chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-invoicing voor lokale overheden en andere publieke organisaties

     

    Tal van publieke organisaties hebben reeds initiatieven opgezet rond elektronische facturatie. Zij zien immers de efficiëntievoordelen die dergelijke optimalisatie van de facturatieprocessen teweeg brengen. Het e-facturatiebeleid van de Vlaamse, Belgische en Europese overheid wil deze publieke organisaties actief betrekken. Op deze wijze is er een sterke stijging van het aantal ontvangers en verzenders van volwaardige e-facturen.

    Op deze bladzijde vindt u informatie over:
    - De Europese Richtlijn e-invoicing 2014/55/EU
    - De beslissing van de Vlaamse Regering
    - Volwaardige e-facturatie
    - Aanbevolen acties
    - Uw voordeel

    De Europese Richtlijn 2014/55/EU

    De Europese richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten verplicht publieke organisaties die onder het toepassingsgebied van de regelgeving overheidsopdrachten vallen e-facturen die aan de Europese norm voldoen te aanvaarden en te verwerken. De federale regelgeving kan bij de omzetting van deze richtlijn beslissen lokale overheden 12 maanden extra tijd te geven. Dit betekent dat uiterlijk 27 november 2019 e-facturen verplicht moeten aanvaard en verwerkt worden.

    Tal van Europese lidstaten hebben deze richtlijn een meer actieve invulling gegeven. Zij verplichten hun leveranciers e-facturen te zenden. Op deze wijze komen zij tegemoet aan de geest van de Europese richtlijn die overheden vraagt een dynamiserende rol op te nemen voor elektronische facturatie. De uiteindelijke doelstelling is een forse toename van de volwaardige e-facturatie in de business-to-business omgeving.

    De Beslissing van de Vlaamse Regering

    De Vlaamse Regering besliste op 16 december 2016 dat voor alle overheidsopdrachten die gelanceerd worden vanaf 1 januari 2017 e-facturatie verplicht is. Enkel voor micro-ondernemingen én opdrachten onder de 8.500 € geldt een verlenging tot 1 januari 2018.

    De Vlaamse Regering besliste eveneens te sensibiliseren voor e-facturatie naar lokale overheden.
    Deze sensibilisering voor e-facturatie gaat gepaard met een hernieuwde aandacht voor het gebruik van e-tendering (het indienen van offertes op elektronische wijze).

    De doelstelling om sterk in te zetten op sensibilisering voor e-tendering en e-facturatie bij lokale overheden is relevant omdat het Vlaanderen tot één van de koplopers maakt voor end-to-end e-procurement in Europa.

    Vandaag ontvangt de Vlaamse overheid al meer dan 25% volwaardige XML facturen.  Ook meerdere steden en gemeenten zijn hun facturatieproces aan het digitaliseren.

    Uiterlijke startdatum voor lokale overheden voor e-facturatie = 27 november 2019.
    Uiterlijke startdatum voor lokale overheden voor e-tendering = 18 oktober 2018.

    E-facturatie en e-tendering vragen voorbereiden: begin tijdig!

    Volwaardige e-facturatie

    Vandaag is het zenden van een factuur als PDF in bijlage bij een email een favoriete transportwijze. Uit recent onderzoek van Indiville in opdracht van de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging bleek dat in 2016 de aangroei van e-facturatie bijna volledig op rekening van de PDF-oplossing kon geschreven worden.

    Als verzender van een factuur is PDF misschien wel gemakkelijk, als ontvanger bent u evenwel weinig met een PDF-factuur. U bent verplicht een ‘intelligente scanning’ toe te passen die evenwel vaak manuele aanvullingen blijft vereisen. Bovendien is en blijft de verzending via email risicovol.

    Bij volwaardige elektronische facturatie worden XML berichten uitgewisseld tussen de financiële systemen van de verzender en de ontvanger. Bij deze uitwisseling wordt gebruik gemaakt van de Europese norm. Bovendien hebben de Vlaamse en de Belgische overheid, samen met Agoria en het VBO gekozen voor een kader voor verzending, met name PEPPOL.

    Gebruik van de standaard en het PEPPOL-model garanderen dat elektronische facturatie op een volwaardige én betaalbare wijze mogelijk is.

    Aanbevolen acties als lokale overheid of publieke organisatie

    1. Woon een gratis informatiesessie bij van de Vlaamse overheid

    De Vlaamse overheid - in samenwerking met de VVSG en V-ICT-OR - nodigt provincies, steden, gemeenten en publieke organisaties uit om voluit te kiezen voor volwaardige e-facturatie.

    In deze informatiesessie krijgt u bovendien alle informatie over wat u kan doen om aan de richtlijn te voldoen.

