chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Goede praktijk PLOEG Agentschap voor Natuur en Bos

    Aanpak

    Binnen het Agentschap voor Natuur en Bos voelden ze de noodzaak om PLOEG aan te passen aan de specifieke noden van de groenarbeiders. Deze personeelsleden werken als ploeg en hun planning wordt wekelijks gemaakt en opgevolgd in plaats van jaarlijks.

    Daarom werd met instemming van het directiecomité en EOC een vereenvoudigde versie van PLOEG uitgewerkt.

    Belangrijkste inhoudelijke aanpassingen

    • Sturing op niveau van de groep die samenwerkt (individuele sturing kan als uitzondering). Ploeg is voor arbeiders gericht op de ploeg.
    • Afspraken over prestaties gebeurt via verwijzing naar de weekplanning. De opvolging vindt plaats via de weekplanning, waardoor de jaarplanning beperkt is tot individuele klemtonen.
    • Rapportering gebeurt via een geautomatiseerd systeem dat gebruikt wordt om werken op het terrein op te volgen: Planninng en Opvolging BeheerWerken (POBW).
    • De nadruk ligt op onmiddellijke feedback, zoals in de praktijk de gewoonte is. Er wordt niet gewacht tot het jaarlijkse formele evaluatiemoment om feedback (positief of negatief) te geven;
    • Kortere gesprekken: in plaats van één plannings- en evaluatiegesprek op het einde van het jaar, 2 korte gesprekken gericht op individuele situatie. Van die gesprekken wordt één alinea verslag gemaakt. De eindevaluatie is het samenvoegen van die alinea’s. Er wordt niet meer afzonderlijk per resultaatgebied en per competentie geëvalueerd waardoor het document veel korter is.

    Impact op het verloop van de procedure

    • Sturing op niveau van de ploeg wordt de regel voor de groenarbeiders, individuele aansturing de uitzondering. De reden is dat de werken worden uitgevoerd door de ploeg, minder door individuele mensen.
    • Er is ruimte voor individuele klemtonen door twee keer per jaar een gesprek van een half uur te voorzien waarvan een zeer beperkt verslag (2 alinea’s) wordt opgemaakt. Dit is later samen te voegen tot een eindverslag. De timing verloopt als volgt: opvolgingsgesprek begin september, formeel evaluatiegesprek januari-februari.
    • Deze gesprekken dienen om de gelegenheid te geven om dingen bespreekbaar te maken die moeilijker in groep aangekaart kunnen worden. (voorbeeld: interesse om andere taken te doen, eigen ontwikkeling, bespreken van datgene wat minder goed gaat)
    • De focus ligt op de weekplanning in plaats van de jaarplanning. De reden is dat er in de praktijk gewerkt wordt met een weekplanning. Dit zou van een jaarplanning voor groenarbeiders een papieren oefening maken met een beperkte toegevoegde waarde. Bovendien is het de realiteit op het terrein: De weekplanning laat flexibiliteit toe en weerspiegelt de afspraken die gemaakt worden met de opdrachtgever (regiobeheerder, boswachter ..). Door het wegvallen van de pro forma jaarplanning en het aansluiten van PLOEG op de planning op het terrein wordt een efficiëntiewinst behaald.
    • De nadruk op vlak van evaluatie verschuift van een jaarlijkse evaluatie naar de onmiddellijke feedback. Ook dit sluit beter aan bij de realiteit waarin de resultaten op zeer korte termijn zichtbaar zijn. Er wordt gekeken of de groep de weekplanning gehaald heeft en redenen van overtreffen of niet halen van weekplanning worden collectief besproken. Dit vereist wel specifieke leidinggevende competenties op vlak van het geven van directe feedback (bijvoorbeeld: meer gebruik maken van het schouderklopje en ook dadelijk zeggen als het niet goed is (correctieve feedback)).
    • De aangepaste procedure verloopt nog steeds volgens het VPS, want er vinden gesprekken plaats en er is een evaluatieverslag. De resultaten zijn een globale evaluatie per ploeg via een score. De score weerspiegelt het al dan niet halen van de opeenvolgende weekplanningen. Voor de motivering wordt verwezen naar de monitoring via het systeem POBW. Als er meer of minder dan verwacht gescoord wordt, moet de globale score expliciet worden toegelicht. Het document is dus veel korter, want het bevat enkel nog een globale evaluatie per individu en niet per competentie of per ploeg. In het verslag worden de korte verslagjes uit de individuele gesprekken opgenomen.
    • Als probleemsituaties zich voordoen, geldt als principe: wat op niveau van de ploeg kan worden besproken en opgelost, wordt op dat niveau behandeld. Als het resultaat van een ploeg ondermaats is ten gevolge van het problematisch functioneren van één persoon, dan kunnen op simpel verzoek  de resultaten individueel geëvalueerd worden. De bedoeling is echter wel dat de ploegbaas zoiets bespreekbaar maakt zodat de ploeg als groep afspraken kan maken om hier iets aan te doen. Als het nodig is, kan ploegbaas vragen om ondersteuning van zijn leidinggevende en/of een personeelsverantwoordelijke.  

    Ondersteuning van de leidinggevenden

    De ploegbazen hebben een opleiding rond leidinggeven gekregen. Deze opleiding ging dieper in op hun rol als ploegbaas, de filosofie van groepssturing, het geven van feedback en het plannen van de werken.

    De opvolging van het geheel gebeurt ook via collegiale kennisdeling (intervisiesessies), waarbij  ervaringen rond leidinggeven en Ploeg uitgewisseld worden. Afspraak is dat deelnemers discreet omgaan met wat hier besproken wordt. De deelname aan deze sessies is vrijwillig. Dit is in overeenstemming met het vormingsbeleid om de professionele ontwikkeling zo veel mogelijk op maat te laten verlopen.

    Bij specifieke probleemsituaties kan de ploegbaas hulp inroepen van zijn of haar leidinggevende of van HR.

    Wanneer gebeurt PLOEG nog wel op individueel niveau?

    De voorwaarde voor een ploegplanning is dat er vaste ploegen zijn. Waar dat niet het geval is verloopt de cyclus individueel. Bij specifieke probleemsituaties kan een PLOEG op individuele basis nodig zijn.