chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vragen over het gebruikersbeheer (geldig voor alle gebruikersbeheertoepassingen)

    Algemeen

    Hoe kan ik snel een overzicht maken van alle rechten die zijn toegekend aan een entiteit?
    • Klik in het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid in de rechterkolom op “Gebruikersrechten” en daarna op “Genereer rapport” of “Controleer”. Het vervolgscherm is enigszins anders, maar het resultaat geeft telkens een overzicht. In dit voorbeeld werken we met “Genereer rapport”
    • Geef in het zoekscherm alle informatie in die kunnen helpen om het overzicht zo accuraat mogelijk te maken. U kunt zoeken voor de organisaties waarvoor u lokale beheerder bent
    • Bij wijze van voorbeeld zoeken we nu wie binnen het Agentschap Facilitair Bedrijf het gebruikersrecht “Email adres registratie” heeft
    • Hebt u alle informatie ingegeven, klik dan op “Zoek Gebruikersrecht”. U krijgt een overzicht van alle collega’s voor uw organisatie met dit recht én de daarbij horende contextwaarden. Door gebruik te maken van de functionaliteit “Download als CSV bestand”, krijgt u dit rapport geëxporteerd waarop u bijkomend kunt sorteren, zoeken, … (rechts boven de lijst met zoekresultaten)
    • Afhankelijk van uw standaardbrowser wordt het rapport automatisch geopend in excel of moet u dit nog aanklikken bij uw downloads.
    • U kunt een rapport op deze manier ook gebruiken als aanzet voor een nieuwe bulkupload of om ter beschikking te stellen aan een collega lokale beheerder van een andere entiteit na bijvoorbeeld een fusieronde.
    Ik moet veel medewerkers toegang geven. Bestaat er een aangepaste procedure (bulkupload)?

    Ja, we kunnen u hierbij helpen, indien het om echt veel medewerkers gaat. In de meeste gevallen is dit niet nodig omdat deze medewerkers in de praktijk vaak stap voor stap toegevoegd worden, vanaf het moment dat men deze gebruikersrechten nodig heeft. U bespreek dit vooraf met Wim Martens.

    Om deze gegevens te laten opnemen, moet u drie lijsten maken.

    1. Een lijst met de gebruikersgegevens
    2. Een lijst met de werkrelatie
    3. Een lijst met de gebruikersrechten

    De vorm van deze lijsten wordt verder afgesproken wanneer u contact neemt.

    Hoe lang duurt het na de registratie voor een gebruiker effectief toegang krijgt?

    De achterliggende procedure duurt hooguit enkele minuten. De gebruiker heeft dus quasi onmiddellijk toegang tot de gevraagde applicaties.

    Welke gebruikersrechten worden automatisch aan een medewerker van de Vlaamse overheid toegekend in het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid?

    Het gaat over volgende rechten:

    Overzicht DES Rechten

    Informatie over het doel van deze rechten is consulteerbaar in het gebruikersbeheer zelf.

    Hoe kan ik snel een overzicht maken van alle rechten die zijn toegekend aan een entiteit?
    • Klik in het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid in de rechterkolom op “Gebruikersrechten” en daarna op “Genereer rapport” of “Controleer”. Het vervolgscherm is enigszins anders, maar het resultaat geeft telkens een overzicht. In dit voorbeeld werken we met “Genereer rapport”
    • Geef in het zoekscherm alle informatie in die kunnen helpen om het overzicht zo accuraat mogelijk te maken. U kunt zoeken voor de organisaties waarvoor u lokale beheerder bent
    • Bij wijze van voorbeeld zoeken we nu wie binnen het Agentschap Facilitair Bedrijf het gebruikersrecht “Email adres registratie” heeft
    • Hebt u alle informatie ingegeven, klik dan op “Zoek Gebruikersrecht”. U krijgt een overzicht van alle collega’s voor uw organisatie met dit recht én de daarbij horende contextwaarden. Door gebruik te maken van de functionaliteit “Download als CSV bestand”, krijgt u dit rapport geëxporteerd waarop u bijkomend kunt sorteren, zoeken, … (rechts boven de lijst met zoekresultaten)
    • Afhankelijk van uw standaardbrowser wordt het rapport automatisch geopend in excel of moet u dit nog aanklikken bij uw downloads.
    • U kunt een rapport op deze manier ook gebruiken als aanzet voor een nieuwe bulkupload of om ter beschikking te stellen aan een collega lokale beheerder van een andere entiteit na bijvoorbeeld een fusieronde.
    Ik moet veel medewerkers toegang geven. Bestaat er een aangepaste procedure (bulkupload)?

    Ja, we kunnen u hierbij helpen, indien het om echt veel medewerkers gaat. In de meeste gevallen is dit niet nodig omdat deze medewerkers in de praktijk vaak stap voor stap toegevoegd worden, vanaf het moment dat men deze gebruikersrechten nodig heeft. U bespreek dit vooraf met Wim Martens.

    Om deze gegevens te laten opnemen, moet u drie lijsten maken.

    1. Een lijst met de gebruikersgegevens
    2. Een lijst met de werkrelatie
    3. Een lijst met de gebruikersrechten

    De vorm van deze lijsten wordt verder afgesproken wanneer u contact neemt.

    Hoe lang duurt het na de registratie voor een gebruiker effectief toegang krijgt?

    De achterliggende procedure duurt hooguit enkele minuten. De gebruiker heeft dus quasi onmiddellijk toegang tot de gevraagde applicaties.

