chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-ordering (en e-catalogus)

    Beleid

    In haar beslissing van 16 december 2016 besliste de Vlaamse Regering 
    - in alle raamcontracten aan te geven met welk type catalogus gewerkt wordt,
    - de financiële systemen klaar te maken om e-ordering en e-catalogus mogelijk te maken.

    Doelstelling en uitgangspunten

    Met e-ordering en e-catalogus worden de resterende lacunes in de post-award fase van het end to end e-procurement opgenomen. Voor veel aanbestedende overheden is er belangrijke efficiëntie te realiseren wanneer e-orders kunnen verstuurd worden die gebruik maken van een e-catalogus. Heel wat leveranciers vragen hun overheidsklanten om een e-order op basis waarvan zij nadien de elektronische factuur kunnen genereren. ‘Het maakt de cirkel rond’.

    Basisprincipes

    1. Gebruik van het PEPPOL-model

    Er bestaan uiteraard nu al contracten waarin e-ordering is voorzien, maar door die in te gaan bedden in het PEPPOL model dat we gebruiken voor e-facturatie, creëren we een grote meerwaarde voor alle partijen. Het PEPPOL-model laat immers ook voor e-ordering toe maatwerk te elimineren en te kiezen voor maximale interoperabiliteit. De onmiddellijke voordelen zijn:

    • Leveranciers kunnen de PEPPOL-e-order hergebruiken voor andere publieke en private aankopers.
    • De financiële systemen van de aankoper en de leverancier moeten slecht éénmaal aangepast worden.
    • Het afsprakenkader tussen aankoper en leverancier kan gestandaardiseerd verlopen en op basis van de documentatie uit het PEPPOL-model.

    Bij de nieuwe dossiers wordt resoluut gekozen voor e-ordering en gebruik van de e-catalogus met gebruik van het PEPPOL-model.

    Meer informatie op www.peppol.eu

    Relevante profielen voor e-ordering. 

    3A

    Order only

    28A

    Ordering en Order Response

    42A

    Order Agreement

    18A

    Punch out

     

     

     2. Een e-order vertrekt altijd vanuit het financieel systeem waar de e-factuur wordt ontvangen.

    De grote meerwaarde van e-ordering en e-facturatie is dat er een automatische matching tussen e-order en e-factuur kan gebeuren. Vanzelfsprekend moet het e-order dan gegeneerd zijn in het financieel systeem van de ontvanger.

    Gebruik van meerdere bestelprocedures

    De Vlaamse overheid wil bewust gebruik maken van meerdere bestelprocedures. Dit biedt immers de mogelijkheid om per leverancier en/of aankoopproces de optimale werkwijze te kiezen. Voor éénzelfde leverancier wordt wel geopteerd voor éénzelfde bestelprocedure.  De bestelprocedures waarbij gebruik wordt gemaakt van een e-catalogus zijn:

    Bestelprocedure 1.  De ‘hosted catalog’

    De leverancier levert de catalogus aan (diensten of producten) één of meerdere financiële systemen die in staan voor het beheer van de cataloog (hosted catalog).  
    De aankoper bestelt in het eigen financiële systeem. De PEPPOL e-order wordt vervolgens verzonden naar de leverancier die vervolgens een ontvangstbevestiging stuurt.   
    (Na uitlevering of uitvoering van de opdracht en ontvangstbevestiging wordt er gefactureerd door de leverancier (PEPPOL e-invoice). Het financieel systeem van de aankoper ontvangt de e-factuur en, afhankelijk van de maturiteit van het financieel systeem, gebeurt de verwerking in meer of minder mate automatisch.)

    In gebruik voor

    Financieel systeem aankoper…

    Leverancier…

     

    VDAB

    PROSAFCO

     

     

     

    Bestelprocedure 2. De ‘Punch Out Catalog’

    Hierbij wordt gebruik gemaakt van een webshop (Punch Out Catalog) van de leverancier. De catalogus wordt beheerd door de leverancier. De aankoper bestelt in de webshop, wat resulteert in een elektronisch bericht (pre-order) dat vanuit het systeem van de leverancier naar dat van de aankoper gestuurd wordt. In het financieel systeem van de besteller wordt deze pre-order verrijkt met de aan de aankoper gekoppelde budgetinformatie en wordt de bestelling gevalideerd. Vervolgens zendt het financieel systeem de e-order naar de leverancier. 

    (Na de e-order bevestiging en de levering, wordt ontvangst bevestigd en gefactureerd via een e-factuur over simpl.ePRIOR).

    In voorbereiding voor…

    Financieel systeem aankoper…

    Leverancier…

     

    VDAB

    CEBEO

     

     

     

    Bestelprocedure 3.  De bestelling vanuit een randapplicatie

    In dit scenario wordt gebruik gemaakt van een bestelapplicatie of elektronische catalogus die omwille van bijzondere functionaliteiten of specificaties (snelheid van bestelling, detaillering van catalogi, …) een bijzonder proces vereist.
    De voorbereiding van de e-order gebeurt in de bestelapplicatie. Een koppeling tussen de bestelapplicatie en het financieel systeem zorgt er voor dat de pre-order van de besteltoepassing automatisch toekomt in het financieel systeem, waar budgetinformatie wordt toegevoegd.  Vervolgens vertrekt de e-order naar de leverancier.
    Na uitlevering en ontvangstbevestiging stuurt de leverancier een e-factuur(via PEPPOL).  Het financieel systeem van de aankoper ontvangt de e-factuur over simpl’ePRIOR.  Afhankelijk van de maturiteit van het financieel systeem gebeurt de verwerking in meer of minder mate automatisch.

    Aan de slag

    E-ordering wordt geïmplementeerd dossier (contract) per dossier (contract).
    Dit laat immers toe ondersteuning te bieden aan de aankopers en de leveranciers.

    Stap 1.
    Neem e-ordering (en het type e-catalogus) op in de opdrachtdocumenten bij het lanceren van de opdracht.
    De mee te geven instructies hebben betrekking op de technische specificaties van de e-order en de technische specificaties van de catalogus.
    Voorzie een technische toelichting vooraleer de offerte moet ingediend worden. Dit laat toe de impact te schetsen voor de inschrijvers.

    Stap 2.
    Stroomlijn je bestelproces vooraleer de opdracht start. Het is immers cruciaal dat de leverancier kan terugvallen op één uniform bestelproces.

    Stap 3.
    Zet een testfase op waarbij leverancier, aankoper, iemand van het financieel systeem en het centrale e-invoicingteam betrokken zijn.

    Figuur

    Voorstelling van het gebruik van de e-order en e-invoice in PEPPOL in de B2G-omgeving.

    E-ordering figuur

    Oproep

    Beheerders van raamcontracten en contracten waarbij e-ordering een meerwaarde geeft, en die gebruik maken van een financieel systeem dat PEPPOL e-orders kan uitsturen, kunnen beroep doen op ondersteuning van het centrale e-invoicingteam.

    Leveranciers van overheden die nu al e-invoices (PEPPOL) sturen naar de overheid en daar e-ordering willen aan toevoegen, kunnen dit proactief signaleren aan het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid.