Veelgestelde vragen aan Het Facilitair Bedrijf

Kan ik mijn bezoekers een maaltijd aanbieden op kosten van mijn afdeling?

Indien je voor een vergadering een groep bezoekers hebt uitgenodigd die je graag een maaltijd wenst aan te bieden, kan dit op twee manieren:

Indien je de lunch met je bezoekers liever afgezonderd nuttigt, reserveer je via het zaalreservatiesysteem een lokaal waar lunchformules toegelaten zijn en bestel je één van de lunchformules.
Indien je jouw bezoekers liever in één van onze restaurants laat lunchen, kan je via het zaalreservatiesysteem maaltijdbonnen bestellen.

Wat is mijn rol als zaalbeheerder van een toegewezen zaal?

Je bent verantwoordelijk voor een correcte weergave van informatie over de zaal. Indien andere entiteiten van de Vlaamse overheid de toegewezen zaal willen reserveren, en je gaat akkoord, dan dien je deze reservatie (inclusief catering) in het zaalreservatiesysteem te registreren. Het reserveren voor derden is uitgelegd in een instructiefilmpje.

Welke rollen zijn in gebruik in de zaalreservatiemodule en welke taken gaan daar mee gepaard?

Zaalbeheerder: is verantwoordelijk voor een correcte weergave van informatie over de zaal. Daarnaast heeft de zaalbeheerder de mogelijkheid om toegang tot de zaal te verlenen aan derden.
Lokale beheerder: is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de gebruikers en bezorgt je toegang tot de module door je rechten in het VO gebruikersbeheer te actualiseren.
Verantwoordelijke: is verantwoordelijk voor het maken of annuleren van de reservatie. Eventuele kosten worden standaard aangerekend op de kostenplaats van de verantwoordelijke.
De verantwoordelijke is standaard gelijk aan de contactpersoon. Sommige verantwoordelijken (zaalbeheerders en plusgebruikers) hebben de mogelijkheid een andere contactpersoon (en daarmee soms andere kostenplaats) te kiezen.
Contactpersoon: is de contactpersoon waarvoor een reservatie wordt aangevraagd. De contactpersoon neemt deel aan de vergadering. De contactpersoon is standaard gelijk aan de verantwoordelijke.

Ik vind geen beschikbare wagens op Facilipunt.

Wij hebben enkel dienstwagens ter beschikking voor entiteiten die aangesloten zijn bij ons project “gemeenschappelijke wagenpool”. Indien je entiteit niet is aangesloten bij dit project, zie je geen wagens in ons zaalreservatiesysteem.
In totaal zijn er 24 poolwagens beschikbaar in Facilipunt (via tegel “reservaties”). Deze wagens zijn verdeeld over het Herman Teirlinckgebouw, Graaf de Ferraris en Ellips en kunnen enkel gereserveerd worden door alle personeelsleden van:

Departement informatie Vlaanderen,
Departement LNE,
Onroerend Erfgoed,
Het Facilitair Bedrijf,
Integratie en inburgering,
Audit Vlaanderen,
Toerisme Vlaanderen,
Departement FB,
VLABEL,
ABB,
AgO,
Departement Kanselarij en Bestuur,
Departement Internationaal Vlaanderen

Kan ik een deelnemerslijst toevoegen aan mijn zaalreservatie?

Er is nog geen mogelijkheid om een deelnemerslijst toe te voegen aan de zaalreservatie. We onderzoeken de mogelijkheden om het systeem te koppelen aan de toegangscontrole, zodat bezoekers op uitnodiging vooraf geregistreerd kunnen worden en de dag zelf het gebouw kunnen betreden zonder zich te melden aan het onthaal. Tot dan registreren bezoekers zich aan het onthaal alvorens het gebouw te betreden. Wie binnen kan met een toegangsbadge, kan afhankelijk van zijn toegangsprofiel, de gebouwen betreden.

Wat is het verschil tussen een publieke vergaderzaal en een toegewezen vergaderzaal?

Publieke vergaderzalen kunnen door iedereen gereserveerd worden die toegang heeft tot ons zaalreservatiesysteem in Facilipunt. Als je dergelijke zaal boekt, mag je er zeker van zijn dat je deze vergaderzaal kan/mag gebruiken op desbetreffende datum. Cateringbestellingen kan je ook zelf invoeren in jouw reservatie.

Toegewezen vergaderzalen daarentegen, kunnen niet zomaar geboekt worden, doordat ze zijn toegewezen aan één of meerdere entiteit(en). Alleen personeelsleden van deze entiteit kunnen deze zaal zelf inboeken.
Deze zalen zijn in ons zaalreservatiesysteem gearceerd. Indien je niet tot desbetreffende entiteit behoort en je wil deze zaal boeken, dan dien je contact op te nemen met één van de zaalbeheerders. De namen van deze personen en hun coördinaten vind je terug wanneer je op de naam van de vergaderzaal klikt. Dan verschijnt er een nieuw venster met daarin de nodige informatie. Hij/zij kan voor jou de zaal en bijhorende catering inboeken.

Ik wil catering bestellen bij een zaal die mijn collega heeft gereserveerd, maar dit lukt niet?

Catering kan enkel besteld worden door de persoon die de zaal heeft gereserveerd.
Indien gewenst, kan Facilipunt de reservatie op jouw naam zetten, zodat je wel catering kan reserveren.
Gelieve de vraag, om de verantwoordelijke van de zaalreservatie aan te passen, te stellen bij tegel meldingen op facilipunt.be.

Ik wil een gearceerde zaal reserveren, maar dit lukt me niet.

Gearceerde zalen zijn persoonlijke zalen, die zijn toegewezen aan een bepaalde entiteit. Je kan deze reserveren, maar dit dient wel via de zaalbeheerder te gebeuren. De namen van deze personen en hun coördinaten vind je terug wanneer je op de naam van de vergaderzaal klikt. Er verschijnt een nieuw venster met daarin de contactgegevens van de zaalbeheerder Deze zaalbeheerder zal bij goedkeuring de zaal (en indien nodig, ook de catering) voor jou in het zaalreservatiesysteem reserveren.