    Welke gebruikersrechten worden automatisch aan een medewerker van de Vlaamse overheid toegekend in het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid?

    Het gaat over volgende rechten:

    Overzicht DES Rechten

    Informatie over het doel van deze rechten is consulteerbaar in het gebruikersbeheer zelf.

    Hernieuwde rechten

    Waarom is een recht per definitie tijdelijk?

    Het is het bijzonder vervelend als een medewerker wanneer hij daar geen recht meer toe heeft (bijvoorbeeld omdat hij niet meer voor uw entiteit werkt, of omdat hij een andere jobinhoud heeft)  nog altijd gegevens consulteert of zelfs wijzigt terwijl hij/zij hiertoe geen toegang meer toe dient te hebben. Om dit te vermijden, zijn rechten tijdelijk, zodat wanneer de situatie automatisch na verloop van tijd gecorrigeerd wordt.

    Opgelet! Niettemin is het de juridische (!) verantwoordelijkheid voor uw entiteit er voor te zorgen dat uw medewerkers geen niet gerechtvaardigde toegang krijgen. Daarom bevelen we aan dat u, bij wijzigingen onmiddellijk een aangepaste einddatum voor het recht definieert.

    Hoe lang wordt een recht maximaal toegekend?

    Een gebruikersrecht is maximaal twee jaar geldig. U kunt dit uiteraard ook op minder lange tijdsduur instellen.

    Krijg ik een verwittiging als een recht vervalt?

    De gebruiker krijgt een melding, twee weken voordat een recht vervalt. Indien de gebruiker dit recht verlengd wil hebben, contacteert hij zijn lokale beheerder.

    Aanmaken

    Hoe maak ik een gebruiker aan?

    Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe.

    In een eerste scherm voegt u het rijksregister van de persoon in (eventueel BIS-nr voor niet-Belgen). Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kunt u in het veld reden ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze reden is enkel achter de schermen te zien. U bevestigt; de medewerker is toegevoegd. U bereikt een volgend scherm met een overzicht.

    Opgelet: vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft moet u

    1. nog de werkrelatie registreren en
    2. de effectieve gebruikersrechten toekennen.
    Hoe wijzig ik een gebruiker?

    Dat kan via gebruiker>wijzig.

    Na het zoekscherm waar u de betreffende gebruiker opzoekt, komt u via wijzig in een scherm waar u de nodige wijzigingen kunt doorvoeren.

    Hoe activeer ik een gebruiker?

    Ga naar gebruiker>deactiveer/activeer.

    U kunt deze actie ook uitvoeren vanuit het resultaatscherm van andere registraties m.b.t. deze gebruiker.

    Hoe maak ik een werkrelatie aan?

    Ga naar werkrelatie>voeg toe.

    Via het zoekscherm komt u in een scherm waar u een werkrelatie kunt toevoegen. U komt hierbij in een scherm waarbij u de naam van uw entiteit selecteert. U duidt het type gebruiker aan. U kiest er m.n. tussen werknemer of externe (vb. een ict-ontwikkelaar). U bevestigt in een volgend scherm en u voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat uw medewerker indien nodig gecontacteerd kan worden.

    (Noot: er zijn indien nodig ook meerdere werkrelaties per gebruiker mogelijk; bijvoorbeeld voor iemand die part-time in meerdere besturen

    Hoe wijzig ik een werkrelatie?

    Dat gebeurt via werkrelatie >wijzig.

    Via een zoekscherm vindt u de relevante gebruiker. U kunt doorklikken om de werkrelatie te wijzigen.

    Hoe ken ik een gebruikersrecht toe?

    Dat kan via gebruikersrechten>voeg toe.

    Via het zoekscherm zoekt u de gebruiker op. U kunt doorklikken via detail. U registreert het recht en duidt aan hoe lang het recht geldig blijft (max. 2 jaar). Indien gewenst voegt u daarbij ook een reden toe.

    Zoeken

    Hoe zoek ik een gebruiker?

    Dit doet u via gebruiker>zoek.

    Hoe zoek ik een werkrelatie?

    Dit doet u via werkrelatie>zoek.

    Hoe zoek ik een gebruikersrecht?

    Dit doet u via gebruikersrecht>zoek.

    U kunt ook zoeken op een referentiedatum. Dan krijgt u een overzicht van alle actieve of niet-actieve rechten die op die dag geldig zijn. Het al dan niet zoeken op actieve of niet-actieve rechten bepaalt u via status.

    Stopzetten

    Hoe verwijder ik een gebruikersrecht?

    U gaat naar gebruiksrechten>herroep. Daar kunt u, via het doorlopen van het zoekscherm, en doorklikken op details, de gebruikersrechten stopzetten.

    Indien de medewerker niet langer voor uw entiteit werkt, zet u eveneens de werkrelatie stop via werkrelatie>herroep of via het resultaatscherm . U schort de gebruiker op via gebruiker >wijzig of via het resultaatscherm . Telkens na doorlopen van het zoekscherm en doorklikken via details.

    Hoe verwijder ik een werkrelatie?

    Let er op dat eerst alle gebruiksrechten bij de werkrelatie verwijderd zijn.

    U verwijdert de werkrelatie, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor uw entiteit werkt, via werkrelatie>herroep. Let op, u deactiveert ook de gebruiker op via gebruiker>deactiveer/activeer of via het resultaatscherm.