Gedaan met laden. U bevindt zich op: Vergaderzalen en auditoria Vergaderzalen

Vergaderzalen en auditoria

De vergaderfaciliteiten van een kantoorgebouw worden in de eerste plaats ter beschikking gesteld voor de reguliere werking van de medewerkers van VO-entiteiten gehuisvest in dat gebouw. 
Afhankelijk van de beschikbaarheid en de aard van de activiteiten komen ook andere organisaties en activiteiten in aanmerking om een zaal te gebruiken, maar alleen als het event of de vergadering plaatsvindt in het kader van een activiteit van de VO en/of voor de werking van een entiteit.

Voor wie zijn de vergaderfaciliteiten beschikbaar en onder welke voorwaarden?

Openingsuren - beschikbaarheid

  • Openingsuren van 8 tot 20 uur (behalve op wettelijke feestdagen, Vlaamse feestdagen, tijdens het weekend en tussen kerst en nieuw of wanneer het door omstandigheden niet toegelaten is).
    Buiten deze openingsuren: aan te vragen via Facilipunt. Het Facilitair Bedrijf bekijkt per aanvraag en dus ook per gebouw of vergaderzaal of dat mogelijk is en maakt voor jou de nodige afspraken. (Let op: hier kan een kost aan verbonden zijn).
  • Ondersteuning door hospitalitymedewerkers: tot 17 uur (of 18 uur in Herman Teirlinck-, Hendrik Consciencegebouw en VAC Gent).
    Specifieke onthaaltaken voor deelnemers aan je vergadering of activiteit (bijvoorbeeld voor het afvinken van deelnemerslijsten of het bezorgen van een naamkaartje), dien je zelf te organiseren. De hospitalitymedewerkers van Het Facilitair Bedrijf staan wel in voor algemeen onthaal of het bezorgen van een bezoekersbadge, als dat nodig is.
  • Wil je vergaderzalen of auditoria reserveren voor jouw evenement? Dat kan! Kijk dan eerst even naar het aanbod voor het organiseren van evenementen.
  • Het gebruik van de parking is niet inbegrepen. Informatie over parkeermogelijkheden in de buurt kan je navragen via Facilipunt.

Reserveren via Facilipunt of de app Workplace

Vergaderzalen en auditoria kun je makkelijk reserveren via Facilipunt(opent in nieuw venster) of de app ‘Workplace’. Je ziet er welke zalen beschikbaar zijn, wanneer en in welk gebouw. Daarnaast krijg je ook informatie over de beschikbare faciliteiten zoals audio en videoapparatuur, de inrichting van de zaal en de capaciteit.

Roomies - beschikbaarheid van zalen

Beeld vrij te gebruiken
© Lieven Van Assche

Een roomie is een tablet die buiten aan een vergaderzaal hangt. Hij is verbonden met het zaalreserveringssysteem van Facilipunt. Zo zie of een zaal beschikbaar is of niet terwijl je in de gang loopt. Hoe werkt een roomie?

Uitgerust met audio en video om hybride te werken

Vele zalen zijn uitgerust met audio- en videoconferencingapparatuur om vlot hybride, met collega’s die zich elders bevinden, te werken en te vergaderen: ofwel is die apparatuur reeds ter plaatse aanwezig (vaste toestellen) ofwel breng je ze mee (mobiele toestellen). Via Facilipunt kan je zowel een zaal met vaste audio- en videoconferencingapparatuur als mobiele toestellen reserveren.

Waarop je nog kunt rekenen

  • De hospitalitymedewerkers staan steeds voor je klaar.
  • Alle zalen zijn professioneel uitgerust: aangenaam meubilair, een beamer met clickshare, een whiteboard of smartboard…
  • Het Facilitair Bedrijf zorgt voor de schoonmaak en biedt ondersteuning om het audiovisueel systeem op te starten
  • In de buurt van alle vergaderzalen vind je automaten voor warme dranken en water.
  • Je kan ook gebruik maken van andere cateringfaciliteiten.
  • Vergaderzalen en auditoria zijn maximaal voorzien van faciliteiten voor een optimale toegankelijkheid.
  • Alle zalen zijn uitgerust met een roomie: een display die laat zien welke vergaderzaal nog beschikbaar is en of een vergadering al gestart is. Je kan hem ook gebruiken om snel ter plaatse een zaal te reserveren. De vergadering dient bij aanvang via de roomie bevestigd (anders wordt ze automatisch vrijgegeven) en op het einde ook afgemeld te worden.

Algemene afspraken vergaderfaciliteiten

Het Facilitair Bedrijf heeft het recht om te oordelen of de aangevraagde activiteit in overeenstemming is met geldende afspraken omtrent het gebruik van de zalen.