chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Goede praktijk PLOEG Kind en Gezin

    Aanpak

    Als je tot teamprestaties wil komen, blijkt dat sturen op individuele resultaten minder aangewezen is. Daarom startte Kind en Gezin drie jaar geleden met een nieuwe aanpak van de evaluatie- en planningscyclus.
    Voor K&G-personeelsleden kan de planning en evaluatie nu helemaal in team gebeuren.

    Binnen Kind en Gezin wordt, naast op resultaten, ook gefocust op de vier waarden. Innovatie en klantencontact staan eveneens centraal. Daarom wordt er meer ingezet op teamwerking waarbij de focus ligt op het ‘wij-samen’ en ‘samen met de klant (intern/extern)’. Iedereen binnen een team is een schakel van dat team. Elk team wordt gevraagd om een charter op te stellen dat verduidelijkt:

    • wat de bestaansreden van het team is en wat de kerntaken zijn;
    • hoe het team vorm geeft aan de waarden van Kind en Gezin;
    • wat de kwaliteit van het team is;
    • wie de (belangrijkste) interne en externe klanten en leveranciers zijn;
    • ...

    Het hele proces werd versterkt met het aanvoelen dat de traditionele geïndividualiseerde aanpak te weinig toegevoegde waarde leverde en veel tot administratie en papierwerk leidde. Met teamplanning en -evaluatie sluit Kind en Gezin veel meer aan bij de reële noden van het team en van hun leidinggevenden.

    Ten slotte wil Kind en Gezin een prestatiecyclus die evidence based is. De huidige aanpak sluit dan ook sterk aan bij de inzichten van de zelfdeterminatietheorie.

    Belangrijkste inhoudelijke aanpassingen

    • Er is geen individueel plannings- en evaluatiegesprek meer bij de teamaanpak. Een individueel opvolggesprek blijft nodig.
    • Het team bepaalt zelf op welke manier de evaluatie en planning vorm krijgen: in groep of individueel.
    • Elk team bepaalt zelf de aanpak.
    • Er worden sterk vereenvoudigde sjablonen gebruikt en sturen op de kwaliteit van de verslaggeving.
    • Ongeveer 65% van de personeelsleden doorliep in 2013-2014 de prestatiecyclus op teambasis, voor de 30 à 35% anderen verliep dit nog op individuele basis.

    Impact op het verloop van de procedure

    Voor alle personeelsleden kan het hele proces dus in team verlopen, als het team dit verkiest. Dit sluit niet uit dat er ruimte is voor de specifieke bijdrage van elk personeelslid aan het team, in tegendeel. De afspraken worden SMART geformuleerd en elk personeelslid moet zijn of haar verhaal erin herkennen. Ook de evaluatie van de behaalde resultaten (waarbij sommige afdelingen en teams gebruik maken van een dashboard) worden in team besproken. Zowel wat goed loopt als wat minder loopt, komt aan bod. Wanneer het minder goed loopt, wordt gekeken wie in het team een bijdrage kan leveren aan de verbetering. Het leidt vaak tot positievere resultaten als mensen tegen elkaar kunnen zeggen wat er misgaat en hoe het beter kan.

    De taakverdeling kan tijdens dergelijk teamproces onmiddellijk worden afgesproken en overleg kan direct worden gepland. Op die manier gaat een en ander sneller en ervaren de teamleden een grotere toegevoegde waarde van het overleg.

    Geen vast evaluatiesjabloon als leidraad

    Er moet een neergeschreven document opgemaakt worden, maar er worden geen zware sjablonen voorzien. Er bestaat alleen nog een minimaal voorblad met personalia en voor de rest enkel suggesties van te bespreken topics. Daarnaast wordt erover gewaakt dat de te behalen doelen voldoende SMART omschreven worden, dat iedereen aan bod komt en dat zowel de positieve als de corrigerende aspecten een plaats krijgen.
    Dit laat toe om het document aan te passen aan de noden van elk specifiek team.

    Ondersteuning van de leidinggevenden

    Deze teamaanpak vereist een andere manier van werken van de leidinggevenden. Enerzijds krijgen zij de standaardopleiding 'evaluatie, planning en competenties'. Maar er ligt ook nog een focus op de extra noden die deze groepsgesprekken met zich mee brengen.

    Kind en Gezin heeft ook een pool van groepsbegeleiders die, waar nodig, kunnen helpen en er is een toolbox uitgewerkt voor de praktische ondersteuning van het proces.

    Rapporten/informatie vanuit andere systemen

    De opvolging van de prestaties gebeurt in sommige teams en afdelingen op basis van een dashboard.

    Wanneer gebeurt de planning en de evaluatie nog wel op individueel niveau?

    In ongeveer 30 tot 35% van de gevallen, gebeuren de gesprekken toch nog op individueel niveau. Dit kan zijn omdat:

    • het personeelslid dit zelf uitdrukkelijk vraagt;
    • het personeelslid niet goed functioneert, waardoor individuele planning en opvolging nodig is;
    • in de loop van het jaar iets wijzigt (maar dit kan vaak nog opgevangen worden in de teamevaluaties);
    • de leidinggevende of het team verkiezen om niet met teamevaluaties te werken.