chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    e-invoicing voor leveranciers

    Speciaal event voor bedrijven met een klein factuurvolume

    Bent u gebruiker van het Mercuriusportaal of hebt u weinig facturen naar de overheid?
    De Vlaamse overheid, in samenwerking met B2B ROUTER, BILLIT, DYNATOS, eVerbinding, ING INVOICE SOLUTION, IXOR, KOALABOOX, MYFACT, nodigt u uit op de gratis informatiesessie
    'Eenvoudig e-factureren voor bedrijven met een klein factuurvolume'.

    Dit event is gratis voor u, én – als blijk van waardering voor uw inspanningen - verwelkomen wij u graag met een hapje en een drankje. Op voorhand inschrijven is verplicht.

    1. De verplichting is een opportuniteit

    Overheden verplichten e-facturatie in het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU. De Vlaamse overheid vraagt e-facturen van haar leveranciers voor alle opdrachten sinds 1.1.2017. Deze verplichting is voor jou als bedrijf een opportuniteit. Maak hier gebruik van om je hele facturatieproces te digitaliseren en zo een belangrijke stap naar verdere digitalisering te zetten 
    Maak een keuze die strategisch en doordacht is.

    Het CEF Digital Connecting Europe programma noemt het Vlaamse e-invoicingproject een Europees succesverhaal. De Europese Commissie looft de samenwerking tussen de private en publieke actoren, de sterke groei van het project - van 8 naar 60% - op twee jaar tijd, en de kortere doorlooptijd van de e-factuur.    
    Naar de Success Stories
    Naar de resultaten van het e-invoicingproject

    2. Gratis informatiesessies

    De Vlaamse overheid organiseert sinds 2015 maandelijks informatiesessies over elektronische facturatie. Deze sessies zijn gratis én vinden plaats op verschillende locaties in Vlaanderen. Tot op heden namen meer dan 6000 bedrijven deel. 
    Tijdens deze informatiesessies krijg je informatie over:
    - de voordelen van e-facturen,
    - het beleid van de overheden,
    - de verschillende scenario’s om aan de slag te gaan

    De eerstvolgende informatiesessie vindt plaats op:

    • Woensdag 16 oktober 2019, van 10 tot 12u, in het VAC Gent

    Inschrijven op e.procurement@vlaanderen.be, met vermelding van de naam van je bedrijf, het ondernemingsnummer, het e-mailadres, de naam en functie van de deelnemer. De informatiesessies zijn gratis voor de bedrijven.

    3. Kies de voor jouw bedrijf geschikte optie

    Inzetten op elektronische facturatie betekent dat je de voor jouw bedrijf de meest geschikte optie kiest. Heb je een veel of een minder uitgaande facturen? Heb je veel overheidsklanten? Heb je een ERP of maak je facturen bijvoorbeeld in Word?

    Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

    TYPE BEDRIJF
    bedrijf met…

    OPTIE

    MEER INFO

    CONTACT

    GESCHATTE DOORLOOPTIJD

    BEOORDELING

    BOEKHOUD- FACTURATIEPAKKET

    PEPPOL-
    check of uw pakket klaar is

    Zie 4a

    Leverancier van jouw pakket

    1 week

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    WORD, EXCEL, PDF…

    PEPPOL- kies toepassing

    Zie 4b

    Leverancier van je toepassing

    1 week

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    ERP

    PEPPOL- kies Access Punt (AP)

    Zie 4c

    Jouw AP

    3 maand

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    ENKELE FACTUREN, ALLEEN NAAR OVERHEID

    Mercurius PORTAAL

    Zie 5

    e.procurement@vlaanderen.be

    1 dag

    enkel B2G
    enkel België
    tijdsintensief

    korte termijn

    tijdelijk

    B2B = Business 2 business, facturatie tussen bedrijven onderling
    B2G = Business 2 government, facturatie tussen bedrijven en overheden

    4. Gebruik van het PEPPOL-model

    De Vlaamse en federale overheid koos samen met AGORIA en het VBO voor het PEPPOL-model. Dit is de slimste manier om aan e-facturatie te doen. Meer informatie over de keuze voor PEPPOL vind je op PEPPOL en MERCURIUS.

    Gebruik maken van het PEPPOL-model bied je de garantie dat je met de Europese norm werkt en dat je kan e-factureren in de B2G- én in de B2B-omgeving.
    Het PEPPOL-model is een vierhoekstenenmodel dat maatwerk reduceert en uitsluitend werkt met ACCESS POINTS. In België is er een autoriteit die toezicht houdt op het correcte gebruik van dit model. Deze autoriteitsrol is opgenomen door de federale overheid (BOSA).

