Evaluatie van het bestedingsniveau van leveranciers bij de jaarlijkse budgetopmaak
Tijdens de jaarlijkse evaluatie van de budgetten overloopt het lokaal bestuur Kinrooi de budgetten en gaat het na aan welke contracten (en dus voor welke leveranciers) deze gekoppeld zijn. Het lokaal bestuur kijkt dan na wanneer deze contracten aflopen en kan op die manier tijdig de vernieuwing ervan plannen in het volgende jaar. Door de geplande uitgaven na te gaan, is het risico klein dat de organisatie contracten over het hoofd ziet.
De manier waarop het lokaal bestuur Kinrooi zijn budgetten structureert, maakt deze manier van werken mogelijk. Een budgetpost wordt voldoende gedetailleerd, waardoor deze makkelijk wordt gelinkt aan een contract (bv. post groenten en fruit voor het woonzorgcentrum is gelinkt aan het contract).
Stappenplan voor implementatie
- Jaarlijks nagaan welke bestedingen voorzien worden voor welke aankopen (bv. incontinentiemateriaal).
- Ga na hoeveel wordt besteed per leverancier en hoe dit zich verhoudt t.o.v. de wettelijk bepaalde drempelbedragen.
- Ga voor de verschillende aankopen na of er een contract voorhanden is (op het gewenste detailniveau).
- Ga na voor welke aankopen het nodig is om een contract te (her)onderhandelen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Bouw een goed overzicht op van alle contracten (stapsgewijs).
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Contracten worden verlengd zonder een evaluatie.
- De continuïteit van de dienstverlening komt in het gedrang omdat contracten niet op tijd worden vernieuwd.
- De organisatie doet onvoldoende beroep op de mededinging
Contactpersoon
Algemeen Directeur lokaal bestuur
Marijke Clerx
089 70 03 00
marijke.clerx@kinrooi.be