    Doelgroep?

    Het toepassingsgebied van de Europese richtlijn 2014/55/EU is dat van de regelgeving overheidsopdrachten. Het betekent dat elke organisatie die de regelgeving overheidsopdrachten moet naleven, ook gevat is door deze richtlijn. Zo worden ook ziekenhuizen, scholen, publieke nutsbedrijven, … verplicht e-facturen te aanvaarden en te verwerken.

    E-facturatie is meer dan enkel een IT-aangelegenheid. De digitalisering van het facturatieproces heeft ook een impact op de financiële diensten en processen.

    De infosessie richt zich dan ook tot:

    • Gemeentesecretarissen
    • Financiële verantwoordelijken
    • IT-managers
    • Verantwoordelijken aankoopdienst

    Wanneer?

    De eerstvolgende sessies vinden plaats op:

    • woensdag 8 november 2017, van 10u tot 12u, in het VAC Gent
    • maandag 13 november 2017, van 14u tot 16u, VAC Leuven
    • woensdag 29 november 2017, van 14u tot 16u, in het VAC Hasselt

    Programma?

    Voormiddag Namiddag
    9u30 - 10u00 13u30 - 14u00 Onthaal
    10u00 - 10u10 14u00 - 14u10 Verwelkoming en inleiding
    VVSG
    10u10 - 10u35 14u10 - 14u35 Het Europese, Belgische en Vlaamse beleid
    End-to-end e-procurement
    Het PEPPOL-model
    Johan Van Steelandt, Vlaamse overheid 
    10u35 - 10u50 14u35 - 14u50 Efficiëntie en effectiviteit verhogen
    Johan van de Waal, V-ICT-OR
    10u50 - 11u10 14u50 - 15u10 pauze
    Aan de slag
    11u10 - 11u25 15u10 - 15u25 Opportuniteiten voor een lokale overheid
    11u25 - 11u50 15u25 - 15u50

    Kies de geschikte oplossing voor e-facturatie
    Sensibiliseer uw leveranciers
    Lien Wauters-Van der Taelen, Vlaamse overheid

    11u50 - 12u00 15u50 - 16u00 Vragen en discussie

     

    Inschrijven?

    Inschrijven kunt u via e.procurement@vlaanderen.be met vermelding van uw naam, functie en organisatie.

    1. Maak een strategische keuze

    E-facturatie bevindt zich op een keerpunt.  Maak ook als lokale overheid of publieke organisatie een toekomstgerichte keuze.  Met PEPPOL kiest de Vlaamse overheid resoluut voor betaalbare e-facturatie die ook KMO’s toelaat in te zetten op deze digitalisering.
    ICT-partners die werken voor lokale overheden onderkennen het belang van deze strategische keuze en bieden bovendien vaak reeds geschikte oplossingen aan.

    1. Organiseer u op het digitaal verwerken van de e-factuur

    Indien uw interne facturatieprocessen nog (deels) manueel verlopen, reorganiseer u, zodat u e-facturen digitaal ontvangt én verwerkt.

    1. Uw grootste troef: sensibiliseer uw leveranciers!

    Lokale overheden en publieke organisaties maken bij e-procurement en e-invoicing hét verschil.   Een Vlaams (en Belgisch) e-facturatie beleid kan maar succesvol zijn als lokale overheden en publieke organisaties voluit voor deze digitalisering gaan.  
    Het grote volume van facturen bij lokale overheden maakt immers dat het voor bedrijven de moeite loont om over te schakelen naar e-facturatie. 

    ‘Er zijn vrijwel geen bedrijven die niet ergens voor een overheid werken.’ (Edward Roosens, VBO).

    Uw voordeel als lokale overheid of publieke organisatie

    1. U hebt zonder twijfel een efficiëntiewinst bij het optimaliseren van uw eigen facturatieproces. Het helpt u, met de gegeven mensen en middelen, uw taken naar behoren uit te voeren.
    2. U sluit aan bij een ambitieus e-facturatietraject van de Vlaamse en Belgische overheid. U sluit aan bij de Europese koplopers.
    3. U kiest voor een gebruiksvriendelijke oplossing voor het bedrijfsleven. Een leverancier kan alle overheden en publieke organisaties op eenzelfde wijze e-facturen zenden.
    4. U bent in orde met de toepassing van de Europese Richtlijn e-invoicing 2014/55/EU.
    5. U vervult als overheid uw impliciete opdracht vanuit deze Europese richtlijn om de elektronische facturatie ook in de B2B-omgeving te stimuleren. Op deze wijze stimuleert u eveneens de digitalisering van de facturatieprocessen van de Vlaamse KMO’s.

    Meer informatie?
    e.procurement@vlaanderen.be