chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-invoicing voor lokale overheden en andere publieke organisaties

    In een notendop

    Vanaf 1 april 2019 ben je verplicht om elektronische facturen, die aan de Europese norm beantwoorden, als dusdanig te ontvangen en te verwerken.


    Is een PDF-factuur voldoende? Neen! Zowel het Vlaamse als het federale bestuursniveau, en ondertussen ook heel wat lokale overheden, aanvaarden enkel nog XML’s die voldoen aan de PEPPOL-standaard én aangeleverd worden via het PEPPOL-netwerk.
    De voordelen hiervan zijn zowel voor verzenders als ontvangers onmiskenbaar. Zo ligt de doorlooptijd van afhandeling ligt bij een e-factuur gemiddeld 10 dagen korter. E-facturen zijn veel correcter en leiden dus minder tot discussie.
    Goede praktijken: de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn ontvangt 80% van al haar facturen als volwaardige elektronische factuur. VDAB betaalt de leveranciers die een e-factuur sturen gemiddeld op 5 dagen!  

    E-facturatie? Doen!

    Gratis informatiesessies

    De Vlaamse overheid organiseert sinds 2015 maandelijks informatiesessies over elektronische facturatie. Deze sessies zijn gratis én vinden plaats op verschillende locaties in Vlaanderen. Tot op heden namen hier meer dan 6000 bedrijven en heel wat publieke organisaties aan deel. 
    Tijdens deze informatiesessies krijg je informatie over:

    • de voordelen van e-facturatie,
    • het beleid van de overheden,
    • de verschillende scenario’s om aan de slag te gaan

    De eerstvolgende informatiesessies vinden plaats op:

    • Woensdag 29 mei 2019, van 10u tot 12u, in het VAC Leuven
    • Donderdag 6 juni 2019, van 10u tot 12u, in het VAC Antwerpen - VOLZET

    • Woensdag 16 oktober 2019 van 10 tot 12u; in het VAC Gent

    Inschrijven op e.procurement@vlaanderen.be, met vermelding van de naam van jouw organisatie, het ondernemingsnummer, het e-mailadres, de naam en functie van de deelnemer. De informatiesessies zijn gratis.

    Wens je als (private of publieke) vertegenwoordiger van een sector, een eigen specifieke informatiesessie te organiseren waarbij je zelf ook mee de agenda invult? Neem contact op met e.procurement@vlaanderen.be

    Juridisch kader

    In de e-invoicingrichtlijn (Richtlijn 2014/55/EU) wordt in grote lijnen vermeld dat:

    • overheden elektronische facturen, die aan de Europese norm voldoen, moeten aanvaarden en verwerken. 
    • de Europese norm voor e-facturatie werd vastgelegd, met name UBL en C-FAKT.

    Deze richtlijn is omgezet door de wet van 7 april 2019 . De hoofdlijnen van deze wet zijn:

    • Elke organisatie die onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten valt, is verplicht  elektronische facturen te ontvangen en te verwerken vanaf 1.4.2019, wanneer ze die e-facturen ontvangt in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht én deze e-factuur voldoet aan de Europese norm inzake e-facturatie. Dit geldt ongeacht de waarde van de factuur of van de opdracht.
      Bent u niet zeker of deze verplichting wel van toepassing is op uw organisatie? Bekijk dan de nadere informatie over welke organisaties hieronder vallen.
    • De verplichting voor leveranciers van overheden om e-facturen naar de overheid te verzenden zal op een later tijdstip vastgelegd worden bij KB.

    Elke overheid kan een eigen, ambitieuzer beleid voeren door gebruik te maken van de instrumenten van de regelgeving overheidsopdrachten.

    De Vlaamse Regering nam twee beslissingen die elektronische facturatie verplichten voor alle opdrachten en alle leveranciers bij de Vlaamse overheid
    De beslissing van 16 december 2016 en de voorbereidende nota.

    Samengevat staat in deze beslissing dat:

    • leveranciers een e-factuur moeten zenden naar de Vlaamse overheid voor alle nieuwe opdrachten vanaf 1.1.2017
    • micro-ondernemingen uitstel kregen tot 1.1.2018.

    Alle Vlaamse opdrachtdocumenten (ook bestelbons) omvatten een bepaling over de elektronische facturatiewijze. 
    Meer informatie over het juridische kader.