    Elk bedrijf kan gebruik maken van dit PEPPOL-model. Hoe je dit gebruikt is natuurlijk afhankelijk van je volume facturen en je financieel systeem, facturatie- of boekhoudpakket.

    4A. Een bedrijf met een boekhoud- of facturatiepakket

    Maak je voor het ontvangen en verzenden van je facturen gebruik van een boekhoud- of facturatiepakket, dan is de kans groot dat je pakket nu al in staat is een e-factuur te zenden. Bovendien hebben de meeste boekhoud- en facturatiepakketten reeds een ACCESS PUNT in het PEPPOL-model gekozen.
    Kijk na of je pakket op de lijst staat met boekhoud- en facturatiepakketten die succesvol PEPPOL e-facturen naar de (Vlaamse) overheid verzenden:  lijst 2 .

    Op basis van deze lijst kan je bepalen in welk scenario je je bevindt:

    4B. Een bedrijf zonder pakket.  Je maakt facturen in Word, Excel, PDF…

    Maakt je bedrijf nog facturen in Word of Excel die je vervolgens als PDF verzendt?  
    De voorbije jaren zijn er tal van facturatiepakketten op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes.  
    Het is ten zeerste aanbevolen deze toepassingen te vergelijken, hen te contacteren en aan de slag te gaan. Zo maakt je bedrijf zich klaar op de digitale toekomst.

    Met deze pakketten:

    • Maak je snel een e-factuur,
    • Heb je geen e-ID nodig om je aan te melden
    • Krijg je een goede ondersteuning
    • Doe je geen dubbele invoer van factuurgegevens
    • Kan je jouw factuur opvolgen
    • Kan je naar de overheid factureren, maar ook naar jouw andere private klanten
    • Werk je dus gebruiksvriendelijk en efficiënt

    Bekijk het overzicht van deze toepassingen.

    4C. Een bedrijf met een ERP

    Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP.  ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Mogelijk werk je ook al met een service provider voor je e-invoicing? 
    Volgende stappen moeten doorlopen worden:

    • 1

      Het maken van de PEPPOL-factuur

      Volgende scenario's zijn mogelijk:

      Je kunt deze PEPPOL-XML valideren op:

      https://vefa.difi.no/validator/

      Hierbij test je jouw PEPPOL-XML en de ontvangst bij het AP Mercurius. Zie ook de  bijkomende informatie .

      http://peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis2

      Voorbeeld: COLRUYTGROUP nv
      Vervolg: stap 2 

      • (4A2) Je vertrouwt de opmaak van de PEPPOL-factuur toe aan een derde partij. 
        Je bezorgt in dit geval de papieren, de PDF-factuur, of de niet-gestandaardiseerde XML-factuur aan deze derde partij. 
        Voorbeeld: PROXIMUS
        Vervolg: stap 2 
      • (4A3) Je schrijft de PEPPOL XML-factuur én wordt meteen je eigen ACCESS PUNT.
        Voorbeeld: CRONOS nv
        Vervolg: stap 3
    • 2

      Het kiezen van een ACCESS PUNT

      Bedrijven met een ERP-systeem in het scenario 4A1 en 4A2 moeten een Access Punt kiezen. Een XML kan niet per mail naar een ontvangend financieel gestuurd worden.  Er wordt evenmin een punt-tot-punt connectie gemaakt. 
      De door PEPPOL erkende ACCESS POINTS zijn te vinden op: 
      http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers

      Er zijn twee mogelijke scenario’s.

      • Eerste scenario
        Het door jou gekozen ACCESS PUNT (AP) heeft nog nooit een e-factuur naar het ACCESS PUNT van de Vlaamse en Belgische overheid gezonden.
        ==> Je ACCESS PUNT zal uitgenodigd worden om:
        (1) PEPPOL compliancy testen uit te voeren 
        (2) Documenten naar het AP van de overheid te zenden. 
        Deze testen gebeuren onder de coördinatie van BOSA.  Neem contact met peppol@bosa.fgov.be
        Zodra dit succesvol afgewerkt is, zie stap 3 en 4.
      • Tweede scenario
        Het door jou gekozen ACCESS PUNT stuurt al succesvol e-facturen naar het AP van de Vlaamse en Belgische overheden. Vervolg: stap 3 en 4.

        Welke ACCESS POINTS sturen al succesvol e-facturen via PEPPOL naar de overheid?
        Hoe kan je hen als bedrijf inschatten en contacteren?

