chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Veelgestelde vragen PTOW

    Afbouwen prikklok, PTOW

    Vaak hoor je mensen zeggen enerzijds "ik heb het druk" maar anderzijds vinden ze blijkbaar toch nog de tijd om laat toe te komen en vroeg te vertrekken. Meestal gelooft de omgeving zulke uitspraken dan ook niet en begint er twijfel en onrust te ontstaan. Opnieuw "sociale controle is groot". Wordt de prikklok dan uiteindelijk niet vervangen door de LG die hier dan ook redelijk wat tijd dient in te steken?

    Waar en wanneer personeelsleden hun afgesproken resultaten realiseren maakt op zich niet meer uit. Het is de rol van de leidinggevende om de resultaten op te volgen en niet de effectieve  tijd dat iemand aanwezig is op de werkvloer. Aanvullende afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid worden gemaakt binnen een team en zijn bijgevolg ook transparant voor alle teamleden. Het registreren in Outlook Agenda is hierbij ook een vorm van transparantie.

    Aanwezig zijn betekent daarom nog niet altijd presteren. Een leidinggevende moet waken over /evalueren van deze prestaties MAAR kan dit niet ELK uur van de dag, en is ook regelmatig afwezig. Een LG kan ook niet altijd inschatten hoeveel tijd een collega nodig heeft voor een bepaalde taak, zeker als de taken heel uiteenlopend zijn in een team. Hoe moet je omgaan met mensen die bv. van 10 tot 12 en van 14 tot 16 uur aanwezig zijn en bijgevolg ook slechts 4 uur (de helft van een normale werkdag) KUNNEN werken. Zij mogen dan nog super begaafd of supersnel zijn, maar dit zorgt sowieso voor wrevel op de werkvloer. De sociale controle is groot.

    Werken aan  prestatiemanagement krijgt veel meer belang. Het is belangrijk om in het begin van het jaar duidelijk resultaten + taken te formuleren, die dan tussentijds opgevolgd worden. Dit kadert in de prestatiemanagementcyclus PLOEG. Go! verwijst hier mooi naar, ook houden van teamoverleg is belangrijk. Ook Toerisme Vlaanderen verwijst naar het maken van goede afspraken. Zie presentaties GO! en Toerisme Vlaanderen:  http://www.bestuurszaken.be/hr-deelnetwerk-ptow-wat-als-we-zonder-prikklok-werken. Het HR-netwerk http://www.bestuurszaken.be/hr-deelnetwerk-ptow-focus-op-resultaat ging meer algemeen op dit thema in. 

    Prikken is voor de werknemers een middel om aan te tonen dat zij voldoende (uren) gewerkt hebben (aanwezig waren). Als er voldoende vertrouwen is tussen medewerkers en leidinggevenden, dan zal bovenstaande niet als argument pro de prikklok worden ingeroepen. Hoe zorg je ervoor dat dit vertrouwen wordt opgebouwd, tussen alle medewerkers en hun leidinggevenden?

    Werken aan de organisatiecultuur is de basis, het opzetten van een leiderschapstraject en/of leidinggevenden meteen van het begin nauw betrekken in het verhaal is belangrijk. Er moeten met elkaar goede afspraken gemaakt worden, maar vertrouwen hebben is de basis.

    Een nieuwe huisvestiging kan aanleiding geven tot het introduceren van alle aspecten van PTOW (dus ook werken op andere locaties, afbouwen prikplicht en tijdsonafhankelijk werken), ook naar aanleiding van het werken in open kantoor. Dat kan een noodzakelijke hefboom zijn.

    Een entiteit moet matuur genoeg zijn om met PTOW te starten of bereid zijn die maturiteit verder op te bouwen. In de toolbox PTOW zijn checklists opgenomen waarbij een entiteit kan bepalen waar zij momenteel staat op het vlak van PTOW en welk traject verder moet worden afgelegd.

    Zijn er functies waarbij telewerk niet mogelijk is ? En waar het dus beter is om de prikplicht aan te houden?

    Alle functies kunnen op basis van goede afspraken loskomen van de prikplicht.  Om telewerk mogelijk te maken kunnen voor bijvoorbeeld administratieve of logistieke functies taken herverdeeld worden.  Zo wordt er ook meer back-up voorzien. AgO heeft hiervoor een tool ontwikkeld: de telewerkbaarheidskwadrant, op basis waarvan kan opgemaakt worden welk deel van het takenpakket individueel en op andere locaties kan uitgevoerd worden.

    Administratieve functies kunnen opgenomen worden in teams die een logisch geheel vormen.  Door deze functies te integreren in een team, breng je functies samen en kan je taken herverdelen. Zo geef je tevens een aanzet tot innovatieve arbeidsorganisatie. http://www.bestuurszaken.be/toolbox/toolbox-innovatieve-arbeidsorganisatie-iao

    Die info zal ook mee opgenomen worden in het luik Organisatie in de toolbox Plaats- en tijdsonafhankelijk werken.

