chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Veelgestelde vragen over Kantoor2023

    Heb je nog vragen?

    Neem eerst eens een kijkje in onderstaande veelgestelde vragen.
    Het antwoord nog steeds niet gevonden? 
    Contacteer dan Facilipunt via een melding of via het webformulier.

    Faciliteiten in en rond het gebouw

    Wat is de samenstelling van het vergadercentrum?

    Het vergadercentrum is een clustering van vergader- en overlegruimten, en vormt het kloppend hart van het gebouw. Het is vrij toegankelijk voor iedereen (zowel personeel van de Vlaamse overheid als externen) en dus fysiek afgescheiden van de kantoorverdiepingen van het gebouw. Het aanbod aan vergaderfaciliteiten is groot: 

    • 10 overlegruimten 4 personen
    • 10 overlegruimten 6 personen
    • 15 overlegruimten 10 personen
    • 10 vergaderzalen 15 personen
    • 8 vergaderzalen 20 personen
    • 6 vergaderzalen 25 personen
    • 2 vergaderzalen 40 personen
    • 2 projectruimten
    • 4 leslokalen 25 personen
    • 1 leslokaal 40 personen
    • 2 brainstormruimten 20 personen
    • 1 klein auditorium 80 personen
    • 1 groot auditorium 300 personen
    Komt er een auditorium in het gebouw? En zo ja, welke capaciteit heeft het?

    Ja, er komt een groot auditorium voor 300 personen en een klein auditorium voor 80 personen.

    Wat is de standaard uitrusting van een vergaderzaal?

    Zullen minstens beschikbaar zijn: vaste beamers in de zalen op de vergaderverdieping, clickshare, smartscreen of surface hub of groot scherm naargelang de capaciteit van de vergaderzaal.

    Welk planten en bomen worden er voorzien in het gebouw?

    De meest geschikte inheemse planten worden voorzien, maar ook uitheemse platensoorten zijn mogelijk.

    Kunnen personeelsleden van de VO ook van de serre gebruik maken?

    Ja, de serre (een wintertuin van ongeveer 1750  groot) is publiek toegankelijk.

    Wat is de capaciteit van het restaurant? Zal het uitgerust worden met een terras?

    Het restaurant zal ongeveer 700 zitplaatsen hebben (exclusief de centrale koffiebar aan inkom). Er zal ook een terras  (ongeveer 500  groot) voorzien worden.

    Hoe zullen de sportruimten eruitzien?

    Er is enerzijds een kleine, eenvoudige sporthal (ongeveer 400 ) voor het beoefenen van verschillende sporten (volleybal, badminton, tennis, aerobics,…). Anderzijds voorzien we ook een klein polyvalent sportlokaal waar je kan fitnessen en groepslessen volgen.

    Wat wordt er voorzien aan parkingfaciliteiten?
    • 400 parkeerplaatsen voor auto’s (inclusief dienstwagens). 
    • 20 parkeerplaatsen voor motorvoertuigen  
    • Een fietsenstalling voor 207 fietsen (persoonlijke fietsen + dienstfietsen) 
    • Een fietsenstalling voor bezoekers voor 41 fietsen 
    Waar moeten de dienstvoertuigen parkeren?

    Collega's die met een eigen auto naar het werk komen, zullen zich in een andere zone parkeren dan de dienstvoertuigen.

    Kan je met de lift rechtstreeks van de parking naar de kantoorverdiepingen?

    Neen. Je zal steeds op +1 moeten overstappen en langs de metropoortjes gaan.

    Hoeveel goederenliften zijn er voorzien?

    Er zijn 2 goederenliften voorzien, 1 lift per circulatiekern. Deze zijn enkel te gebruiken door collega’s met de juiste machtiging (via personeelsbadge).

    Wordt er een lift voorbehouden voor de leidend ambtenaren?

    Neen. Er zullen enkel goederenliften zijn naast de gewone liften. Deze goederenliften zijn enkel te gebruiken door bevoegde personen. 

    Is er in het gebouw plaats voor een datacenter?

    Er zullen geen datacenters zijn in het nieuwe gebouw. Overeenkomstige de strategie van de Vlaamse overheid worden er geen datacenters meer gebouwd in kantoorgebouwen.