      Lijst met ACCESS PUNTEN in PEPPOL die succesvol e-facturen verzenden naar de overheid, met contactpersonen en bijkomende informatie (lijst 1)

    • 3

      Het toepassen van de Business Requirements

      Als je als bedrijf een e-factuur zendt naar de ontvanger, wil je dat deze ontvanger deze e-factuur ook correct kan verwerken.  Dit geeft je immers de garantie op een snelle betaling. 
      Verzenders en ontvangers spreken af aan welke ‘business vereisten’ de e-factuur moet voldoen. Omdat heel vaak dezelfde vereisten (een voorbeeld hiervan is het ordernummer) geformuleerd worden, heeft de overheid haar zogenaamde business vereisten gestroomlijnd en verduidelijkt.

      Je vindt deze Business Requirements van de overheid:

      Om te weten welke ‘business vereisten’ u moet toepassen, kan je contact opnemen met je inhoudelijke contactpersoon bij je overheidsklant of bij het centrale e-invoicingteam via e.procurement@vlaanderen.be .

    • 4

      Het uitvoeren van end to end testen

      Voor leveranciers met grote factuurvolumes is het aanbevolen een ‘end to end’-test uit te voeren. Alhoewel de Europese Richtlijn e-invoicing je zal toestaan onmiddellijk, zonder testen, een e-factuur te zenden, biedt voorafgaandelijke testen je de garantie dat het effectief starten met het zenden van e-facturen succesvol zal verlopen.   
      Je neemt contact op met e.procurement@vlaanderen.be en meldt dat je een test wenst uit te voeren.  Je ontvangt bijkomende informatie en begeleiding.  
      Na succesvolle testen kan je starten met het zenden van e-facturen!  Duizenden leveranciers van de overheid doen dit ondertussen.

    4D. Overzicht van de werkende toepassingen in PEPPOL

    BEDRIJFSPROFIEL

    LIJST MET WERKENDE TOEPASSINGEN IN PEPPOL

    Met ERP

    zie lijst 1

    Met boekhoud- of facturatiepakket

    Zie lijst 2

    Word, Excel, PDF, papier…zie lijst 3

    zie lijst 3

    5. Het Mercuriusportaal

    Telefonische helpdesk voor ‘kleine’ Belgische leveranciers

    Nederlandstalige, Belgische leveranciers met slechts weinig facturen naar de overheid, die ondersteuning nodig hebben bij het portaalgebruik voor het sturen van de e-factuur kunnen beroep doen op de telefonische helpdesk op

    • maandag van 13 tot 16:30 u.
    • dinsdag van 8 tot 12 u.
    • donderdag van 8 tot 12 u.

    Je kunt daarvoor terecht op 02 553 48 17

    Het e.procurement@vlaanderen.be blijft 24/7 beschikbaar voor alle ondersteuning rond e-invoicing.

    Het gebruik van het Mercuriusportaal is een tijdelijke oplossing. Deze portaal heeft immers tal van beperkingen die een toekomstgerichte digitalisering van het facturatieproces in de weg staan. Overheden en vertegenwoordigers van de bedrijven wijzen er op dat de oplossingen in de private markt meer aangewezen zijn.

    • Dit portaal is immers het zoveelste portaal…
    • Vereist manuele (en bijgevolg dubbele) invoer van uw factuurgegevens
    • Het is weinig gebruiksvriendelijk.
    • Het portaal laat enkel facturatie toe naar overheden.
    • Het kan enkel gebruikt worden voor eenvoudige facturen
    • Het is niet de taak van de overheid een facturatietoepassing te ontwikkelen.

    Het is dus aanbevolen een private e-facturatietoepassing die aansluit op het PEPPOL-model te gebruiken.

    Wens je – als tussenoplossing en in afwachting van je meer toekomstgerichte keuze - toch het Mercuriusportaal te gebruiken?  Neem dan bijgevoegde instructies door:

    Ga - nadat je de handleidingen bij de hand genomen hebt - naar de portaal https://digital.belgium.be/e-invoicing/MercuriusLogin.html om je e-factuur effectief te maken.

    6. Welke Vlaamse overheden kan je bereiken via het PEPPOL-model en het Mercuriusportaal?

    Je kunt nagaan naar welke overheden u uw e-factuur kunt zenden via deze lijst (Lijst 4).

    7. Database van alle Belgische ontvangers van PEPPOL-documenten

    Vindt u via deze link :
    https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html

    8. Welke bedrijven verzenden e-facturen via PEPPOL?

    Op  deze lijst vind je de leveranciers die e-facturen naar de Vlaamse overheid zenden  (Lijst 5). Noteer evenwel dat deze lijst nooit volledig is…

    9. Nood aan meer ondersteuning?

    Mogelijk heb je als bedrijf meer nood aan informatie of afstemming? Mail naar e.procurement@vlaanderen.be

    Wij nemen dan contact met je op.