    Is er een onderscheid tussen ambtenaren en contractuelen voor tijdsregistratie en tijdsonafhankelijk werken? 

    Er is geen onderscheid tussen ambtenaren en contractuelen.  De werktijden (en het al dan niet gebruik maken van de prikklok) worden vastgelegd in het arbeidsreglement. Het arbeidsreglement is van toepassing op ambtenaren én contractuelen.

    Wat met administratieve krachten? Hoe volg je dan op wat mensen presteren?

    In een andere vraag wordt al toegelicht dat de prikklok niet meet wat mensen presteren, maar in het beste geval hoeveel tijd ze aan het werk zijn.

    In feite registreert de prikklok niet eens echt de arbeidstijden, maar wel de aanwezigheidstijden (of op zijn minst dat iemand geprikt heeft op die momenten). Dus het opvolgen van de werkdruk zou dan ook op dezelfde manier kunnen gebeuren in een situatie zonder prikklok als in een situatie met prikklok.

    Het is daarbij nuttig om op resultaten te sturen in plaats van op input (= werktijd). Deze resultaten kunnen waar mogelijk in een team opgevolgd worden. Door de taken en de resultaten van een team gezamenlijk te bespreken wordt de werkdruk van elk lid sneller duidelijk en kunnen afspraken gemaakt worden over wie kan helpen als een ander teamlid het te druk krijgt. Het is hierbij aan te raden niet enkel over de ‘harde zaken’ (= aantal dossiers, deadlines…) maar ook over de ‘zachte zaken’ (= hoe, hoe samenwerken…) te praten in deze teammeetings.

    Het kan wel moeilijker liggen om mensen met een administratieve functie (ondersteuning van anderen) op te volgen op basis van het aantal dossiers (kan bij dossierbehandelaars) of het aantal afgehandelde opdrachten (kan o.a. bij technisch assistenten of mensen die klantenvragen moeten behandelen). Het is ook moeilijk om hen te sturen op het afgewerkte resultaat van grote doelstellingen omdat zij vaak een kleinere schakel in het geheel vormen.

    In feite worden ze nu ook al opgevolgd, o.m. via teamoverleg en via PLOEG, dus als dat werkt, moet de techniek niet veranderen. Anders kan je hen opnemen in teams die een logisch geheel vormen en hen daar een duidelijke rol in geven. Op teammeetings kan het werk verdeeld worden en opgevolgd worden. Eerst gebeurt dit vaak door meer te sturen en door de resultaten af te vinken of na te kijken. Als het team goed draait, kan coachen voldoende zijn.

    Bereikbaarheid en beschikbaarheid, PTOW

    Is Outlook een goed instrument om bereikbaarheid op te volgen, of zijn er andere en betere tools?

    GO! maakt gebruik van Outlook. Er worden hierover afspraken gemaakt (wat invullen ? bv. locatie waarop wordt gewerkt, telefoonnummer) en op teamniveau (optimaal open stellen van de agenda’s).

    Hoe kun je de nood van leidinggevenden en klanten i.v.m. bereikbaarheid  verzoenen met de werk/privébalans van de personeelsleden?

    Belangrijk is het om goede afspraken te maken op teamniveau/leidinggevende. Bij GO! wordt heel erg de nadruk daar op gelegd.  Het belang van bereikbaarheid kan ook samenhangen met de functie van de betrokken medewerker en de daaraan gelinkte dienstverlening en het bereikbaar zijn voor collega’s met wie wordt samengewerkt.

    Hoe maak je dat een dienst telefonisch bereikbaar blijft? Wanneer we naar centrale diensten bellen waarbij elk personeelslid een gsm heeft en er geen automatisch doorschakelsysteem meer is, komen we vaak terecht op antwoordapparaten. De bereikbaarheid voor onze klanten is zeer belangrijk en dit scenario willen we dan ook absoluut vermijden.

    Het is belangrijk om afspraken te maken op teamniveau wat betreft bereikbaarheid van een entiteit. Het is ook belangrijk om dit te communiceren naar uw klant toe. Het is technisch mogelijk om telefoons door te schakelen naar collega’s. Het niet meer prikken wil niet zeggen dat men tijdsonafhankelijk kan werken. Het is belangrijk dat er afspraken gemaakt worden zeker over de servicetijden. Aanvullend dienen ook afspraken gemaakt te worden over permanentie, en individuele bereikbaarheid (telefoon opnemen, sporadisch mail beantwoorden) en beschikbaarheid (effectief aan het werk zijn).

    Ondersteuningsaanbod, PTOW

    Hoe worden leidinggevenden ondersteund?

    Leidinggevenden kunnen opleiding volgen o.a. op vlak van het aansturen van hun medewerkers en het leidinggeven op afstand.  http://www.bestuurszaken.be/opleidingscatalogus?search_api_views_fulltext=leidinggevende.  Er zijn nu al verschillende vormen van netwerking waar ze hun ervaringen kunnen delen, maar er worden in de toekomst ook initiatieven gepland zowel op entiteitsniveau als op niveau Vlaamse overheid.

    Startpagina's