    Hoeveel douches en lockers zijn er?

    Op niv -1 zullen we voor de mannen 200 lockers en 10 douches kunnen aanbieden, voor de vrouwen 218 lockers en 10 douches. Er zal eveneens een ruimte zijn met 2 genderneutrale douches, die zo uitgerust zijn dat ze ook toegankelijk zijn voor mindervalide mensen. In deze ruimte bieden we ook nog 15 lockers aan.

    Hoeveel fietsparkeerplaatsen zullen er voorzien worden?

    Er zullen in totaal 300 fietsparkeerplaatsen zijn. In deze zone zullen ook de VO (uitleen) fietsen geplaatst worden. We kunnen op dit moment nog niet zeggen hoeveel dat er zullen zijn.

    Is de bezoekersparking betalend?

    Wij weten nog niet wie de bezoekersparking zal uitbaten, maar het zal hoogstwaarschijnlijk betalend zijn.

    Waarom geen intelligentie mbt toegang parkeergarage?

    Er wordt nu nummerplaatherkenning voorzien voor de parking van de VO. De parking zal ook uitgerust zijn met detectoren per parkeerplaats om de bezetting te monitoren.

    Kantoorinrichting

    De kantoorverdiepingen zullen worden ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Wat houdt dat precies in?

    Veeleer dan voor elke werknemer een individuele werkplek te voorzien, wordt er in een HNW-kantooromgeving ingezet op een variatie aan verschillende soorten activiteitsgebonden zones en werkplekken, aangeboden in een ‘kamerconcept’ waarin open en afgesloten ruimten, maar ook individuele plekken en samenwerkplekken elkaar afwisselen.

    Het betekent dus vooral dat je flexibel en plaatsonafhankelijk kan werken op de kantoorverdieping, en bij uitbreiding in het hele gebouw. Ankerpunten bieden daarbij een vorm van herkenbaarheid aan de gehuisveste entiteiten.

    Wat is een ankerpunt?

    De kantoorverdiepingen worden ingericht als ‘ankerpunt’. De naam zegt het zelf: een thuisbasis, een bundeling van werkplekken die exclusief voorbehouden zijn voor de gehuisveste entiteit, en ook haar identiteit uitstralen.

    Hoe zal de akoestiek in de kantooromgeving beheerd worden?

    Akoestiek beheren gebeurt op verschillende niveaus. Allereerst hebben we ervoor gezorgd dat de kantooromgeving bouwtechnisch aan de strengste akoestische vereisten zal beantwoorden. Vervolgens zorgt het kamerconcept er ook voor dat de open ruimte telkens gebufferd wordt door een wand of afgesloten ruimte. Last but not least is vooral het feitelijke gebruik van de kantooromgeving door de medewerkers zelf zeer bepalend. Vandaar de introductie van het activity based werken, waarbij werkplekken en -zones activiteitsgebonden gebruikt worden. Het is intussen meermaals bewezen dat het klassieke open kantoorlandschap waarin iedere werknemer een eigen werkplek toegewezen krijgt, niet optimaal kan functioneren. Dat is ook logisch: het hele gamma aan activiteiten op het werk (mailen, lezen, telefoneren, geconcentreerd werken,… ) wordt op één en dezelfde plek gedaan, waardoor je als gebruiker vaak gestoord wordt – maar zelf ook anderen stoort.

    Wat is een activity en preference based inrichting precies, en is dat wel combineerbaar met een inrichting volgens afdelingen en teams? Is activity based werken überhaupt verplicht?

    Activity based werken: net zoals thuis, waar je voor elke activiteit een aparte ruimte hebt (koken doe je in de keuken, slapen in de slaapkamer,…), kies je op kantoor voor een specifieke ruimte of werkplek om een bepaalde activiteit uit te voeren. Als je dan bijvoorbeeld geconcentreerd wil werken, kan je niet enkel kiezen voor een concentratiecockpit, maar ook voor een “stiltezone” waar een specifiek afsprakenkader geldt (bijvoorbeeld geen telefoontjes plegen, elkaar niet uitgebreid begroeten,…). Op die manier wordt werken in een flexibele omgeving een pak efficiënter.
    Preference based werken: je kiest voor een bepaalde zone of plek in functie van je eigen voorkeur. Daarbij houd je je aan het specifieke afsprakenkader.

