chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aanpak organisatiebeheersing

    Lokaal bestuur
    Boechout
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Organisatiebeheersing

    Lokale besturen vinden het soms moeilijk om een kader voor organisatiebeheersing te vertalen in een concrete aanpak. Het lokaal bestuur Boechout slaagde daarin en integreerde de door hen gevolgde aanpak in het kader dat door de raden werd goedgekeurd.

    In 2019 herbevestigden de beide raden het kader voor organisatiebeheersing. Dit bevat de minimale elementen voor een kader:

    • de keuze van een model (Leidraad Organisatiebeheersing);
    • de periodiciteit waarmee bij de eigen werking wordt stilgestaan (2-jaarlijkse zelfevaluatie);
    • wijze van rapportering (halfjaarlijks aan het MAT en het college en jaarlijks aan de raden).

    Daarnaast beschrijft dit kader ook de aanpak dat zal worden gevolgd:

    • de rollen en verantwoordelijkheden (bv. MAT fungeert als zelfevaluatieteam);
    • de wijze van de uitvoering van periodieke zelfevaluatie, met beoordeling van:
      • de maturiteit van de 10 thema’s van de leidraad organisatiebeheersing;
      • de resterende risico’s bij beperkte beheersmaatregelen.
    • de criteria die het management hanteert bij de keuze van thema’s en risico’s waarvoor verbeteracties geformuleerd worden;
    • de identificatie en opvolging van verbeteracties (werkgroep die hierover zesmaandelijks rapporteert aan het MAT).

    Regelmatig overlopen het managementteam en de beleidsmedewerker de stand van zaken van de verschillende acties. De laatste zelfevaluatie dateert van 2018 en in 2020 is de organisatie al gestart met een nieuwe zelfevaluatie.

    Een goede aanpak voor organisatiebeheersing helpt de organisatie om:

    • de risico’s, die het bereiken van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren, op een degelijke manier te identificeren en te evalueren;
    • beheersmaatregelen te treffen om deze risico’s te beperken.
    Stappenplan voor implementatie
    • Stel een kader voor organisatiebeheersing op. Neem het gekozen model waarmee de organisatie aan de beheersing van de interne organisatie zal werken, de periodiciteit waarbinnen de organisatie zal geëvalueerd worden en de manier van rapportering op in het kader.
    • Laat het kader goedkeuren door het MAT.
    • Laat het kader goedkeuren door de bevoegde raden.
    • Leg de medewerkers vast die de zelfevaluatie zullen uitvoeren.
    • Voer een zelfevaluatie met een risicoanalyse uit.
    • Bepaal de prioritaire thema's op basis van de risicoanalyse.
    • Stel een werkgroep samen die de actieplannen en acties uitwerkt.
    • Volg actieplannen en acties op en rapporteer hierover periodiek naar het managementteam en naar het politieke niveau.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Stel een medewerker verantwoordelijk voor de uitwerking van de aanpak organisatiebeheersing.
    • Betrek ook de medewerkers bij deze oefening en niet enkel bijvoorbeeld het managementteam, zodat een breed draagvlak kan worden gecreëerd.
    • Bespreek de uitwerking van de aanpak van organisatiebeheersing periodiek op het managementteam.
    • Communiceer voldoende duidelijk en naar alle medewerkers (organisatiebreed) over de reden, het nut en de ambities van de aanpak voor organisatiebeheersing.
    • Volg de uitvoering van de afgesproken acties ook effectief op en zorg ervoor dat de medewerkers op de hoogte zijn van de vereiste procedures, taken en verantwoordelijkheden.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het bestuur en het management kennen de risico's niet waarmee de organisatie geconfronteerd wordt en/of nemen hierrond onvoldoende actie, waardoor ze kans loopt op belangrijke schade (bijvoorbeeld financiële schade of imagoschade);
    • Organisatiebeheersing (analyse, planning, rapportering) gebeurt ad hoc en is daardoor niet efficiënt en effectief;
    • Een toename van de plannings-, monitoring- en rapporteringslast bemoeilijkt de haalbaarheid van de aanpak van de organisatiebeheersing op langere termijn.

    Contactpersonen

    Nadia Lenaerts

    Stafmedewerker beleid en kwaliteit

    03 460 06 50

    nadia.lenaerts@boechout.be