Werken en vergaderen in VAC Brugge

Kies de juiste werkplek

Opperste concentratie vereist of nood aan interactie?
Open en afgeschermde werkplekken worden afgewisseld met afgesloten ruimten, zodat jij steeds je gading vindt. Er zijn individuele en samenwerkplekken om te vergaderen, brainstormen, les te geven of te krijgen ... afhankelijk van je planning. Verschillende leeshoeken bieden rustige plekjes in het gebouw. Ook in de koffiebar of in het restaurant kan je aan de slag.

Jouw flexibele werkplek
Voor het dagelijkse werk kunnen jij en je collega’s plaats nemen aan één van de flexibele werkplekken. Dat betekent dus dat elke collega gebruik kan maken van elke werkplek. Er zijn voldoende van deze flexibele werkplekken voorzien per entiteit.

Clean desk

Gedaan met werken? Laat je werkplek netjes en leeg achter. Op die manier kan elke werkplek netjes worden gepoetst en is ze beschikbaar voor een collega die na jou de werkplek gebruikt.

Lockers

Je kan persoonlijke spullen zoals je laptop en kantoormateriaal opbergen in je eigen locker.

Klimaatregeling en temperatuur

Jouw kantooromgeving is voorzien van een klimaatregeling aangestuurd door een centraal gebouwbeheersysteem dat een algemeen comfortniveau garandeert.

Langs de raamzijde bevinden zich in bepaalde zones ook vloerconvectoren. Deze convectoren verwarmen mee de ruimte in functie van de hoge beglazing.

Het is het belangrijk om het bovenliggende rooster NOOIT af te dekken, zelfs niet gedeeltelijk.

Om energie te besparen wordt de temperatuur buiten de kantooruren (6u-16u45) teruggebracht naar 19°C vooraleer te verwarmen en naar 25,5°C vooraleer te koelen. Opmerkingen over de temperatuur mogen via een melding in Facilipunt doorgegeven worden.

Ventilatie/ toevoer van buitenlucht

Buitenlucht wordt via een net van metalen kanalen naar de verscheidene lokalen gebracht. Deze kanalen zijn niet zichtbaar. Ze liggen in het valse plafond en de technische schachten. Enkel de uitblaas- en de terugvoerroosters zijn zichtbaar.

De buitenlucht wordt eerst behandeld: stof en andere onzuiverheden worden eruit gefilterd om vervolgens – naargelang het seizoen en de buitentemperatuur – te worden verwarmd of gekoeld en bevochtigd.

De luchthoeveelheid die in het lokaal wordt binnengebracht, hangt af van het type lokaal.

Indien de CO²-waarde boven een bepaalde ingestelde waarde stijgt, wijst dit op een grotere bezetting. Op dat moment zal er meer lucht in het lokaal worden binnengebracht.

Deze regeling heeft tot doel het energieverbruik optimaal af te stemmen op het gebruik van de lokalen in harmonie met een optimaal comfort.

Digitale werkplek

Mobiel printen

Print steeds aan de dichtstbijzijnde printer, waar je ook bent. In het hele gebouw geldt ‘mobiel printen’: printen, kopiëren, scannen of faxen doe je vanaf ieder toestel met je toegangsbadge.

De dienst laat toe om zowel te printen, kopiëren als documenten te scannen. Om deze diensten te gebruiken moet je jezelf eerst met je toegangsbadge identificeren aan het toestel. Bezoekers identificeren zich met een pincode. Vervolgens kan je de diensten gebruiken waar jij als gebruiker rechten toe hebt. 

De facturatie van de dienst gebeurt op basis van het verbruik. De kosten worden rechtstreeks aan de entiteit van de gebruiker gefactureerd.