    Met de inrichting van de kantoorverdiepingen willen we dit zoneconcept stimuleren. De praktijk leert dat dit een flexibeler manier van werken toelaat en tegelijk voor een hoger comfort en welzijn zorgt (minder storende prikkels, rustiger werken). Activity based werken is niet verplicht, maar we adviseren het wel. De inrichting zal sowieso toelaten om de werkvloer te organiseren volgens teams en afdelingen, als volgens de principes van activity- en preference based werken. Een combinatie van beide concepten, bijvoorbeeld waarbij binnen een bepaalde afdeling wordt gewerkt met verschillende zones, is daarbij ook zeker mogelijk.

    Werken die stille zones wel?

    Een stille zone op de kantoorvloer is een afgebakende open kantoorzone waar een specifiek afsprakenkader geldt: er worden geen telefoons opgenomen en er is ook geen onderling overleg. Het activiteitsgebonden zoneconcept is een cruciaal onderdeel van hedendaagse kantoorinrichtingen, en wordt succesvol toegepast in onder andere het Herman Teirlinckgebouw. De presentatie van onze collega's van DKB die kwamen getuigen over hun ambassadeurschap voor Herman Teirlinckgebouw is trouwens terug te vinden op de SharePoint-omgeving.

    Wat is de capaciteit van het gebouw aan werkplekken?

    Er zijn ongeveer 220 individuele (ergonomisch instelbare) werkplekken per verdieping (incl. concentratiecockpits) en er zijn 11 verdiepingen. Dat betekent dus ongeveer 2420 individuele werkplekken. Hierbij zijn de stoelen van de aanlandplekken en de samenwerkplekken (zoals bv de overlegruimten en loungewerkplekken) niet meegerekend.

    Hoeveel concentratiecockpits worden er voorzien?

    Ongeveer 20 per verdieping, 1 concentratiecockpit per 10 open werkplekken dus.

    Wat wordt er voorzien aan overlegfaciliteiten op de kantoorverdiepingen?

    Naast de klassieke overlegruimten met een capaciteit van 4, 6 of 10 personen behoren brainstorm- en projectruimten ook tot de mogelijkheden. Bekijk het gamma aan samenwerkplekken.

    Krijgt de leidend ambtenaar een eigen ruimte?

    Er is een flexibel management office voorzien voor AG/SG maar die is wel flexibel te gebruiken. Als de leidend ambtenaar er niet is, kan deze ruimte voorzien worden voor vb. overlegmomenten.

    Welke inbreng kunnen entiteiten hebben bij de intekening van de kantoorverdiepingen?

    De basisindeling van de typeverdieping zal vastliggen. Dat heeft voornamelijk te maken met de dimensionering van technische installaties, die in deze fase reeds begroot moet worden. Samen met de architect werken we momenteel aan deze typeverdieping, en zorgen we ervoor dat er een evenwichtige afwisseling is tussen open en afgesloten ruimten enerzijds, en anderzijds tussen de groottes van de verschillende afgesloten ruimten. Entiteiten krijgen inspraak in keuze van het soort individuele werkplekken, de vrij in te vullen zones en de inrichting van de afgesloten ruimten en de manier waarop het ankerpunt de identiteit van de entiteit kan uitstralen. Dit zal aan bod komen tijdens de bilaterale gesprekken.

    Gaan er nog kasten staan op de kantoorverdiepingen?

    Standaard wordt er slechts beperkt aantal lopende meter kastruimte voorzien op de kantoorverdiepingen, onder andere voor werkinstrumenten en ander kantoormateriaal. Maar wat lopende dossiers betreft gaan we er van uit dat in 2023 volledig digitaal gewerkt zal worden.

