamse overheid.
      Gebruik hiervoor eventueel deze brief of mail . Pas uiteraard de linken aan voor het meest recente event.
    2. Verwijs bedrijven naar de algemene informatiesessies over e-facturatie.
    3. Breng individuele bedrijven in contact met het centrale e-invoicingteam via e.procurement@vlaanderen.be
    4. Maak een selectie van uw leveranciers die niet slagen in e-facturatie en zet een event voor hen op. Doe beroep op het centrale e-invoicingteam.

    5. Status

    Overzicht financiële systemen en entiteiten Vlaamse overheid die in staat zijn e-facturen te ontvangen via Mercurius. Deze lijst wordt steeds actueel gehouden.

    6. Studiedagen & workshops

    Het centrale team van de Vlaamse overheid organiseert op regelmatige basis:

    1. Interne informatiesessies voor medewerkers van de overheid
    Je gebruikt al e-invoicing via Peppol-Mercurius. Je wordt evenwel geconfronteerd met specifieke problemen? Misschien wil je meer e-facturen ontvangen en je leveranciers overtuigen? Of misschien wil je meer achtergrond over e-facturatie?
    Aangekondigde interne informatiesessies vind je onder punt 1.

    2. Gratis informatiesessies voor bedrijven
    Bedrijven krijgen informatie over de mogelijke scenario’s en oplossingen voor elektronische facturatie. Na een toelichting van anderhalf uur is er mogelijkheid tot discussie en vragen. Private actoren kunnen hun e-facturatie producten en diensten aanbieden op deze sessies. Bedrijven die je vragen stellen over elektronische facturatie, kan je eventueel verwijzen naar de lijst van aangekondigde infosessies.