  • Printen en kopiëren kan zowel op A4- als A3-papier in zwart/ wit of kleur en enkel- of dubbelzijdig.
  • Bij het scannen ontvang je een e-mail, met daarin een link naar je gescand document.
  • Printen kan je doen vanaf ieder toestel door je document (doc, xls, ppt of pdf formaat) te mailen naar het e-mailadres: print@vlaanderen.be. Dit kan zowel vanop je gsm, tablet als pc. 
  • In iedere printer is er een lade voorzien met voorgedrukt briefhoofd van de afdeling gehuisvest daar waar de printer staat. Gebruik dus alleen de printer van je afdeling indien je documenten moet afdrukken of kopiëren op voorbedrukt briefhoofd.
  • Afdrukken op gewoon wit papier (A4 of A3) kan op eender welke multifunctionele printer in het gebouw.
  • De afgedrukte documenten worden na één week automatisch verwijdert uit de wachtrij van de printer. Niet afgedrukte documenten worden na twee weken automatisch verwijderd uit de wachtrij van de printer.

ICT-technische ondersteuning

Entiteiten die afnemen van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening van HB-plus via het ICT-contract 2015 van Het Facilitair Bedrijf kunnen met alle vragen i.v.m. je computer, toepassingen, telefonie ... terecht bij de servicedesk van HB-plus via 02 553 9000 of servicedesk@vlaanderen.be.

Entiteiten die niet afnemen van dat ICT-contract volgen bij computerproblemen en -vragen de procedure die geldt in hun organisatie.

Video- en audioconferencing faciliteiten

Op deze webpagina vind je allerlei informatie over de video- en audioconferencing faciliteiten in het VAC Brugge.

Archiefbeheer

Er zijn archiefzones in de kelder (-1 en - 2). De entiteiten geven door aan de gebouwcoördinator wie toegang heeft tot het archief. De gebouwcoördinator activeert de badge(s) met de nodige toegangsrechten.

Herstellingen installaties, meubilair & infrastructuur

Je kan zelf een gewenste herstelling/ incident doorgeven via Facilipunt of melden aan je facilitair contactpersoon.

Nodige gegevens in Facilipunt:

  • Je naam en entiteit worden automatisch ingevuld door het systeem.
  • Onderwerp
  • Omschrijf je probleem zo duidelijk mogelijk, bijvoorbeeld:
    • Lampen: tl-lampen, spaarlampen, noodlampen… die knipperen, niet meer werken ...
    • WC: bril stuk, spoelt niet, lekt, is verstopt ...
    • Koffieautomaat met serienummer 123456789 geeft enkel nog water (het serienummer vind je terug op het toestel).
    • Andere problemen: kasten, beamers, stoelen, geur, tafels, zonnewering …
  • De locatie: geef zoveel mogelijk informatie over de locatie:  lokaalnummer, verdieping, zone ...

Belangrijk!

  • Boor nooit zelf gaten in de muren. Ook zaken ophangen aan de plafonds is uit den boze.

  • Gebruik geen plakband op de geverfde muren om beschadiging te voorkomen.

  • Er worden planten voorzien en onderhouden. Daarnaast mag elke entiteit zelf planten plaatsen mits degelijk onderhoud en in overleg met de gebouwcoördinator/ technisch beheerder. Wel opletten dat deze extra planten de veiligheid niet hinderen en het schoonmaken van de kantooromgeving niet in de weg staan. Er wordt voorkeur gegeven aan planten uit het raamcontract.

Entiteitsgebonden afspraken

Verdere afspraken rond het werken in het Jacob Van Maerlantgebouw en het gewenste gedrag in de eigen kantooromgeving worden gemaakt op het niveau van elke entiteit. Controleer hiervoor het afsprakenkader van jouw entiteit.

Telewerken op een satellietwerkplek

Werk je meestal in een ander gebouw van de Vlaamse overheid dan kan je telewerken op de satellietwerkplekken. In het Jacob van Maerlantgebouw is dit op de 4e vierdieping blok E

  • Satellietwerkplekken dien je altijd te reserveren. Zo heb je als telewerker gegarandeerd een werkplek. Dit kan via het zaalreservatiesysteem in Facilipunt. www.facilipunt.be;
  • Bovendien kan je een ERGO-kit reserveren om ergonomischer te werken. Deze bevat: een laptophouder, toetsenbord, muis – inclusief handleiding. Deze kit reserveer je ook via Facilipunt: www.facilipunt.be. Het afhalen van de ERGO-kit gebeurt aan de balie;
  • Eenmaal op de satellietwerkplek kan je jezelf als personeelslid met je laptop aanmelden op het netwerk van de Vlaamse overheid en krijg je internettoegang.