    Wat is een e-factuur én wat zijn er de voordelen van

    Wat is het niet? Een e-factuur is geen PDF, geen intelligent gescande factuur, geen factuur die opgehaald moet worden op een portaal, geen e-mail met een factuur (in PDF, word-, excel- of XML-formaat) als bijlage.

    Een e-factuur is een XML factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL, versie 2 of 3) en die aangeleverd wordt volgens de PEPPOL afspraken. Dergelijke e-factuur laat een verregaande interoperabiliteit toe en effent de weg naar een doorgedreven automatisering.
    Meer informatie over Mercurius en PEPPOL.

    E-facturen:

    • Hebben bij de Vlaamse overheid een doorlooptijd die gemiddeld 10 dagen korter is dan de papieren of intelligent gescande facturen.
    • Bevatten veel meer correcte en gestandaardiseerde informatie en geven dus minder risico op fouten of discussie.
    • Worden sneller betaald.
    • Betekenen een belangrijke efficiëntiewinst door meer automatische verwerking.
    • Maken het mogelijk de volledige keten tussen leverancier en aankoper verder te digitaliseren en automatiseren.

    Geldt de verplichting om e-facturen te ontvangen voor mijn organisatie?

    Het toepassingsgebied van de verplichting om e-facturen te ontvangen is exact dezelfde als die van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17.6.2016. Dat maakt het eigenlijk heel eenvoudig.: als uw organisatie de regelgeving overheidsopdrachten moet volgen om een opdracht uit te besteden, dan geldt daarop de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken wanneer die volgens de Europese norm opgesteld zijn.

    De maatstaf is dus: is uw organisatie een aanbestedende overheid de regelgeving overheidsopdrachten volgen? Als dit het geval is voor elke opdracht die u laat uitvoeren, dan zal de verplichting inzake e-facturatie op u van toepassing zijn.

    Let wel, misschien is het op het eerste gezicht niet meteen duidelijk dat uw organisatie wel degelijk een aanbestedende overheid is! Bij opdrachten met een waarde van maximaal € 30.000 zonder btw zijn er immers zo weinig regels van toepassing dat zij lijken op gewone aankopen. Maar voor een aanbestedende overheid zijn dat wel degelijk overheidsopdrachten! Bekijk daarom het volgende: als mijn organisatie dan toch eens een opdracht heeft met een grotere waarde, wat wordt er dan gedaan? Volgen we de regelgeving overheidsopdrachten? Dan bent u meer dan waarschijnlijk een aanbestedende overheid en dus zal de verplichting inzake e-facturatie van toepassing zijn, ook op uw opdrachten tot € 30.000.

    Een bijzonder geval zijn de organisatie die standaard geen aanbestedende overheid zijn, maar soms subsidies krijgen voor een welbepaalde opdracht, bv. van de Vlaamse overheid. Voor die gesubidieerde opdrachten moet een dergelijke organisatie dan mogelijks wel de regelgeving overheidsopdrachten toepassen, als aan een aantal regels voldaan zijn. Ook voor die opdrachten zal de verplichting inzake e-facturatie gelden! Het kan voor dergelijke organisaties, die mogelijks nu en dan een gesubidieerde opdracht hebben, interessant zijn om de stap naar e-facturatie voor alle aankopen te zetten.
    Bv. het kinderdagverblijf Atl@ntis valt niet onder de regelgeving overheidsopdrachten. Het heeft heel wat contracten met leveranciers van luiers, eten, nutsvoorzieningen, etc. Die leveranciers blijken in staat om e-facturen te versturen. Het kinderdagverblijf ziet de voordelen van e-facturatie in en maakt zich klaar om van haar leveranciers e-facturen te ontvangen. Wanneer het kinderdagverblijf subsidies ontvangt van de Vlaamse overheid voor een verbouwing, blijkt de verplichting inzake e-facturatie hierop van toepassing. Maar het kinderdagverblijf is daarvoor reeds klaar.

