chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aankoopproces opvolgen aan de hand van een overzichtsfiche

    Lokaal bestuur
    Pepingen
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Informatiebeheer, Opvolgen, Samenwerken

    Het gemeentebestuur van Pepingen werkt met een overzichtsfiche om het verloop van een aankoop, vanaf de bestelaanvraag tot de goedkeuring van de factuur, op te volgen. Op die manier waakt de organisatie over de uitvoering van de verschillende stappen in het aankoopproces. De ingevulde fiche laat de medewerkers toe hun uitgevoerde stappen en/of controles te documenteren. Voorbeelden:

    • De dienst die een bestelbon aanvraagt in het kader van een prijsaanvraag duidt in de overzichtsfiche aan of de concurrentie werd geraadpleegd (of welke uitzonderingsgrond wordt ingeroepen), waarna hierop door de financiële dienst een controle plaatsvindt. Onderliggende documentatie wordt toegevoegd aan de fiche ter staving. Hierdoor waakt de organisatie over het raadplegen van de concurrentie, ook voor kleinere bedragen. Mede door deze overzichtsfiche slaagt de organisatie er beter in dan andere lokale besturen om te handelen conform de wetgeving overheidsopdrachten.
    • In een latere fase duidt de aanvragende dienst in de fiche aan wanneer en door wie de factuurcontrole gebeurd is. Deze werkwijze verschaft de financiële dienst dan weer een redelijke zekerheid over de correctheid van de factuur.

    Bestelbon, factuur en leverbon worden gaandeweg aan de fiche toegevoegd. De overzichtsfiche zorgt er dus voor dat het steeds duidelijk is wie wanneer welke actie heeft ondernomen en wat de bevindingen waren. Op die manier garandeert de fiche een goede opvolging van het aankoopproces. Bovendien is deze fiche relatief gemakkelijk implementeerbaar.

    Stappenplan voor implementatie
    • De sleutelrollen en verantwoordelijkheden binnen het aankoopproces bepalen, alsook wat deze concreet inhouden (bijvoorbeeld welke controles verwacht worden);
    • In onderling overleg met de betrokken diensten en medewerkers een overzichtsfiche uitwerken met daarop de gewenste gegevens;
    • Afspraken maken rond de registratie in deze fiche, zodat het controlespoor voldoende duiding geeft over wie wanneer welke actie heeft ondernomen, en ruimte laten voor het geven van duiding;
    • Ervoor zorgen dat alle betrokken medewerkers goed op de hoogte zijn van de procedure (duidelijk communiceren wat concreet van hen verwacht wordt).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Voorafgaand voldoende tijd nemen om het aankoopproces in kaart te brengen en de overzichtsfiche af te stemmen op de specifieke situatie.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Procedures rond aankopen zijn niet meer/niet voldoende afgestemd op de organisatie wat leidt tot inefficiënties;
    • Het proces komt niet meer overeen met de situatie op de werkvloer;
    • Taken en verantwoordelijkheden worden op een andere wijze ingevuld dan voorzien wat leidt tot inefficiënties;
    • Interne procedures worden niet gevolgd waardoor verkeerde personen betrokken worden, fouten voorkomen zoals het plaatsen van onvolledige of inaccurate bestellingen ...;
    • Drempelbedragen worden genegeerd waardoor de organisatie niet de optimale procedure volgt om tot een aankoop te komen;
    • De organisatie kan fouten (laattijdige levering, afwijkende prijs, foute hoeveelheden ...) bij de levering niet detecteren en accepteert foute leveringen;
    • Onvolledige of inaccurate facturen worden ingeboekt;
    • Gegevens worden geregistreerd zonder dat bepaalde achterliggende controles ook effectief gebeurden.

    Contactpersonen

    Algemeen directeur
    Leen Deneyer

    02 356 58 84
    E-mail:  leen.deneyer@pepingen.be