    Voor sommige processen zal dit misschien nog niet mogelijk zijn. Het is daarom ontzettend belangrijk om in de behoeftebepaling aan te geven voor welke dossiers welke kastruimte nodig is. Op de verdieping zal er verder geen archiefruimte voorzien zijn. In de kelder is er wel een predepotruimte. Hier wordt voornamelijk ruimte voorzien om bestuursdocumenten voor te bereiden voor ze naar het Depot te Vilvoorde vervoerd kunnen worden.

    Uit welk materiaal zal de vloerbekleding van de kantoorverdiepingen bestaan?

    Er is nog geen keuze gemaakt over het type vloerbekleding op de kantoorverdiepingen. Er zijn wel prestatie-eisen waaraan de ontwikkelaar van het gebouw minimaal moet voldoen. Het type tapijt dat geplaatst werd in het Herman Teirlinckgebouw komt momenteel het best tegemoet aan onze prestatie-eisen en comfort-eisen (akoestiek, gezondheid, duurzaamheid, toegankelijkheid ed). Mogelijk zijn er echter binnen 2-3 jaar andere materialen op de markt die nog beter scoren waardoor het perfect mogelijk is dat er gekozen zal worden voor een ander type vloerbekleding.

    Wat gebeurt er met het bestaand meubilair?

    Omdat we circulariteit hoog in het vaandel dragen, zal zo veel mogelijk van het bestaande meubilair worden hergebruikt. Net zoals dat gebeurde voor het Herman Teirlinckgebouw trouwens. Meubilair dat niet herbruikt kan worden wordt zoveel mogelijk hersteld en/of refurbished. Bepaalde meubelstukken (zoals zit/statafels) worden nieuw aangekocht.

    Op welke manier zal de temperatuur in het gebouw beheerd worden?

    Er zal minstens comfortklasse B gerealiseerd worden. Dat betekent:

    Tijdens de winter:
    = temperatuur van 22°C +- 2 °C voor een vooral zittende activiteit zoals bureauwerk

     Tijdens de zomer:
    = temperatuur van 24,5°C +- 1,5 °C voor een vooral zittende activiteit zoals bureauwerk

    (De comfortklasses zijn gebaseerd op de courante normering NBN EN ISO 7730)

    Welke soort zonnewering zal er geplaatst worden in het nieuwe gebouw?

    Er is binnen- en buitenzonwering voorzien, afhankelijk van de oriëntatie en hoogte van de werkvloer op de verdieping. 
    Langs de buitenzijde zijn voor de dubbelhoge kantoorverdiepingen vaste zonwering (veelal bekleed met fotovoltaïsche cellen ) voorzien. Langs de binnenzijde is steeds individueel bedienbare zonwering voorzien, en ter plaatse van de dubbelhoge werkvloeren eveneens een beweegbare lamellenzonwering op de bovenste delen van de gevel. De zonwering doet tevens dienst als klimaatregeling, en is dus alleen individueel te bedienen voor zover de binnenklimaatregeling het toelaat. 
    Op de vergaderverdiepingen en de gemeenschappelijke ruimtes is eveneens een mogelijkheid tot verduistering voorzien.

    Inventaris meubilair

    Zal de inventaris nog gebeuren door jobstudenten?

    Neen. Verschillende medewerkers van de firma NNOF zullen langskomen om te kijken of de meubelplannen nog correct zijn. Zij zullen dus het bestaande meubilair inventariseren (kasten, bureaustoelen,..).

    Wat houdt de préscan in?

    De préscan dient om een zicht te krijgen op de grootte-ordes en de staat van het meubilair. In de préscan wordt er een overzicht gemaakt van alle types meubilair in het bestaande gebouw. Van elk type meubilair wordt een zogenaamd “paspoort” aangemaakt. Dit paspoort dient als basis voor de waardebepaling van het meubilair:  welk meubilair kan 1/1 verhuisd worden en welk meubilair komt  in aanmerking voor refurbishing of repurpose. Zo komen we te weten met welke grondstoffen er aan de slag kan gegaan worden, naar verhuis & remanufacturing toe, en wat eventueel alsnog nieuw zal moeten aangekocht worden. We trekken maw het circulaire verhaal ook hier door: we denken na hoever we het bestaande meubilair maximaal kunnen inzetten. Hetzij één op één, hetzij door transformatie of zelfs tijdelijk stockeren om in te zetten in een ander project

    Waarvoor dient de inventarisatie?