    Aan de slag

    Een goede aanpak van e-invoicing bestaat uit meerdere stappen, die terzelfdertijd kunnen verlopen.

    a) Zorg dat je financieel systeem e-facturen kan ontvangen

    Bepaal in welk scenario je zich bevindt:

    • 1

      Scenario 1. Uw organisatie heeft een eigen ERP

      Stap 1. U beslist of u gebruik maakt van MAGDA en MERCURIUS
      Publieke organisaties die in Vlaanderen gelegen zijn, hebben de mogelijkheid gebruik te maken van de publieke platformen voor e-invoicing op MAGDA en MERCURIUS. De connectie naar MERCURIUS legt u steeds via MAGDA. MAGDA is het Vlaams platform voor maximale gegevensdeling die o.a. de federale e-invoicingplatform ondersteunt. 
      Dankzij MAGDA en MERCURIUS maakt u gebruik van een PEPPOL Access Point.  U doet dit op de slimste (en goedkoopste) manier. Bovendien zijn de wettelijke garanties van authenticiteit en integriteit gegarandeerd tijdens de verzending.

      Stap 2. U maakt een connectie naar MAGDA
      Als u beslist hebt dat u gebruik maakt van MAGDA (en MERCURIUS) dan is het aangewezen dat de IT’ers van uw organisatie zich informeren op MAGDA – e-invoicing.
      Bijkomende vragen kunnen gesteld worden aan marc.deleu@vlaanderen.be.

      Deze connectie maakt dat u uw postbus op simpl’ePRIOR opzet. Via deze postbus worden XML-berichten (PEPPOL) verzonden en ontvangen.

      Stap 3. Breng uw certificaat in orde
      Door middel van dit certificaat garandeert u dat het uw organisatie is die deze connectie naar MAGDA/MERCURIUS zal gebruiken. 
      De rechtspersoon die het financieel systeem beheert, vraagt dit certificaat aan.  Handleiding Vo-certificaten
      Het is aangewezen stap 3 gelijktijdig met stap 2 uitvoert.

      Stap 4. Bepaal uw ambitieniveau
      Omwille van de complexiteit is het aan te bevelen de verschillende deelprojecten te faseren in de tijd. De Vlaamse overheid heeft dit gedaan door eerst werk te maken van  het ontvangen van e-facturen, daarna van het verzenden van e-orders, en zal kortelings zelf ook e-facturen gaan versturen.
      Bovendien kunt u ook de wijze en graad van automatische verwerking van inkomende e-facturen in uw financieel systeem naar eigen inzicht plannen. Vandaag verwerkt het grootste financieel systeem van de Vlaamse overheid gemiddeld 80% van haar ontvangen e-facturen automatisch. In de beginfase was dit beduidend minder.

    • 2

      Scenario 2. U maakt gebruik van een (sectorspecifiek) globaal financieel systeem

      De meeste lokale overheden maken gebruik van een specifiek financieel systeem (CIPAL-SCHAUBROECK, REMICOM, CEEVI). De eigenaars van deze systemen sloten een overeenkomst met een intermediaire dienstverlener die e-facturatie via PEPPOL mogelijk maakt. 
      Indien u gebruik maakt van dergelijk systeem, volstaat het u zich te informeren over de e-facturatiemodule in uw systeem. Heel wat lokale overheden doen dit vandaag al.

    • 3

      Scenario 3. U maakt gebruik van een ander boekhoudpakket

      Boekhoudpakketten moeten een aantal aanpassingen doen om elektronische facturen (PEPPOL) te ontvangen en te verzenden. De voorbije jaren hebben vrijwel alle pakketten op de Belgische markt zich aangepast om e-facturen te kunnen verzenden. Zij speelden hiermee in op de noden van de leveranciers (van de overheid) die e-facturen moesten verzenden. 
      Verschillende boekhoudsystemen worden intussen ook aangepast voor om e-facturen te kunnen ontvangen. Raadpleeg de lijst om het klaar zijn van uw systeem te controleren (opm.: momenteel duidt deze lijst aan welke toepassingen e-facturen kunnen verzenden, in de nabije toekomst wordt een kolom toegevoegd die aanduidt welke toepassingen ook e-facturen kunnen ontvangen).

      Indien zij nog klaar zijn om e-facturen te ontvangen:

    • 4

      Scenario 4. Uw financieel systeem is niet klaar om op korte termijn e-facturen te ontvangen

      Misschien maakt u dan beter gebruik van een tijdelijke noodoplossing.

