chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aanvraagformulier voor het opmaken van bestekken

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Merelbeke
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Informatiebeheer, Opvolgen, Samenwerken

    Binnen het gemeentebestuur van Merelbeke staat een afzonderlijke dienst contractbeheer onder meer in voor de administratieve en juridische ondersteuning van de uit te voeren overheidsopdrachten. Om gegevens met betrekking tot de opdrachten door te geven aan deze dienst, werkt de organisatie met een aanvraagformulier.

    Bij aanvang van elke aankoop (vóór de opmaak van het bestek) moet de dienst die de aankoop wenst uit te voeren het aanvraagformulier volledig invullen. Dit formulier bevat alle beschikbare informatie, noden en wensen vanuit de betrokken diensten zodat bij de opmaak van het bestek hier maximaal rekening mee gehouden kan worden.

    Afhankelijk van de grootte van een opdracht verzorgt de dienst contractbeheer de administratieve uitwerking van de opdracht, zoals het uitwerken, publiceren en afhandelen van de bestekken. De informatie die deze dienst hiervoor nodig heeft, wordt dankzij het aanvraagformulier gestructureerd aangeleverd.

    Stappenplan voor implementatie
    • Het aankoopproces in kaart brengen;
    • De sleutelrollen en verantwoordelijkheden binnen dit proces bepalen;
    • In onderling overleg met de betrokken diensten en medewerkers een formulier opmaken dat helpt om de nodige gegevensoverdracht te regelen;
    • Afspraken maken rond het invullen van dit formulier;
    • Ervoor zorgen dat alle betrokken medewerkers op de hoogte zijn van wat van hen verwacht wordt met betrekking tot dit formulier;
    • Regelmatig deze procedure en de gebruikte formulieren evalueren en deze aanpassen indien blijkt dat ze het aankoopproces niet meer volledig ondersteunen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De gunningsprocedure is niet de juiste omwille van een gebrek aan kennis;
    • Overheidsopdrachten worden uitgevoerd zonder voldoende kennis van zaken;
    • Gunningscriteria (in functie van het onderwerp) zijn onvoldoende voorafgaandelijk bepaald waardoor de evaluatie niet objectief en transparant wordt uitgevoerd;
    • De aankopen (technische bepalingen) worden foutief of onvoldoende gespecifieerd waardoor de aankoop niet in lijn is met de noden en behoeften.

    Contactpersonen

    Philippe Cappendyck
    Tel: 09 210 32 62

    Helga Breydels
    Tel: 09 210 32 63

    E-mail: contractbeheer@merelbeke.be