    Tijdens de inventarisatie krijgt elk meubel een unieke code en label. De inventaris dient als basis voor de verhuisplanning van het meubilair.

    Planning

    Hoe en wanneer gebeurt de verdeling en de intekening van de kantoorverdiepingen?

    Op basis van de behoeftevragen zal een voorstel met betrekking tot de verdeling van de kantoorverdiepingen bilateraal met de entiteiten worden overlegd. In een latere fase zal dan ook de concrete intekening gebeuren. Vermoedelijk wordt het bilateraal overleg met de entiteiten opgestart vanaf najaar 2020.

    Moet de behoeftevalidatievraag opnieuw worden ingediend, en zo ja, wanneer?

    In juni starten we met de opvraging van de behoeftes. Entiteiten krijgen 3 maanden te tijd om ze in te vullen. Voorafgaand zal er nog een toelichting zijn over het sjabloon. Een jaar voor de verhuis zullen we de behoeftebevraging wellicht nog eens moeten herhalen.

    De deadline voor de ontwikkeling van de typeverdieping is zomer 2020. Betekent dat dan dat er geen rekening kan gehouden worden met de behoeftenbepalingen?

    De basisindeling van de typeverdieping zal inderdaad al vastliggen vooraleer de behoeftebepaling is afgerond. Dat heeft voornamelijk te maken met de dimensionering van technische installaties, die in deze fase reeds begroot moet worden. De typeverdieping is echter wel voor een groot stuk gebaseerd op de initiële behoeftenbepaling.

    Wanneer starten de werken?

    De opbouw is voorzien vanaf november 2020.

    Varia

    Hoe groot is het gebouw? Wat zijn de afmetingen en wat is de oppervlakte van een verdieping?

    De overmeten afmetingen van het gebouw zijn ongeveer 110m op 90 m, en de hoogte wordt 112 m bovengronds (ter vergelijking: Herman Teirlinckgebouw meet 70m x 140m en is 60 m hoog bovengronds). Een kantoorverdieping zal ongeveer 2500 m² (netto bruikbare kantooroppervlakte) groot zijn.

    Is het gebouw en de parking ook in het weekend toegankelijk?

    De door VO gehuurde oppervlakte is in het weekend niet toegankelijk. In het gebouw bevindt zich ook een publieke parking die wellicht tegen betaling toegankelijk is tijdens de weekends.

    Worden er in het gebouw ook ministeriële kabinetten gehuisvest?

    Neen, alle kabinetten worden gehuisvest aan het Martelaarsplein.

    Wie kiest de naam van het nieuwe gebouw?

    Net zoals voor het Herman Teirlinckgebouw organiseren we een wedstrijd om de naam van het nieuwe gebouw te kiezen.

    Wat gaat er met het Ferrarisgebouw gebeuren?

    Daarover wordt in 2020 een beslissing genomen.

    Kunnen onze collega’s de maquette van het nieuwe gebouw komen bewonderen?

    De maquette staat momenteel aan het onthaal in het Arenberggebouw. In de verdere loop van 2020 kan je de maquette ook in het Ferraris en Ellipsgebouw bewonderen.

    Wordt de SPOC altijd mee uitgenodigd voor alle werkgroepen?

    Neen. Sommige werkgroepen hebben al een aangeduide vertegenwoordiger (bv Informatiebeheer, Communicatie). Voor de werkgroep inrichting zal het dan wel weer de SPOC zijn die rechtstreeks aangesproken wordt. 
    De bedoeling is uiteraard wel dat de vertegenwoordiger van een specifieke werkgroep steeds de SPOC op de hoogte houdt. 

    Wie wordt uitgenodigd voor het traject change management?

    Het traject change management is voorwerp van de WG HNW, die focust op de begeleiding (door een extern bureau) bij het “Behaviour”-luik van Het Nieuwe Werken. Op deze werkgroep worden naast de SPOCs ook de aangeduide vertegenwoordigers (vaak de HR manager van de entiteit) uitgenodigd.