      U ontvangt de op Mercurius aangeleverde e-facturen als PDF-factuur in uw mailbox. Ondernemingen kunnen dus een XML-factuur aanleveren aan u via Peppol, zodat u voldoet aan de verplichting voor aanbestedende overheden die vanaf 1 april 2019 zal gelden om die elektronische facturen te kunnen ontvangen. De XML-factuur wordt op de achtergrond omgezet naar een PDF-versie die u ontvangt. Met deze tijdelijke noodoplossing kan u de tijd overbruggen waarin uw financieel systeem of boekhoudpakket klaargemaakt wordt om e-facturen te ontvangen.

      Indien u voor dit scenario kiest, vul dan dit formulier  in en verstuur het volgens de opgenomen instructies.

    b) Stel je interne facturatieprocessen op punt

    Volg deze stappen om je interne facturatieprocessen op punt te zetten:

    c) Begeleiding en sensibilisering leveranciers

    Je hebt als ontvangende publieke organisatie alle moeite gedaan om je klaar te maken voor e-facturatie? Mogelijk heb je geïnvesteerd in IT-aanpassingen of heb je een extra module aangekocht. Je wilt dan ook de resultaten zien. En terecht! 
    Je doet er goed aan je verzenders van facturen aan te moedigen of zelfs te verplichten om elektronische facturen te sturen. Je bewijst hen daarmee zelfs een dienst. Want, hoewel de opstap een inspanning vraagt zowel van ontvangers als verzenders, is na de fase van de ‘kinderziekten’ de tevredenheid groot.

    • 1

      Aanbeveling: bepaal een strategie om uw leveranciers te begeleiden

      Hou hierbij rekening met het volgende:

      • De bedrijven die vermeld staan op de lijst van de Vlaamse overheid kunnen zonder bijkomende inspanningen en quasi onmiddellijk naar u e-facturen zenden. 
        Contacteer hen én vraag een e-factuur!
      • Bedrijven die gebruik maken van een boekhoudpakket dat klaar is om e-facturen te verzenden ( Lijst 2 ), kunnen met geringe inspanningen en op zeer korte termijn naar u e-facturen zenden.
      • Lokale bedrijven met beperkte factuurvolumes hebben misschien nog nooit van e-facturatie gehoord? Onderschat hen evenwel niet én bedenk het volgende.
        Bedrijven met kleine factuurvolumes hebben vaak een korte beslissingslijn.  Hun management kan vaak snelle en resultaatgerichte beslissingen nemen.  De aanschaf/aankoop van een e-facturatietool gebeurt vaak snel en efficiënt.  (Er is een lijst met goedkope tools voor e-facturatie.)  
        Tot slot: ook het gratis MERCURIUS-portaal is voor hen beschikbaar.
    • 2

      Zodra u klaar bent om e-facturen te ontvangen, kunt u uw leveranciers als volgt begeleiden

      Stap 1
      Contacteer de leveranciers die nu al e-facturen naar de overheden zenden en laat hen weten dat uw organisatie klaar is om PEPPOL-facturen te ontvangen.  (Consulteer de lijst)

      Stap 2
      Informeer uw leveranciers over uw ambities om voortaan e-facturen te willen ontvangen.
      De Bestand voorbeeldbrief kan hierbij behulpzaam zijn.

      Belangrijke informatie voor uw leveranciers is het KBO-nummer van uw organisatie. Een leverancier heeft het KBO-nummer nodig om e-facturen via PEPPOL te versturen.
      Daarnaast kan het ook handig zijn om de benaming van uw organisatie zoals die in het KBO staat, mee te geven. Dit is nuttig voor de leveranciers die het Mercurius portaal zouden gebruiken.

      Stap 3
      De beste resultaten worden bereikt met het daadwerkelijk opvolgen van de voortgang.  (Van sensibiliseren tot afdwingen.)

    d) Elektronische facturen of bestellingen verzenden

    Je kunt zelf ook e-facturen verzenden (naar andere bedrijven of publieke organisaties). Misschien wil je wel zo snel mogelijk je volledige keten (van bestelling tot factuur) digitaliseren? 
    De Vlaamse en federale overheid bieden ook PEPPOL-oplossingen aan voor uitgaande e-facturen en elektronische orders.

    e) Meer ondersteuning?

    Mogelijk biedt je sector zelf uitwisseling van ervaring of informatie? 
    Voor meer structurele initiatieven kan je ook terecht bij het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid via e.procurement@vlaanderen.be