chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-mail

    E-mailgebruik

    E-mail is een populair, effectief en efficiënt communicatiemiddel binnen de Vlaamse overheid. Toch wordt er vaak geklaagd over de toename van e-mails en over het verkeerde en soms storende gebruik ervan. Het volgen van onderstaande richtlijnen garandeert dat e-mail een goed hulpmiddel is en blijft voor ons werk.

    Praktische tips

    • Geef steeds een duidelijke omschrijving in de onderwerpregel van het e-mailbericht. De onderwerpregel vat uw bericht samen zoals een krantenkop.

    • Wees zuinig met cc. Stuur het bericht uitsluitend naar personen die echt op de hoogte moeten zijn of die expliciet om een kopie van het bericht hebben gevraagd.

    • Vermijd het gebruik van ‘allen beantwoorden’. Vaak is het niet relevant dat alle geadresseerden bij de zaak worden betrokken. Stuur uw antwoord of bedenkingen in dat geval alleen naar de oorspronkelijke afzender.

    • Maak alleen voor dringende berichten, gebruik van de mailboxfunctie ‘prioriteit hoog’. De lezer van uw e-mail weet dan dat die e-mail dringend behandeld moet worden

    • Verkies persoonlijk contact boven e-mail. Zeker als de collega voor wie u een vraag hebt dichtbij zit, kunt u hem of haar beter rechtstreeks aanspreken.

    • Gebruik e-mail nooit voor een op een gesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen. Gebruik de telefoon voor dringende of complexe vragen.

    • Beperk de bijlagen zowel wat het aantal als de grootte ervan betreft, en definieer steeds duidelijk hun inhoud. Maak maximaal gebruik van document management systemen, zodat u links kunt doorsturen in plaats van bijlagen.

     

    Binnen de Vlaamse overheid roepen we 2014 uit tot het jaar van de e-mail. Het is de bedoeling dat in 2014 zoveel mogelijk entiteiten van de Vlaamse overheid hun informatiebeheer, en bijhorend e-mailbeheer gaan optimaliseren. Om entiteiten hierin te ondersteunen, geven we zoveel mogelijk informatie, van het beleidskader tot praktische tips. Van de relatie tussen e-mail en het gemeenschappelijk klassement tot het werken met zoekmappen. Van het organiseren van een trash day voor e-mail tot het werken met links...Meer informatie over het jaar van de e-mail 2014.

    Privé e-mailgebruik

    enveloppe met apenstaartje Het lijnmanagement raadt de personeelsleden aan een privé-account te gebruiken voor persoonlijke e-mails (bijvoorbeeld via Hotmail, Gmail …) om werk en privémailverkeer volledig van elkaar te scheiden.

    Als dat niet mogelijk of gewenst is, adviseert het lijnmanagement om alle verzonden en ontvangen persoonlijke e-mails te bewaren in een aparte map, waarvan de naam begint met ‘Persoonlijk’, bij voorkeur aangevuld met de naam van de betrokken werknemer. Als medewerkers persoonlijke e-mails versturen met het werkmailadres, kunnen die e-mails gecontroleerd worden (permanente globale controles, occasionele globale controles en individuele controles).

    Deze aanbeveling leunt aan bij het aanbeveling van de privacycommissie en is een preventiemiddel van de werkgever om controles en het opsporen van misbruiken te vermijden en de schending van het privéleven van de medewerker zoveel mogelijk te beperken bij controles.

    E-mailcommunicatie

    Over de inhoud van e-mails gelden volgende afspraken.

    Doe wel Doe niet

    Gebruik enkel uw login en paswoord om e-mails te verzenden.

    Gebruik geen andere handtekening dan de uwe.

    Communiceer correct en vermeld uw naam en contactgegevens.

    Pas eerst en vooral tijdens de beoefening van uw functie dezelfde basisprincipes toe voor e-mailberichten als bij de gewone briefwisseling en telefoongesprekken.

    Verstuur geen berichten die:

    • obsceen of beledigend zijn,
    • in strijd zijn met de openbare orde,
    • in strijd zijn met de goede zeden,
    • het privéleven van iemand aantasten,
    • disciminerend of scenofobisch zijn of tot dergelijk gedrag aanzetten.
    Maak gebruik van vakantieboodschappen.

    Geef daarin aan vanaf wanneer mails niet meer en wanneer wel worden gelezen en bij wie de correspondent in de tussentijd terecht kan (en eventueel voor welke thema's) en vermeld de contactgegevens van die persoon, personen of generiek e-mailadres.

    Verstuur geen kettingbrieven, echte of valse virusberichten of verhitte reacties.

    Meld een virus aan de juiste instanties. Als u twijfelt over de herkomst van uw mail of als u vermoedt dat er een virusrisico bestaat, open de e-mail niet, en zeker niet de bijlagen, maar neem contact op met de helpdesk

    Houd het kort.

    E-mail is bedoeld voor snelle informatieuitwisseling, begin daarom uw e-mail meteen met een conclusie of actie.

    Stuur niet stelselmatig mails door naar een eigen externe mailbox (bijvoorbeeld Hotmail, Gmail, Telenet,...).

    De veiligheid van de berichten bij die aanbieders kan immers niet gegarandeerd worden.

    Verstuur neutrale berichten, dus geen berichten met een commercieel, politiek en/of religieus karakter.

    Houd er rekening mee dat e-mail zich niet zo goed leent voor vertrouwelijke communicatie.

    Een kleine fout kan ervoor zorgen dat het bericht ongewenst bij de verkeerde personen terechtkomt. Zet geadresseerden die elkaars gegevens niet mogen kennen in BCC.

     Respecteer de wet op het auteursrecht van 1994.

     

    Generieke e-mailadressen

    Hieronder vindt u ook enkele afspraken voor het beheer van interactieve generieke e-mailadressen bijvoorbeeld integriteit@vlaanderen.be (geen generieke e-mailadressen die gebruikt worden als distributielijst bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven). Er bestaan immers heel wat dergelijke generieke e-mailadressen die e-mail versturen én ontvangen. De kwaliteit ervan, de frequentie waarmee ze gelezen worden, de degelijkheid van antwoorden enzovoort betreft, loopt erg uiteen.

    • Bij het aanmaken van generieke e-mailadressen moet er grondig worden nagegaan of het zinvol is een generiek adres te creëren. De naam van het generieke e-mailadres kunt u het best ook even aftoetsen met Taaladvies.
    • Een generiek e-mailadres wordt minstens elke dag eenmaal geopend. Als dat nodig is, wordt de mailbox frequenter geopend.
    • Alle e-mails worden beantwoord, ofwel meteen, ofwel met een boodschap dat de vraag werd ontvangen en wordt behandeld door de persoon in cc. Mensen beschouwen e-mail als een snel medium, dus verwachten ze een snelle reactie.
    • E-mails vanuit de generieke mailbox worden nooit anoniem verstuurd en geven altijd ook een telefoonnummer op, bij voorkeur het algemene nummer van een teamsecretariaat of afdeling.

    E-mailfiltering

    Conform de huidige afspraken van het generieke ICT-veiligheidsbeleid (enkel toegankelijk voor personeelsleden van de Vlaamse overheid) blijft het e-mailverkeer gefilterd op virussen en spam.

    De filterregels worden bepaald door het College van Ambtenaren-Generaal (CAG). De gemeenschappelijke ICT- dienstverlener (enkel toegankelijk voor personeelsleden van de Vlaamse overheid) zal samen met het overlegorgaan over informatieveiligheid periodiek de filterregels evalueren en noodzakelijke wijzigingen aanbevelen aan het CAG.