Om een efficiënte en effectieve werking van de organisatie te bevorderen, is het aanbevolen dat de diensten periodiek en systematisch inzicht krijgen in de manier waarop hun processen verlopen. Op basis van deze inzichten kan de organisatie wijzigingen aanbrengen in inefficiënte en/of ineffectieve processen om zo haar werking te optimaliseren.   

Uit gesprekken met meerdere sociale diensten in Vlaanderen blijkt dat maatschappelijk werkers vaak een te hoge werkdruk ervaren. Tijdens een regionale werktafel voor sociale diensten bij de Zuid-West-Vlaamse welzijnsvereniging W13 is er een tool ontwikkeld die bijhoudt hoe groot de werklast van haar maatschappelijk werkers is. Op basis van een aantal parameters wordt per soort dossier een inschatting gemaakt van de tijd die nodig is. Het eerste template werd ontwikkeld door lokaal bestuur Wielsbeke. Lokaal bestuur Anzegem heeft deze tool aangepast aan de eigen werking. Op basis van deze informatie kan de organisatieveranderingen doorvoeren in de verdeling van dossiers en/of de organisatie van haar processen en dienst.  

• Bereken het aantal uren voor voltijdse equivalent (werkuren min verlofuren en pauze-uren).
• Bepaal een boven- en ondernorm waar de maatschappelijk werker tussen mag schommelen om rekening te houden met drukke en kalme periodes op de sociale dienst (bv. 105% als bovennorm en 90% als ondernorm).
• Bereken een aantal punten (uurbesteding per jaar per dossier) voor elke taak die een maatschappelijk werker kan uitvoeren, inclusief vormingsmomenten en vergaderingen. 
• Bereken elke maand het aantal punten dat een maatschappelijk werker heeft gepresteerd en vul dit in de tabel in. 
• Pas de werklast aan indien nodig.
• Evalueer de tool. 

• Een eenmalige overschrijding van de norm verantwoordt niet een directe aanpassing van de dossierlast van maatschappelijk werkers. Werklast is een evolutie die op (middel)lange termijn moet worden bekeken. 
• Een visuele hulp (bv. grafiek) koppelen aan de tabel zorgt voor een duidelijkere boodschap. 

• Doordat medewerkers een te hoge werkdruk ervaren, bestaat het risico dat de kwaliteit van de behandelde dossiers daalt, dossiers niet binnen de voorziene termijn behandeld kunnen worden en de continuïteit van de dienstverlening in het gedrang komt.